仕事をスムーズに進めたい、効率よく終わらせたい──そう思っていても、やることが多くて手が止まってしまったり、あとで「あれを先にやっておけばよかった…」と後悔したりしたことはありませんか？
そんなときにカギとなるのが「段取り力」です。
段取りとは、仕事を始める前に全体の流れを考え、必要な準備や順番を整えること。いわば“仕事の設計図”です。
段取りが上手な人は、やるべきことがハッキリしていて、無駄な動きがありません。逆に段取りが苦手な人は、せっかく頑張っているのに空回りしてしまうことも。
この記事では、段取り力を身につけるための具体的なコツや考え方を、わかりやすくご紹介します。
まずは自分でできるところから、工夫してみましょう。基本的なことかもしれませんが、意外ときちんとできていないことが多かったりするので、振り返りも兼ねて改めてやってみてはいかがでしょうか。
仕事を始める前に、「今日やること」をリストアップしてみましょう。
ToDoリストを作ると、やるべきことが整理されて、優先順位もつけやすくなります。
さらに、終わったタスクにチェックを入れることで「よし、ここまでできた！」という達成感も得られ、次の仕事にも前向きに取り組めます。
たとえば…
・社内報の記事を2本書く
・社内の資料を整理する
・先週の反省点をまとめる
こんなふうに、具体的に書き出すのがポイントです。リストがあるだけで、頭の中がスッキリしますよ。
ToDoリストとは別に、1日のスケジュールを組むことも有効です。スケジュールを決めることで、タスクに割り当てる時間を明確にできます。
また、スケジュール通りに進めることで、余裕を持って仕事を終えることができます。
例：
9:00〜10:00 社内報の記事を1本書く
10:00〜11:00 社内の資料を整理する
11:00〜12:00 先週の反省点をまとめる
という具合にスケジュールを組みましょう。
個人だけでも段取りを上手にする工夫はできますが、組織として段取りができるとより大きな効果が期待できます。また、個人ではできない、会社や自治体という「組織だからこそ」行える取り組みもあります。効果を最大に引き出すために、組織単位での段取りの工夫も取り入れてみましょう。
ワークフローシステムとは、稟議決裁をデジタル化し、業務プロセスを可視化・効率化する仕組みです。これを導入することで、各部門の業務がスムーズに進みます。
さらに、AIによる稟議決裁の導入を組み合わせることで、稟議のチェックや初期判断をAIが代行し、承認プロセスのスピードアップと人的ミスの軽減が可能になります。AIは過去のデータや社内ルールに基づいて、稟議内容の妥当性や不足事項を自動で指摘し、担当者へのフィードバックを行うことができます。
例： 社内で新しいプロジェクトが立ち上がった場合、ワークフローシステムを利用して稟議書を作成し、AIが初期チェックを行い、内容に問題がなければ関係者に自動で承認依頼が送信されます。これにより、決裁スピードが大幅に向上します。
仕事をスムーズに進めるためには、円滑なコミュニケーションが欠かせません。組織内での情報共有や意思決定のスピードを上げるためには、会議での意見交換や定期的な報告会の開催が有効です。
例： 新規プロジェクトの進捗報告会を毎週水曜日に設定し、各部署が進捗状況や問題点を共有しましょう。
社員が自身のキャリアパスを理解し、将来の目標を持つことで、モチベーションが向上します。また、組織としても人材育成の方向性を定めやすくなります。
例： 各部署でキャリアパスに基づいた教育プログラムを用意し、社員が必要なスキルを体系的に学べる環境を整えましょう。
仕事の段取りを上手くすることで、ストレスの軽減や生産性の向上につながります。
個人でも、スケジュール管理やToDoリストの活用など、簡単な工夫ができます。
また、組織でも、ワークフローシステムの導入やコミュニケーションの改善、キャリアパスの明確化などが有効です。様々な工夫がありますが、どの方法も自分に合ったものを取り入れることが重要です。
さらに、段取りのプロになるためには、習慣化が重要です。毎日、朝にスケジュール帳にやることを書き込む習慣や、ToDoリストに優先度の高いタスクを3つ書き込む習慣をつけることで、段取りが自然なものになっていきます。
段取りを上手にすることで、仕事のストレスを軽減し、生産性を向上させることができます。ぜひ、今回紹介した工夫を取り入れ、自分に合った段取りの方法を見つけてみてください。
AIさくらさん（澁谷さくら）
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