【鉄道業界の業務効率化】複雑な承認ルートを解決する！ワークフロー刷新事例

鉄道特有の課題 ― 合併とグループ統合でワークフローが複雑化

鉄道業界の業務プロセス改善において、最大の壁となるのが組織構造の複雑さです。
単に紙をデジタル化すれば良いわけではありません。
インタビューにおける実例でも、以下のような切実な課題が浮き彫りになりました。

保全工事の稟議が通らない？現場のリアル

従来のシステム更新のきっかけはライセンス期限でしたが、システム選定を難航させたのは、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていたという固有の事情でした。

例えば、線路の保全工事や駅設備の修繕を行う際、以下のようなケースが発生しがちです。

・旧A社出身の部署と旧B社出身の部署で、決裁ルートや必要書類が異なる
・親会社と子会社（駅運営会社など）を跨ぐ承認が必要な場合、どのルールを適用するか現場が迷う

多くの企業が多くのシステムを比較検討しますが、鉄道業界のように歴史が長く組織改編が多い業界では、どのパッケージ製品を見ても自社の形に統一するのが難しいという壁にぶつかります。
これが業務効率化を阻む大きな要因です。

真の業務効率化へ、安易なツール導入より寄り添うカスタマイズ

複雑な承認ルートを持つ企業が業務効率化のために選ぶべきは、機能豊富な製品ではなく、自社の事情に寄り添ってくれる柔軟なパートナーです。
今回インタビューを行った企業では、5～8社のシステムを比較し、結果として柔軟にカスタマイズが可能な「ワークフローさくらさん」を導入しました。

選定と導入ポイントの比較

本事例で採用された解決策の特徴を、一般的なパッケージ導入と比較して整理しました。

--------------------------------
【比較項目：複雑な承認ルート】
一般的なパッケージ型：既存仕様に業務を合わせる必要あり（現場負担増）
柔軟なカスタマイズ型：自社の独自フローに合わせて仕様を徹底調整

【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：カスタマイズすると高額になりがち
柔軟なカスタマイズ型：価格に対しても柔軟に対応

【比較項目：導入プロセス】
一般的なパッケージ型：設定はユーザー任せ
柔軟なカスタマイズ型：苦労を共有しながら共に仕様を整備

【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型：機能スペックの多さ
柔軟なカスタマイズ型：当社の事情に寄り添う、伴走姿勢
--------------------------------

導入時の苦労が成功の鍵

システム導入は魔法ではありません。
インタビューでも「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダーも本当に苦労した」と語られています。

しかし、この導入時の調整から逃げずに、自社の稟議業務に沿った形にとことん整えたことが、結果として後のスムーズなワークフロー運用に繋がっています。

鉄道業界の現場が直感的に使えるUIで教育コストを削減

苦労して構築したシステムは、現場に大きな変化をもたらしました。
鉄道業務には、ダイヤ改正に伴う諸手続きや遺失物管理の報告など、多岐にわたる承認フローが存在しますが、リニューアル後は以下の効果が出ています。

・立ち上がりの早さ：実装後、ユーザーへの浸透スピードが格段に向上
・教育コストの削減：簡単な共有だけで直感的に使いこなせる、分厚いマニュアルや長時間の研修が不要に
・UIの親和性：他社システムと比較してもUIがユーザーフレンドリーであり、迷わず操作できる点が、不規則な勤務体系の多い現場担当者から高く評価

よくある質問

Q1：グループ会社ごとにルールがバラバラですが、ワークフローを統合できますか？

A：可能です。
　　本事例のように、合併等で複雑化したルールでも、粘り強く仕様調整を行うことで、自社に最適な形に整えることが業務効率化への近道です。

Q2：将来的にAI活用などは可能ですか？

A：はい。
　　インタビューでも「新しい課題やAIの力が必要になる場面があれば、その都度相談したい」とある通り、導入後も業務の変化に合わせてシステムを育てていく体制が重要です。

まとめ

鉄道業界の業務におけるワークフローシステムの導入は、単なるペーパーレス化ではありません。
企業の歴史や文化（合併・統合）をシステムに落とし込み、現場がストレスなく使える環境を作ることこそが本質です。

複雑な稟議フローにお悩みの際は、機能だけで選ばず、苦労を共にしてくれるパートナーを選ぶことが成功への近道です。

「ワークフローさくらさん」について、詳しくはこちらから　>>