仕事の段取りが劇的改善！個人・組織で効く仕組み化の極意とは

【個人の工夫編】なぜ段取りがうまくいかないのか？

段取りが悪い状態とは、多くの場合「次に何をすべきか」が可視化されていない状態を指します。
例えば、料理をする際にレシピや手順を確認せずに野菜を切り始めると、途中で「お湯を沸かしていなかった」と手が止まってしまうのと同じです。

仕事においても、まずは個人の頭の中にあるタスクを外に出し、整理することから始めましょう。

段取り上手・下手の決定的な違い

以下で、ご自身の現在の状況をチェックしてみてください。

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【項目：着手のタイミング】
段取りが苦手な人：いきなり作業を始める
段取りが上手な人：全体の流れを確認してから始める

【項目：優先順位】
段取りが苦手な人：目についた内容から取り組む
段取りが上手な人：重要度・緊急度でタスクを並び替える

【項目：時間感覚】
段取りが苦手な人：なる早で進める
段取りが上手な人：「この作業は30分」と見積もりを持つ

【項目：トラブル対応】
段取りが苦手な人：起きてから慌てる
段取りが上手な人：予備時間を確保している
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明日からできるToDoリストのアップグレード

単にやることを箇条書きにするだけでは不十分です。
具体的なアクションまで落とし込みましょう。

・【✕】悪い例：会議資料を作る
・【〇】良い例：会議資料の構成案を30分で作る／過去のデータを共有フォルダから探す

このように、行動を分解することで「何から手をつければいいか分からない」という迷いが消え、スムーズに動き出せるようになります。

組織の段取りを変えるワークフローの重要性

個人の段取りが完璧でも、組織としての段取り（承認プロセスなど）が滞っていれば、仕事は完了しません。

特に多くの企業でボトルネックになりがちなのが、稟議・決裁フローです。
「ハンコをもらうために上司の帰りを待つ」、「申請フォーマットが部署ごとにバラバラで書き直しになる」といった時間は、個人の努力では削減できません。

ここで必要になるのが、組織の意思決定をデジタル化し、最短ルートでつなぐワークフローシステムの導入です。

複雑な組織図が壁だった事例

実際に、組織の構造変化によって段取りが困難になっていたある企業の事例を見てみましょう。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が迫り、5〜8社ほど比較検討しました。しかし、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっており、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）

このように、企業の成長や合併に伴い、社内ルール（＝組織の段取り）が複雑化し、既存のパッケージシステムでは対応しきれないケースは非常に多く見られます。

複雑な業務フローをシステム化した現場のリアル

では、どのようにして複雑な組織の段取りを改善したのでしょうか？
この企業では、単にツールを入れるだけでなく、ベンダーと協力して自社の現実に即したカスタマイズを徹底的に行いました。

導入効果の比較

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【比較項目：業務フロー】
導入前：合併等により複雑化し、バラバラな状態
導入後：自社の特殊事情に合わせ、仕様を丁寧に統一

【比較項目：現場の負担】
導入前：ルールが曖昧で、申請時の迷いが多い
導入後：直感的なUIで、簡単な共有だけで操作可能に

【比較項目：ベンダー選定】
導入前：画一的な提案が多く、自社に合わない
導入後：価格に対し柔軟にカスタマイズ対応
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細かな調整こそが成功の鍵

システム導入というと、スイッチ一つで魔法のように解決するイメージがあるかもしれませんが、現実はもっと泥臭いものです。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダーさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。」（インタビューより）

ここから学べる重要な教訓は、自社の事情に寄り添ってくれるパートナーを選べたかが、最終的な段取り改善の成否を分けるということです。
また、現場への定着については以下のような声が挙がっています。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）

どんなに高機能なシステムでも、現場が使いこなせなければ意味がありません。
迷わず操作できるという点は、組織全体のスピードアップに直結します。

AI活用と今後の展望

仕事の段取りやルールは、一度決めたら終わりではありません。
組織の変化に合わせて、常にアップデートしていく必要があります。

インタビューの最後で、担当者は次のように語っています。

　「稟議は企業ごとに細かなルールや文化があるので、これからも必要に応じて相談しながら、より現場に合った形に育てていけたらと感じています。社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度ティファナさんにサポートをお願いしたいですね。」（インタビューより）

これからの時代は、単純なワークフローだけでなく、AIが過去のデータに基づいて「この申請内容なら、こちらの承認ルートが適切です」とナビゲートしてくれるような世界が当たり前になっていきます。
一緒にシステムを作り上げてきた経験があるパートナーを持つことは、将来的なAI活用においても大きなアドバンテージとなるでしょう。

よくある質問

Q1：複雑な組織図や独自の承認ルートがあってもシステム化できますか？

A：可能です。事例で紹介した企業のように、合併やグループ会社化でフローが複雑化していても、柔軟にカスタマイズできるベンダーを選定することで解決できます。
　　「パッケージに業務を合わせる」のではなく「業務に合わせて調整してくれる」ベンダーを選びましょう。

Q2：現場のITリテラシーが高くないですが、定着しますか？

A：UI（操作画面）の見やすさが重要です。多機能すぎるシステムは現場の混乱を招きます。
　　インタビュー事例にもあるように、直感的に使いこなせる・ユーザーフレンドリーであることを重視して選定すれば、簡単な共有だけで早期に立ち上げることが可能です。

【まとめ】個人と組織、両方の段取りを見直そう

個人のToDo管理やスケジューリングは、明日からすぐに始められます。
しかし、もしあなたが「自分個人の工夫だけでは限界だ」と感じているなら、それは組織の仕組みを見直すタイミングかもしれません。

今回の事例のように、自社の複雑な事情に寄り添い、柔軟にカスタマイズしてくれるパートナーを見つけることが、組織全体の生産性を向上させる最短ルートです。

今回の事例で導入された「稟議決裁さくらさん」について、詳しくはこちらから　>>