残業時間削減に行き詰まっているなら、稟議決裁を見直そう！

残業時間が減らない原因は稟議にあり？

近年、働き方改革が進められているにもかかわらず、なぜ残業時間が減らないのか。その一因として 稟議の遅延や手続きの複雑さ が挙げられます。
稟議決裁は業務の意思決定に必要なプロセスですが、承認までに時間がかかると、業務の進行が滞り、結果として残業を余儀なくされることがあります。
また、稟議の不透明な運用が、社員の判断を妨げ、自己防衛的に残業を選択してしまうケースも少なくありません。
このような問題を解決するためには、稟議決裁の効率化と透明性の向上 が不可欠です。

稟議の複雑さが業務の停滞を招く

稟議の進行がスムーズでないと、業務全体の流れに悪影響を及ぼします。
例えば、稟議の承認が遅れると、その決裁待ちの業務が進められず、締め切りが迫る中で残業を余儀なくされる ことがあります。
また、稟議の手続きが複雑すぎると、社員が手続きを進めるのに時間を取られ、本来の業務に集中できなくなります。

さらに、稟議の結果が明確に共有されない場合、社員は「このまま業務を進めてよいのか？」と不安を感じ、無駄な残業をすることもあります。
このように、稟議の遅延や複雑さは、業務効率の低下や不要な残業の増加を招く原因 となるのです。

稟議決裁の透明性向上が鍵

稟議の透明性が低いと、社員の意思決定に影響を与えます。
例えば、稟議の進捗が分からず、承認されるのか否かも曖昧なまま業務を進めなければならない状況では、不安から追加の作業や確認業務が増え、結果的に残業が発生しやすくなります。

また、稟議がどの基準で承認されるのかが不明確だと、社員が無駄な手続きを増やしてしまい、時間のロスにつながります。
このため、稟議の決裁プロセスを明確にし、関係者がリアルタイムで進捗を把握できるような仕組みを整えることが重要です。

稟議決裁のスピードアップが残業時間削減のカギ

① 稟議の手続きを簡素化する

冗長な決裁フローを見直し、承認者の数を適正化することで、決裁のスピードアップが可能です。
また、審査基準を明確にすることで、承認までの時間を短縮し、業務の滞りを防ぐことができます。

② ワークフローシステムの導入

クラウド型のワークフローシステムを活用すれば、稟議の申請・承認プロセスが自動化され、決裁の進捗をリアルタイムで確認できるようになります。
これにより、稟議の遅延を防ぎ、不要な残業の発生を抑えることができます。

働き方改革には稟議の見直しが不可欠

稟議決裁の効率化と透明性向上は、残業時間を削減し、社員の負担を軽減するための重要な要素です。
企業全体で 「ムダな稟議をなくし、迅速な意思決定を促進する」 ことを意識すれば、働き方改革の一環として、より良い労働環境の実現が期待できます。
稟議プロセスの見直しが、組織の生産性向上や社員のワークライフバランスの改善につながるでしょう。