そもそも稟議決裁とは、会議を開くほどではない案件や、契約・購入などの承認を得るために、関係者に回覧して決裁を仰ぐプロセスを指します。
従来は紙にハンコを押して回すスタイルが主流でしたが、近年は急速にペーパーレス化が進んでいます。
一般的には印刷代の削減や、テレワーク対応がメリットとして語られますが、現場の実情はもっと深刻です。
例えば、今回のインタビュー対象企業様のように、複数のグループ会社や合併によって組織が拡大したケースを想像してみてください。
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・A社出身の部署は、紙で部長決裁
・B社出身の部署は、Excelをメール添付
・C社出身の部署は、独自の古いシステム
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このように社内でルールが乱立し、どの会社も同じ形に統一するのが難しいという状態に陥りやすいのです。
こうなると、単にPDF化するだけでは解決できず、業務フロー自体を整理できる高度なシステムが必要になります。
今回の事例では、以前使っていたシステムのライセンス期限が迫ったことをきっかけに、5〜8社ほどの決裁システムを比較検討しました。
そこで直面したのは、パッケージ製品の限界でした。
多くのシステムは一般的な承認フローには対応していますが、合併などで複雑化した独自のルートには対応できないことが多々あります。
選定担当者は当時をこう振り返ります。
「どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。そんな中で、ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）
複雑な組織がシステムを選ぶ際は、以下の視点が重要です。
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【比較項目：決裁フローへの対応】
一般的なパッケージ型：既存の型に業務を合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：複雑な独自フローにも柔軟にカスタマイズ可能
【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：独自機能を足すと莫大な追加費用がかかる
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟に対応
【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型：機能の多さ
柔軟なカスタマイズ型：自社の事情に寄り添うパートナー姿勢
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ペーパーレス化を成功させる最大のハードルは、実は現場の抵抗です。
「紙の方が早かった」、「システムが難しくて使いこなせない」という不満はよくある話です。
しかし、本事例では導入後、現場からポジティブな反応が得られました。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」（インタビューより）
UI（操作画面）が他社システムと比較してユーザーフレンドリーであり、迷わず操作できることが現場への定着を早めました。
どれだけ高機能なシステムでも、社員が使わなければ意味がありません。
マニュアルを読み込まなくても使えるという親しみやすさは、決裁スピードを向上させるための必須条件です。
導入すればすぐに楽になる、というのは嘘になります。
特に独自の文化やルールがある企業の場合、システムを稼働させるまでの調整フェーズが最大の山場となります。
インタビューでも、導入当時の苦労が語られています。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」（インタビューより）
この苦労（綿密なすり合わせ）から逃げずに、ベンダーと膝を突き合わせて仕様を整えたからこそ、現在は自社の業務に完全にフィットした状態でスムーズに運用できています。
稟議決裁システムの導入は、単なるソフトのインストールではなく、業務フローの棚卸しと再構築のプロジェクトであると心得るべきです。
システムは導入して終わりではありません。
組織が変われば、決裁のルールも変わるからです。
本事例の企業様は、今後もベンダーを「パートナー」として頼りにしています。
「稟議は企業ごとに細かなルールや文化があるので、これからも必要に応じて相談しながら、より現場に合った形に育てていけたらと感じています」（インタビューより）
将来的には社内の新しい課題解決や、AI（人工知能）を活用した承認アシストなども視野に入れ、共にシステムを成長させていく構えです。
A：可能です。
ただし、定型的なパッケージ製品では対応しきれない場合が多いため、本事例のようにカスタマイズの柔軟性が高いベンダーを選定することが成功の鍵です。
A：はい、大幅に向上します。
紙の回覧や郵送のタイムラグがなくなるだけでなく、スマホ等でどこでも承認可能になるためです。
ただし、現場が使いやすいUI（画面）でないと入力でつまづくため、UIの比較検討は必須です。
稟議決裁のシステム化は、コスト削減以上に「意思決定のスピードアップ」と「ガバナンスの強化」に直結します。
特に合併やグループ化でフローが複雑になっている企業こそ、安易なパッケージ導入ではなく、「自社の文化（フロー）に合わせてくれるか？」という視点でパートナーを選ぶことが重要です。
・今のフローが複雑すぎてシステム化できるか不安
・現場が使いこなせる優しい画面のシステムを探している
このようにお悩みの方は、まずはカスタマイズが得意なベンダーに相談し、自社の課題をぶつけてみることから始めてみてはいかがでしょうか。
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