一般的に脱ハンコは業務効率化の切り札とされていますが、いざ導入しようとすると自社の特殊な事情が壁になることが少なくありません。
今回インタビューした企業様も、まさにその壁に直面していました。
当初のきっかけは、以前使っていたシステムのライセンス期限が迫っていたことでした。
そこで次のシステムを選定するために5〜8社ほどを比較検討されましたが、単なる機能比較では解決できない深い課題がありました。
「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）
このように、会社が合併したり組織が変わったりすると、部署ごとにルールがバラバラになりがちです。
そうなると、決まった機能しかない市販のシステムでは、自社のやり方にぴったり合うものがなく、使いづらくなってしまうことがよくあります。
単にハンコをなくすだけでなく、現状の複雑な業務をどう整理し、システムに落とし込むかが最大のテーマでした。
多くの比較検討の中から、なぜ今回のシステム（「ワークフローさくらさん」）が選ばれたのでしょうか？
その決め手は、申請プロセスを自社に合わせて最適化できる柔軟性にありました。
一般的なパッケージ型システムと、今回導入した柔軟なカスタマイズ型システム（「ワークフローさくらさん」）の違いを以下の表にまとめました。
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【比較項目：対応力】
一般的なパッケージ型：既存のパッケージ仕様に業務を合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：複雑なグループ事情や独自ルールに柔軟に対応
【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：カスタマイズごとに高額な追加費用が発生しがち
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟に対応し、予算内での実現を模索
【比較項目：選定理由】
一般的なパッケージ型：機能は多いが、自社の運用にフィットしない懸念
柔軟なカスタマイズ型：当社の事情に寄り添ってくれるというパートナー姿勢
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「『ワークフローさくらさん』を提供しているティファナ・ドットコムさんは、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、ここなら当社の事情に寄り添ってくれると感じました」（インタビューより）
脱ハンコを成功させるには、機能表の比較だけでなく、こうした導入後の並走力を見極めることが重要です。
実際にシステムを導入し、申請・承認の現場はどのように変化したのでしょうか？
導入直後は、魔法のようにすぐに楽になったわけではありません。
独自のワークフローに合わせて仕様を整えるため、企業側もベンダー側も多くの調整が必要でした。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができました」（インタビューより）
この苦労を経たからこそ、実装後の定着はスムーズでした。
特に頻繁に申請を行う担当者からは、「簡単な共有だけで直感的に使いこなせる」「UIがユーザーフレンドリーで迷わず操作できる」と高く評価されています。
苦労してでも自社に合った形に作り込んだことが、結果として現場の負担を最小限に抑えることに繋がりました。
今後は、単なる脱ハンコに留まらず、さらなる業務効率化も見据えています。
インタビューでは、「社内で新しい課題が出たり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度相談したい」との展望が語られました。
一度システムを入れて終わりではなく、企業の成長や技術の進化に合わせてワークフローも育てていく姿勢が、長期的な業務改善の鍵となります。
A：可能です。
本事例のように、合併や組織再編で複雑化したワークフローであっても、柔軟にカスタマイズできるベンダーを選定することで、実情に即したシステム化が実現できます。
A：自社業務に沿ったUI設計を行えば、混乱は最小限に抑えられます。
パッケージに業務を無理やり合わせるのではなく、業務フローに合わせてシステムを調整することで、今回の事例のように直感的に使いこなせる環境を作ることが可能です。
脱ハンコによる申請業務の効率化は、ツールを入れるだけでは達成できません。
自社の複雑なワークフローを理解し、共に取り組んでくれるパートナーを見つけることが成功への近道です。
複雑な承認ルートや独自の社内ルールにお悩みの方は、ぜひご相談ください。
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