市役所や関連団体における業務効率化を阻む最大の要因は、長年の慣習や組織改編（合併など）によって複雑になった「承認フロー」です。
単に紙をデジタルにするだけなら簡単です。
しかし、現場の実情はそう単純ではありません。
システム更新のきっかけは別にあるとしても、真の課題は部署・組織ごとのルールの違いにありました。
「A課とB課で申請フォーマットが違う」「案件によって承認ルートが枝分かれする」といった事情に対し、既存の硬直的なシステムでは対応しきれず、結果として職員が手作業で調整を行うという本末転倒な事態が発生していました。
これが、残業時間が減らない根本原因となっていたのです。
多くの自治体が陥る「安価なパッケージ版を入れて失敗する」ケースと、今回の成功事例を比較しました。
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【比較項目：導入コスト】
一般的なパッケージ型：安価
柔軟なカスタマイズ型：初期投資は必要だが、運用コストで回収可能
【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：✕ 業務をシステムに合わせる必要あり（現場反発大）
柔軟なカスタマイズ型：◎ 現行の複雑な業務フローをそのまま実装可能
【比較項目：カスタマイズ性】
一般的なパッケージ型：△ オプション範囲内のみ
柔軟なカスタマイズ型：◎ 独自の規定や文化に合わせて仕様を調整
【比較項目：ベンダーの姿勢】
一般的なパッケージ型：機能の提供がメイン
柔軟なカスタマイズ型：課題解決への「寄り添い」と提案重視
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5〜8社の製品を比較検討した結果、選ばれたのは「価格の安さ」ではなく、「こちらの事情への理解度」でした。
「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」（企業インタビューより）
自治体業務のような「変えられない決まり」が多い組織においては、システム側が歩み寄る姿勢が不可欠です。
導入時には多くの調整が必要となり、担当者もベンダーも苦労を伴いますが、そのプロセスを経て自社の業務に完全にフィットした仕様を作り上げることこそが、結果として最短の解決策となります。
苦労して仕様を固めたシステムの効果は、導入直後から現れました。
最も大きな成果は、「使い方がわからない」という問い合わせ対応時間の削減です。
どれほど高機能なシステムでも、現場の職員が使いこなせなければ意味がありません。
今回の事例では、直感的に操作できるユーザーインターフェース（UI）により、スムーズな立ち上がりを実現しました。
「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（企業インタビューより）
システムは入れて終わりではありません。
制度改正や組織変更に合わせて、育てていく必要があります。
「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度相談したい」という言葉通り、信頼できるパートナーと共にシステムを進化させ続けることが、持続可能な市民サービスの向上、そして職員のワークライフバランス改善（残業ゼロ）へと繋がります。
A：パッケージ版より調整期間は必要ですが、導入後の「業務とのミスマッチ」による混乱や修正の手間がないため、トータルでの定着スピードは早くなります。
A：はい。
今回の事例でも、他社システムと比較して「ユーザーフレンドリーなUI」が評価されています。
マニュアルを読み込まなくても直感的に操作できる設計が重要です。
自治体の稟議システム刷新において重要なのは、機能の多さではなく「複雑な現状フローへの適応力」と「誰でも使える使いやすさ」です。
「今のシステムは使いにくい」「現場のルールに合っていない」とお悩みの方は、一度「ティファナ・ドットコム」のような、柔軟なカスタマイズと伴走支援に強みを持つベンダーへ相談してみてはいかがでしょうか。
現場の「痛み」を理解した提案が、解決の糸口になるはずです。
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