稟議決裁システムの魅力とは？ペーパーレス化と柔軟なカスタマイズで複雑な承認フローを解決

稟議決裁システムとは？ペーパーレス化がもたらすビジネスの変革

ビジネス現場での役割

稟議決裁システムとは、企業内で行われる「申請」「承認」「決裁」のプロセスをWeb上で行う仕組みです。
従来、紙の書類（稟議書）で行われていた業務をデジタル化することで、上司がどこにいてもスマホ一つで承認できるようになります。

【具体的なイメージ】
・Before（紙）：部長が出張中のため、机の上に承認待ちの書類が3日間積まれたまま、案件が止まってしまう
・After（システム）：部長が出張先の移動中に通知を受け取り、スマホで即承認、現場はすぐに次のアクションへ移れる

このように、単に「紙をなくす（ペーパーレス）」だけでなく、ビジネスの意思決定スピードを劇的に向上させるのが、このシステムの本来の役割です。

現場の悲鳴！稟議運用の苦労と複雑化する承認フロー

既存システムや紙運用が抱える限界

稟議書には、業務内容や理由、予算、スケジュールなど、多くの情報を記載する必要があります。
しかし、企業規模が大きくなるにつれ、以下のような見えない苦労が現場に蓄積していきます。

1．書式がバラバラ：部署や案件ごとにフォーマットが異なり、書き直しが多発する
2．ルートが不明確：「この金額だと、次は誰の承認が必要？」と迷い、総務に電話で確認する手間が発生する
3．管理の煩雑さ：過去の稟議書が倉庫のどこにあるか分からず、参照に時間がかかる

【インタビュー事例】合併・グループ化による、複雑になった承認フロー

今回取材した企業の実例では、さらに深刻な課題がありました。
それは、合併とグループ会社化によるルールの不統一です。

　「以前使っていたシステムの更新時期に他社と比較検討したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていました。どの会社も同じ形に統一するのが難しく、既存のパッケージ製品では対応しきれなかったのです」（インタビューより）

このように、企業の成長に伴って組織図が複雑になると、画一的なシステムでは対応できなくなるケースが多々あります。

稟議決裁システムの魅力的な導入効果 ― 成功のカギは柔軟なカスタマイズ

課題解決の決め手は、寄り添う姿勢

複雑な組織構造を持つ企業がシステム選定をする際、重視すべきは機能の多さではなく、自社の事情に合わせてくれるか（カスタマイズ性）です。
本事例の企業では、価格に対する柔軟性と、ベンダーの寄り添う姿勢が決め手となりました。

一般的なクラウド型と本事例の比較

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【比較項目：複雑な承認ルート】
一般的なパッケージ型：設定に限界があり、業務フローをシステムに合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：親会社と子会社で異なる承認ルートなど、独自ルールに合わせて仕様を調整可能

【比較項目：導入時のプロセス】
一般的なパッケージ型：マニュアルを渡されて「あとは自分で設定」が主流
柔軟なカスタマイズ型：ベンダーと共に膝を突き合わせて仕様を整えるため、自社に完全にフィットする

【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型：ブランド知名度、即日導入可能
柔軟なカスタマイズ型：当社の複雑な事情に寄り添ってくれる柔軟性とサポート力
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導入時の苦労が成功を生む

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」（インタビューより）

入れて終わりのツールとは異なり、導入時に細かい調整（カスタマイズ）を行うことで、結果的に現場が迷わないシステムが完成します。

ペーパーレスだけじゃない！直感的なUIが生む現場の使いやすさ

マニュアル不要で使える、ユーザーフレンドリーなUI

稟議決裁システムの導入効果として、ペーパーレス化による環境負荷の軽減や、保管コスト削減は当然のメリットです。
しかし、現場にとって最大の魅力は、使いやすさ（UI）にあります。

裏側のシステム設定がいかに複雑でも、ユーザーが触る画面はシンプルでなければ定着しません。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）

AI活用とパートナーシップ

システムは導入して完了ではありません。
担当者は今後について、「社内で新しい課題が出たり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度相談してシステムを育てていきたい」と語ります。

変化の激しい時代だからこそ、機能固定のシステムではなく、一緒に作り上げてくれるパートナーを選ぶことが、長期的な業務効率化への近道と言えるでしょう。

よくある質問

Q1：グループ会社ごとに異なる稟議ルールがありますが、統合できますか？

A：はい、可能です。
　　本事例のように、合併やグループ会社ごとの細かなルール（権限設定や分岐条件）がある場合でも、パッケージ製品では難しい柔軟なカスタマイズによって、貴社の文化に合わせた運用フローを構築できます。

Q2：ペーパーレス化以外に、どのようなメリットがありますか？

A：承認スピードの向上と内部統制の強化が挙げられます。
　　スマホで承認できるため決裁までの時間が大幅に短縮されるほか、誰がいつ承認したかのログが確実に残るため、監査対応やコンプライアンス強化にも繋がります。

まとめ

稟議決裁システムの導入は、単なるペーパーレス化以上に、複雑化した組織運営をスムーズにし、意思決定を加速させる魅力があります。

「自社のフローが特殊で、合うシステムが見つからない」とお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。
貴社の事情に寄り添った最適なフローをご提案します。

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