複雑な稟議も即決裁へ！「現場の混乱」を防ぐシステム刷新の成功法則

合併とグループ化が生む「フロー統一」の限界

システム刷新の際、多くの企業が直面するのが「パッケージソフトの標準機能に、自社の業務が収まりきらない」という問題です。
今回取材した事例でも、単に古いシステムのライセンス期限が迫っていただけでなく、組織構造に起因する深い課題がありました。

「どの会社も同じ形に統一するのが難しい」という現実

企業の合併やホールディングス化が進むと、旧組織の文化やルールが混在します。
取材時の担当者は、当時の苦悩をこう語ります。

　「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」

一般的なSaaS型ワークフローシステムは「業務をシステムに合わせてください」というスタンスが主流です。
しかし、歴史ある企業や複雑な資本関係を持つ企業において、現場の運用をシステムに合わせて強引に変更することは、現場の混乱と反発を招く最大のリスクとなります。

5〜8社比較で分かった「失敗しない選定軸」

では、複雑な要件を持つ企業はどのような基準でシステムを選ぶべきでしょうか。
ここでは、実例に基づいた比較ポイントを整理します。

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比較項目：適合性
一般的なパッケージ型：標準フローへの業務変更が必須
柔軟なカスタマイズ型：複雑な承認ルートや独自の文化を再現可能

比較項目：ベンダー姿勢
一般的なパッケージ型：「仕様です」と断られるケースが多い
柔軟なカスタマイズ型：企業の「事情」に寄り添い、仕様を調整

比較項目：導入プロセス
一般的なパッケージ型：導入は早いが、現場が使いこなせない
柔軟なカスタマイズ型：調整に工数はかかるが、定着率は高い

比較項目：コスト感
一般的なパッケージ型：初期費用は安いが、追加開発不可が多い
柔軟なカスタマイズ型：初期調整費はかかるが、運用ロスが減る
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「価格に対して柔軟」であることが決め手に

今回の事例では、5〜8社ものシステムを比較検討しました。
最終的に、ティファナ・ドットコム（稟議決裁さくらさん 提供企業）を選定した理由は、機能の多さではありません。

　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」

稟議システムは、一度導入すると数年は使い続けるインフラです。
カタログスペック上の機能有無よりも、「自社の面倒な事情を理解し、伴走してくれるパートナーかどうか」が、長期的な成功を左右します。

「泥臭い調整」こそが直感的な使いやすさを生む

システム導入において「楽に導入できる」ことと「楽に使える」ことはイコールではありません。
むしろ、導入時にどれだけ自社に合わせて作り込んだかが、その後の運用効率を劇的に変えます。

導入時の「産みの苦しみ」を避けてはいけない

担当者は、導入当時の状況を包み隠さずこう振り返ります。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。」

この「苦労」は、失敗ではありません。
現場の業務フローを細部までシステムに落とし込むために必要なプロセスでした。
この調整を徹底した結果、仕様が丁寧に整えられ、現在はスムーズな運用が実現できています。

直感的なUIがもたらす「教育コスト」の削減

苦労してカスタマイズしたシステムは、現場にとって「今まで通りの感覚」で使えるツールになります。

・ユーザーの立ち上がりが早い：複雑な研修をしなくても、簡単な共有だけで担当者が使いこなせる
・迷わない操作性：UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる

結果として、システム管理部門への「使い方が分からない」という問い合わせ時間が削減され、本来の業務改革に時間を割けるようになります。
また、将来的にAI活用が必要になった際も、共に作り上げた信頼関係のあるベンダーであれば、安心して相談できる基盤が整っています。

よくある質問

Q1：カスタマイズを依頼すると、開発期間が長くなりませんか？

A：パッケージ導入に比べれば、要件定義や調整の時間は必要です。
　　しかし、合わないシステムを導入して現場が混乱し、リカバリーする時間を考えれば、最初に「自社に合わせる調整期間」を設ける方が、結果的に最短で安定稼働にたどり着けます。

Q2：運用開始後にルールが変わった場合、対応できますか？

A：柔軟なベンダーを選ぶ最大のメリットはそこにあります。
　　本事例でも、「今後も必要に応じて相談しながら、より現場に合った形に育てていきたい」と語られており、企業の成長に合わせてシステムを進化させることが可能です。

まとめ

稟議システムの刷新を成功させる秘訣は、「自社の複雑さを許容してくれるベンダー選び」と「導入時の泥臭い調整」にあります。
安易なパッケージ導入で妥協せず、現場の声を反映できるパートナーを見つけることが、結果として全社のDXを加速させます。

【自社の承認フローを見直してみませんか？】
 まずは、現状の稟議フローにおける「システム化の阻害要因（例外ルールなど）」を洗い出してみましょう。
複雑な課題への対応実績が豊富なティファナ・ドットコムのようなベンダーへ相談することで、解決の糸口が見つかるはずです。

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