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ビジネススピードを上げる!稟議決裁で時間がかかる原因と改善ツール

企業において、決裁が必要な案件を上層部に報告する際に用いられる「稟議」。しかし、稟議の決裁プロセスで時間がかかってしまい、ビジネスの効率化に悪影響を与えることがあります。本記事では、稟議の決裁プロセスで時間がかかる主な原因と改善のツールについて紹介します。

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目次

稟議の決裁プロセスで時間がかかる主な原因

稟議とは、企業内で重要な意思決定を行うために必要な書類です。稟議を提出することで、上層部に対して自分の意見や提案を伝えることができます。 しかし、稟議の決裁プロセスは、多くの場合、時間がかかってしまう問題があります。時間がかかると、業務の効率やスピードが低下し、企業の競争力に影響を与える可能性があります。 では、なぜ稟議の決裁プロセスで時間がかかってしまうのでしょうか?その主な原因は以下の3つに分けられます。

承認者の確認に時間がかかること

例えば、ある部署が上層部に対して稟議を提出する場合、承認者が誰なのか確認するために時間がかかることがあります。
特に大企業では、複数の上層部が存在するため、誰が承認者であるかを把握することが難しい場合があります。

承認者のスケジュール調整に時間がかかること

稟議の提出後、承認者が忙しく、承認までに時間がかかってしまうことがあります。
特に多忙な上層部の場合、稟議を承認するために他の業務を優先せざるを得ない場合があります。

承認フローが複雑であること

稟議の提出から承認までのプロセスが複雑である場合、承認までに時間がかかってしまうことがあります。
例えば、複数の部署や関係者が関わると、関係者の意見を聞いたり、調整を行ったりすることが起きてしまいます。

改善のツール

稟議決裁プロセスで時間がかかる原因を解消するための改善のツールを以下に紹介します。

ワークフローシステム(稟議決裁システム)

ワークフローシステムとは、稟議の提出から承認までのプロセスを自動化するシステムです。稟議が提出された際に、自動的に承認者を決定し、承認フローを進めていきます。
これにより稟議の決裁プロセスを自動化することで、以下のようなメリットがあります。
【承認者の確認にかかる時間が短縮できる】
ワークフローシステムは、稟議を提出した部署や担当者の情報を元に、自動的に承認者を決定します。そのため、承認者の確認にかかる時間を短縮できます。
【承認者のスケジュール調整にかかる時間が短縮できる】
ワークフローシステムは、稟議の承認者に通知を送信する機能があります。そのため、承認者は稟議が提出されたことを知らせる通知を受け取り、スケジュールを調整しやすくなります。
【承認フローが簡素化できる】
ワークフローシステムは、承認フローを自動化するため、承認フローを簡素化できます。これにより、承認までにかかる時間を短縮できます。

クラウドストレージ

稟議の提出に必要な書類をクラウド上に保存し、承認者に共有することで、稟議の決裁プロセスをスムーズにすることができます。
クラウド上に保存された書類は、承認者が自由にアクセスすることができ、いつでもどこでも確認できます。

稟議の提出方法の統一化

稟議の提出方法を統一することで、稟議の決裁プロセスをスムーズにすることができます。
例えば、稟議の提出に必要な書類のフォーマットを統一することで、承認者が書類の内容を理解しやすくなります。

業務の効率化をめざして

稟議の決裁プロセスで時間がかかる主な原因として、承認者の確認に時間がかかること、承認者のスケジュール調整に時間がかかること、承認フローが複雑であることが挙げられます。
これらの原因を解消するための改善ツールとして、ワークフローシステム、クラウドストレージ、稟議の提出方法の統一化があります。
特にワークフローシステムは、稟議の決裁プロセスの自動化により、承認者の確認やスケジュール調整、承認フローの簡素化を実現し、稟議の決裁プロセスを大幅に短縮することができます。
また、稟議の提出に必要な書類をクラウド上に保存し、稟議の提出方法を統一することで、稟議の決裁プロセスをスムーズにすることができます。AIが搭載されているサービスも増えてきているので、さらなる業務効率化を目指してみてもいいかもしれません。
稟議は、ビジネスにおいて重要な意思決定の場です。しかし、稟議の決裁プロセスで時間がかかってしまうと、ビジネスのスピードを遅らせ、取引先や顧客との信頼関係にも悪影響を与えてしまいます。
改善ツールを利用して、稟議の決裁プロセスをスムーズにすることで、ビジネスのスピードを上げ、より良い取引や顧客との信頼関係を築くことができます。

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