「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました」と語る担当者様。
しかし、選定の前に立ちはだかったのは、組織改編に伴う稟議の複雑化でした。
例えば、A社から来た部署は「部長承認の後に総務を通す」ルール、B社から来た部署は「役員が直接決裁する」ルールといったように、複数のグループ会社や合併によってフローが極めて煩雑になっていたのです。
5〜8社ほどを比較検討したものの、多くのパッケージ製品はシステム側の型に業務を合わせる必要がありました。
しかし、今回のプロジェクトではどの会社も同じ形に統一するのが難しいという、現場のリアリティに寄り添う必要があったのです。
最終的に選ばれたのは、価格面だけでなく当社の事情に寄り添ってくれるという柔軟性を持ったパートナー（ティファナ・ドットコム）が提供する「ワークフローさくらさん」でした。
一般的なワークフローシステムと、今回選定された柔軟なシステムの違いを以下にまとめました。
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【比較項目：フロー設定】
一般的なパッケージ型：決まった型への流し込み（標準化を強要）
柔軟なカスタマイズ型：独自の煩雑なフローに合わせた調整
【比較項目：対応スタンス】
一般的なパッケージ型：仕様の範囲内での提供
柔軟なカスタマイズ型：企業の事情に寄り添ったカスタマイズ
【比較項目：操作性（UI）】
一般的なパッケージ型：多機能ゆえに習熟が必要
柔軟なカスタマイズ型：直感的に迷わず操作できるフレンドリー設計
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導入時は、独自のフローに合わせて細かな調整が必要となり、開発側もユーザー側も「本当に苦労した」といいます。
しかし、その導入時の苦労があったからこそ、自社の実務に100%フィットしたワークフローが完成したのです。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」（インタビューより）
導入後の大きな魅力は、現場の混乱が一切なかったことです。
複雑な裏側の設定とは裏腹に、表側のユーザーインターフェース（UI）は極めてユーザーフレンドリー。
例えば、外出先からでも迷わず申請・承認ができるスマートフォン対応や、次に誰が承認すべきかが一目でわかる設計により、説明会を何度も開く手間なく運用が定着しました。
「UIが他社システムと比べて優れており、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）
A：はい。
パッケージに業務を合わせるのではなく、自社の複雑なフローに合わせて柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶことで、現状のルールを活かしたまま移行が可能です。
A：構築段階で信頼関係を築けるパートナーを選ぶことが重要です。
AI活用などの最新トレンドを含め、その都度相談しながらシステムを育てていく体制が理想的です。
自社独自のルールを無理にシステムに合わせるのではなく、自社の事情に寄り添うシステムを選ぶことが、結果として業務効率化の最短ルートとなります。
どれほど高機能なシステムでも、現場が使いにくいと感じれば運用は定着しません。
今回の事例のように、複雑な裏側の制御をシステムが肩代わりし、表側の操作を極限までシンプルに保つことが、ワークフローの形骸化を防ぐための魅力的な最適解と言えるでしょう。
企業の成長や組織改編に伴い、稟議フローは常に変化し続けるものです。
導入して終わりではなく、将来的なAI活用や新たな経営課題が浮上した際に、都度相談し、自社の文化に合わせてシステムを育てていける柔軟なサポート体制こそが、長期的な資産となります。
「自社のフローは特殊だから……」と諦める必要はありません。
まずは現状の課題を整理し、自社の事情にどこまで深く入り込んでくれるパートナーなのかを見極めることで、停滞していた意思決定のスピードを劇的に加速させることが可能です。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
