「たかがハンコひとつ」と思われがちですが、アナログや使いにくいシステムでの稟議運用は、以下のような深刻なタイムロスを現場に強いています。
【承認者探しによる時間の浪費】
「急ぎの案件なのに課長が出張中」、「誰まで回せばいいかルールが曖昧」といった状況で、確認のためだけにフロアを走り回り、定時後にようやく書類作成に取り掛かるケース。
【些細なミスでの差し戻しによる手戻り】
必須項目の入力漏れや、添付資料の不備で決裁直前に差し戻され、最初から申請し直しになるケース。
この修正作業が残業時間に食い込みます。
【不透明な進捗による心理的ストレスと待機時間】
「あの件、どうなっていますか？」と各所に電話で確認する手間が発生。
承認が下りるまで次のアクションが取れず、業務が後ろ倒しになります。
これらの積み重ねは、単に残業代を増やすだけでなく、意思決定の遅れによる機会損失や優秀な社員の疲弊・離職といった経営リスクにも直結します。
特に複数のグループ会社を持つ企業や、合併を経た組織では、この問題が顕著です。
実際に、システム刷新を行った企業の担当者は、当時の課題をこう振り返ります。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）
このように、組織ごとに異なるルールを無理やりパッケージ製品に当てはめようとすると、現場に歪みが生じ、結果として残業削減どころか新たな混乱を招くことになります。
多くの企業がシステム選定で失敗するのは、安価だが融通が利かないシステムを選んでしまうからです。
複雑なフローを持つ企業にとっての最適解を比較しました。
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【比較項目：残業削減への効果】
一般的なパッケージ型：✕ 業務をシステムに合わせる負担増で、逆に手間が増えることも
柔軟なカスタマイズ型：◎ 今の業務フローをそのままデジタル化するため、移行摩擦が最小限
【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：✕ 「この分岐は設定できません」と断られ、結局紙運用が残る
柔軟なカスタマイズ型：◎ 合併等の特殊事情も汲み取り、仕様を丁寧に整えられる
【比較項目：導入時のコスト】
一般的なパッケージ型：〇 初期費用は安いが、追加改修費が嵩むケースが多い
柔軟なカスタマイズ型：△ 価格に対して柔軟に対応してくれるベンダーを選定すればROIは高い
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本事例の企業が選んだのは、当社の事情に寄り添ってくれるベンダー（「稟議決裁さくらさん」）でした。
導入時には、独自のフローをシステムに落とし込むために多くの調整が必要となり、担当者もベンダーも苦労したと言います。
しかし、その自社の稟議業務に沿った形を作り上げたことで、結果的にスムーズな運用を実現しました。
安易に業務を簡素化するのではなく、必要な複雑さを受け入れ、それをシステム側で吸収するアプローチこそが、遠回りのようでいて最も確実な残業削減策なのです。
高機能なシステムを導入しても、画面が複雑で使いづらければ、社員は入力作業に時間を取られ、管理部門には「使い方が分からない」という問い合わせが殺到します。
これでは残業は減りません。
成功事例の企業では、導入後の変化について以下のように語っています。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）
簡単な共有だけで使えるということは、教育コストの削減と即戦力化を意味します。
直感的に操作できるシステムは、日々の数分、数十分のロスを積み上げ式に解消し、組織全体の残業削減に大きく貢献します。
A：はい、減らせます。
ただし、パッケージドソフトの標準機能だけで対応しようとすると、かえって運用が複雑になり残業が増えるリスクがあります。
事例のように、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれるベンダーを選び、自社のルールにフィットさせることが成功のポイントです。
A：UI（操作画面）の選び方次第です。
多機能すぎるシステムは混乱を招きますが、インタビュー事例のようにユーザーフレンドリーで迷わず操作できるシステムを選べば、現場の立ち上がりは驚くほど早くなります。
マニュアルレスで使えるかどうかを、選定時の重要基準にしてください。
稟議プロセスの見直しは、単なるペーパーレス化ではありません。
それは、意思決定のスピードを上げ、社員を無駄な作業から解放する（＝残業削減）という、重要な経営課題の解決策です。
「うちの会社はフローが特殊だから……」と諦める必要はありません。
まずは、貴社の複雑な事情に寄り添い、共に解決策を考えてくれるパートナーを見つけることから始めましょう。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
