複雑な稟議フローも脱ハンコで解決！5社比較で選ばれた導入実例

そもそも脱ハンコで稟議はどう変わる？文書作成が劇的に進化する理由

脱ハンコとは、従来の物理的な印鑑を使用せず、電子署名やワークフローシステムを用いて文書作成や承認を行う手法です。
これにより、稟議などの社内手続きは劇的に進化します。

1．場所と時間の制約がなくなる

例えば、これまでは「急ぎの稟議を通すために、部長が帰社するまで待機する」、「承認印をもらうためだけに雨の中出社する」といった非効率が発生していました。
脱ハンコを実現すれば、スマートフォンやPCからワンクリックで承認が可能になります。
出張中の上司が移動の合間に承認できるため、意思決定のスピードが格段に向上します。

2．書類の紛失・改ざんリスクの解消

「回覧中に書類がどこかへ行ってしまった」という経験はないでしょうか。
脱ハンコ化されたシステムでは、現在誰がボールを持っているかが可視化されます。
また、電子署名や認証技術（タイムスタンプ等）を活用しているため、セキュリティ面でも紙より安全に管理することが可能です。

一般的な脱ハンコツールでは解決しなかった稟議の課題

脱ハンコには多くのメリットがありますが、すべての企業がスムーズに移行できるわけではありません。
今回取材した企業様も、当初は大きな壁に直面していました。

合併・グループ化による稟議フローの複雑化

インタビューによると、この企業様は複数のグループ会社や合併を経たことで、社内のルールが複雑化していました。

　「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）

【具体的なイメージ】
例えば、A社出身の部署は「課長→部長→社長」の3ステップ承認ですが、B社出身の部署は「係長→課長→事業部長→本部長→社長」と5ステップ必要で、さらに金額によってルートが分岐する……といった状況です。
一般的なパッケージ型の脱ハンコツールでは「ルールをシステムに合わせて単純化してください」と言われがちですが、組織の実態としてそれが不可能なケースも多いのです。

5社比較でわかった！複雑な稟議の脱ハンコ成功の鍵

以前使っていたシステムのライセンス期限が迫る中、担当者は5〜8社ものシステムを比較検討しました。
最終的に選定に至った決め手はどこにあったのでしょうか？

コストと柔軟なカスタマイズの両立

多くの競合他社と比較した結果、以下のポイントが選定の決め手となりました。
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【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：機能を追加するたびに高額になりがち
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟に対応

【比較項目：カスタマイズ性】
一般的なパッケージ型：既存の型に業務を合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：企業の特殊事情に寄り添い調整可能

【比較項目：フロー対応】
一般的なパッケージ型：単純な直線ルートが前提
柔軟なカスタマイズ型：複雑・煩雑な独自稟議フローも再現
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　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」（インタビューより）

単に機能が優れているだけでなく、自社の複雑な事情を理解し、一緒に解決策を考えてくれるパートナーとしての姿勢が評価されました。

直感的なUIが、稟議の脱ハンコ定着を加速

システム導入において最も難しいのは、現場の社員が使ってくれるかという点です。
特に新しいITツールに苦手意識を持つベテラン社員が多い職場では、ここが最大のハードルになります。

苦労の末に手に入れた、現場に合った仕様

導入当初は、独自のフローをシステムに落とし込むための調整に苦労したといいます。
しかし、その苦労を経て作り上げたシステムは、現場に深く浸透しました。

　「実装後はユーザーの立ち上がりが早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）

【具体的な成果】
マニュアルを読み込まなくても、「次へ」や「承認」のボタンが直感的にわかる画面設計（UI）であるため、ITリテラシーに関わらず誰でも迷わず操作が可能です。
結果として、「使い方がわからないから紙で出したい」という現場の抵抗をなくし、真の意味での稟議の脱ハンコを実現することができました。

よくある質問

Q1：独自の複雑な稟議ルールがありますが、脱ハンコできますか？

A：はい、可能です。
　　本事例のように、パッケージ製品をそのまま導入するのではなく、柔軟にカスタマイズ相談ができるベンダーを選ぶことが重要です。
　　企業ごとの文化やルールに合わせて仕様を整えることで、現場に負荷をかけずに移行できます。

Q2：導入後のサポート体制について教えてください

A：システムは、作って終わりではありません。
　　インタビューでも「今後、社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば相談したい」と語られているように、運用フェーズでの変化にも伴走してくれるパートナーを選ぶことをおすすめします。

まとめ

稟議の脱ハンコを成功させるためには、単にデジタルツールを導入するだけでは不十分です。
特に歴史のある企業や組織変更があった企業では、自社の複雑な業務フローを理解し、システム側に落とし込んでくれる柔軟性が不可欠です。

・既存システムの更新時期が迫っている
・グループ会社間でルールが統一できていない
・現場が使いやすいシステムを探している

このような課題をお持ちの方は、ぜひ一度、自社の事情に寄り添ったカスタマイズが可能なシステムをご検討ください。

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