私は市役所で働いている市役所職員です。市役所職員は、地域住民に対してさまざまな公共サービスを提供する重要な役割を担っています。しかし、その業務は非常に多岐にわたり、日々多くの書類や手続きを処理する必要があります。特に稟議や承認に関する手続きが煩雑で、そのために発生する残業が増え、ワークライフバランスが悪化することが問題となっていました。
私が勤務する市役所では、特に書類手続きに多くの時間と労力がかかっています。稟議書や承認書の作成、そして承認フローを経るためのプロセスが複雑で、業務効率が大幅に低下しています。書類の作成や承認には、多くの確認作業や手動での調整が必要であり、その結果、多くの職員が時間外労働を強いられています。
このような課題を解決するために、私たちの市役所では書類手続きのシステム化を進めることにしました。具体的には、稟議や承認書の作成・承認プロセスを電子申請システムで自動化し、業務の迅速化と手続きの簡素化を図っています。このシステムでは、必要な情報を入力するだけで書類が自動生成され、メールで承認者に送信されます。また、システム上で承認状況をリアルタイムで確認できるため、申請者や承認者間のコミュニケーションも円滑に進み、手間を大幅に削減することができました。
システム化の導入により、稟議や承認書の作成・承認プロセスは劇的に効率化されました。これにより、これまで時間がかかっていた書類作成や承認フローが短縮され、職員の業務負荷が軽減されました。さらに、書類の紛失や入力ミスといったリスクも低減され、全体的な業務の精度とスピードが向上しました。
市役所では、稟議や承認手続きのシステム化だけでなく、ワークフロー全体の改善にも取り組んでいます。業務の流れを可視化し、不要な手順や重複作業を省くことで、さらなる効率化を目指しています。職員の意見や要望を取り入れながら、実際に現場で直面する問題に対して柔軟に対応することで、より現場に即した改善が進められています。
これらの改善策により、残業時間は減少し、職員のワークライフバランスも改善されました。業務効率の向上は、市民サービスの質向上にも直結します。職員が業務に集中できる環境が整うことで、市民に対してより迅速かつ質の高いサービスを提供することが可能となり、地域住民の信頼をさらに深めることができます。
今後も、市役所職員は業務プロセスの改善を継続していく必要があります。システム化には一定のコストや時間がかかりますが、それ以上の効果を期待できるため、慎重かつ具体的な計画を策定し、職員の協力を得ながら進めていくことが求められます。
改善された業務プロセスは、市民にとっても利便性が向上し、効率的で質の高いサービス提供が実現されます。市役所職員一人ひとりが積極的にアイデアを出し合い、改善に取り組むことで、今後もさらに良い職場環境と市民サービスの提供を目指していきたいと思います。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
