オフィスのムダを省く！脱ハンコで削減できる時間と手間

近年、進んでいる脱ハンコ

稟議決裁の手続きにおいて、承認者が書類にハンコを押すことは、以前から一般的な手続きでした。しかし、近年、脱ハンコの取り組みが進み、業務の効率化やペーパーレス化が進んでいます。この変化は組織内で注目を浴び、新たな方法で業務プロセスを改善し、環境への貢献も加速させています。

今までの印鑑業務

従来の印鑑業務にはいくつかの問題点があります。まず、ハンコを使った承認プロセスでは、承認者がオフィスにいない場合やハンコを持っていない場合には承認ができないという制約があります。
これにより、承認が遅れたり、業務の停滞を招く可能性があります。また、ハンコを押すために書類を印刷し、スキャンしてデジタルデータに変換する必要があるため、手間や時間がかかります。
さらに、ハンコを使用した業務では、ハンコを紛失したり、ハンコの印字が薄くなってしまったりすると、再発行や修理が必要になるなど、ハンコの管理や保守にもコストや手間がかかります。
また、ハンコは紙にインクを押すため、インクが乾かないうちに書類が汚れるリスクもあります。
さらに、ハンコを使った報告書の作成や保存には紙の使用が必要であり、書類の保管や検索が煩雑になるという問題もあります。紙の報告書はスペースを取り、保管や廃棄にもコストがかかります。
また、紙の報告書は共有や編集が難しく、情報の伝達や共同作業が効率的に行われない可能性があります。

「脱ハンコ」のメリット

従来の業務である書類の作成や手続きには、印鑑を使用することが一般的でした。しかし、脱ハンコとは、印鑑を廃止し、電子化することで、業務の効率化やコスト削減を目的とした取り組みです。
脱ハンコの最大のメリットは、業務のスピードアップです。印鑑を使用する場合、書類に印鑑を押すために、書類を承認者に持っていく必要があります。そのため、印鑑を管理する手間や書類が承認されるまでに時間がかかることが考えられます。
脱ハンコによって、書類をスキャンをする・そもそもデータとして作成するなどして電子的に承認することができます。これにより、書類の送付や受取りにかかる時間を大幅に短縮することができます。
また、脱ハンコによって、印鑑の管理や紛失のリスクがなくなります。印鑑は、管理が難しく、場合によっては盗難や紛失のリスクがあります。
しかし、電子的な承認によって、印鑑の管理や紛失のリスクを回避することができます。
さらに、脱ハンコによって、環境にも良い影響を与えることができます。印鑑を使用するためには、印鑑を作るための材料やインクが必要です。
しかし、電子的な承認では、紙やインクを使用する必要がなくなり、環境にも負荷をかけることがありません。
以上のように、脱ハンコによって、業務のスピードアップやコスト削減、印鑑の管理や紛失のリスク回避、環境にも良い影響を与えることができます。
今後も、脱ハンコは進化し、より便利で効率的な業務手続きにつながっていくことでしょう。

「脱ハンコ」で効率的な稟議

稟議決裁とは、会社で行われる重要な決定や支出に関する申請書のことです。
この申請書は上司に提出し、承認を得る必要があります。
承認されると、従来はハンコを押していましたが、近年では「脱ハンコ」の動きが進んでおり、手続きの簡素化や効率化が進んでいます。
「脱ハンコ」で効率的でスムーズな稟議を行いましょう。