選定ポイントはこれだ！ワークフローシステム導入の極意

更新日：

2023-05-06

公開日：

2023-04-07

ワークフローシステムの導入は、業務プロセスの改善に役立ちます。しかし、ワークフローシステムを導入する前には、選定のポイントを把握することが重要です。ここでは、ワークフローシステムを導入する際の選定ポイントについて詳しく解説します。

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業務プロセスの把握

ワークフローシステムを導入する際には、まず業務プロセスを正確に把握する必要があります。業務プロセスの把握は、ワークフローシステムの導入が必要な箇所を特定するために不可欠な作業です。例えば、業務プロセスの中で手作業で行っているタスクがある場合、ワークフローシステムを導入することで自動化することができます。このような自動化によって、従業員はタスクの手作業から解放され、より高度な業務に集中することができます。

また、業務プロセスの把握を通じて、ワークフローシステムを導入することでどのような業務プロセスの改善が期待できるかを明確にすることも重要です。例えば、業務プロセスの中で発生するボトルネックを特定することで、ワークフローシステムを導入することでボトルネックを解消することができます。また、業務プロセスの中で行われているタスクに対して、ワークフローシステムを導入することで、タスクの品質向上やスピードアップなどの改善効果を期待することができます。

ワークフローシステムを導入する際には、業務プロセスの把握が不可欠であることがわかります。業務プロセスの把握には、現状の業務フローを細かく分析することが求められます。業務フローの分析によって、ワークフローシステムの導入によって得られる効果を最大化することができます。

システムの機能性の確認

ワークフローシステムには、様々な機能があります。導入するシステムが自社の業務プロセスに適しているかどうかは、そのシステムが持つ機能によって決まります。そのため、自社の業務プロセスに必要な機能がシステムに備わっているかを事前に確認することが必要です。
また、システムが持つ機能が自社の業務に適しているかどうかも検討する必要があります。例えば、システムが持つ機能が複雑すぎたり、自社の業務に必要な機能が不足していたりする場合は、導入してもうまく活用できない可能性があります。そのため、事前に自社の業務に必要な機能を洗い出し、システムが持つ機能と比較することが重要です。

ユーザビリティの確認

ユーザビリティの確認は、ワークフローシステムを導入する上で欠かせないステップです。システムの使いやすさは、ユーザーがシステムを効率的に使いこなすために重要なポイントとなります。
具体的には、システムの操作方法が直感的かどうかや、ボタンやメニューの配置がわかりやすいかどうか、エラーメッセージが適切に表示されるかどうかなど、様々な観点から確認する必要があります。特に、業務プロセスが複雑な場合には、システムの使いやすさが求められます。
ユーザビリティの確認方法としては、ユーザーテストやシステムのデモンストレーションなどがあります。ユーザーテストでは、実際にシステムを利用するユーザーを対象に、システムの使いやすさや問題点を収集することができます。また、システムのデモンストレーションでは、システムの使い方を実際に見て、使いやすさや機能性などを確認することができます。

ユーザビリティの確認は、ワークフローシステムを導入する前に十分な時間をかけて行うことが大切です。システムの使いやすさがユーザーにとってストレスを与えることなく、効率的に業務を行うことができるようになるため、積極的に取り組んでいきましょう。