ワークフローシステムは業務プロセスを自動化するシステムで、主に以下の種類があります。
あらかじめ設定されたルールに基づき業務プロセスを自動化します。たとえば、伝票入力が完了すると自動的に承認される仕組みなど、定型的な作業に最適です。ルールが明確で変更が少ない業務に向いています。
業務プロセスをフローチャート形式で設計し、その手順に従って進行するシステムです。複数の工程を一元管理するのに適しており、例えば発注業務の一連の流れ（作成、承認、発注）を可視化し、効率的に進めることができます。
ユーザーが自由に規則を設定して業務フローを構築できるシステムです。たとえば、面接結果に基づき採用の可否を柔軟に決定するプロセスに対応可能です。自由度が高く、カスタマイズ性を重視した業務に適しています。
AIを活用して業務プロセスを自動化するシステムです。たとえば、カスタマーサポートにおいて顧客の問い合わせをAIが自動対応したり、不良品の検出を自動化したりするなど、複雑な業務にも対応可能です。AIの学習データを増やすことで、さらに高度な自動化が可能となります。
各種類には特徴があり、業務プロセスの性質や目的に応じて適切に選ぶことが重要です。
ワークフローシステムを選定する際には、以下のポイントを押さえると効果的です。
システムによって提供される機能は異なります。ルールベース型は定型業務の自動化、フロー指向型は進捗管理、人工知能型は高度な自動化に適しています。自社の業務に必要な機能をリストアップし、それに対応するシステムを比較検討しましょう。
業種や業務内容に応じたシステム選びが重要です。たとえば、製造業では生産ラインの自動化、サービス業では顧客対応の効率化が求められます。自社の業務特性に最適なシステムを選ぶことが必要です。
システムの価格は種類や機能により異なります。自社の予算に合わせて選ぶ一方で、価格だけに囚われず、提供される機能やサポート内容も考慮しましょう。
トラブルが発生した際、迅速に対応してくれるカスタマーサポートが整っているかを確認することが重要です。導入後のサポート体制は、システムを長期的に活用するうえで欠かせません。
導入に時間がかかりすぎると業務に支障をきたす可能性があります。短期間でスムーズに運用を開始できるシステムを選ぶとともに、運用後の使いやすさも重視しましょう。
ワークフローシステムを選ぶ際は、機能面、適用範囲、価格、カスタマーサポート、導入期間などを総合的に考慮することが大切です。自社の業務に必要な要件を明確にし、業務プロセスに最適なシステムを選択することで、効率的かつ正確な業務処理が実現します。正しい比較検討により、業務効率を最大化するシステムを導入しましょう。
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
