「承認フローが遅い…」「誰で止まってるか分からない」「紙で回覧？非効率すぎる…」
こうした声を耳にする機会は少なくありません。
そんな課題を解決するのが、「稟議書のペーパーレス化」と「AI活用による自動化」です。
紙での申請・押印・回覧といった一連の流れを、すべてオンラインで完結させることで、業務スピードは飛躍的に向上し、管理の手間も大幅に軽減できます。
さらに、AIを活用すれば、単なる電子化にとどまらず、申請内容に応じた自動ルーティングや進捗の自動通知、ミスの自動検知まで可能に。
本記事では、その具体的な導入メリットと成功のポイントを、図解・ステップ付きで詳しく解説します。
稟議とは、企業内で物品購入や契約などを行う際に、複数人の承認を必要とする手続きのことです。
従来は紙の稟議書に手書き・押印し、上司に回覧して承認を得るスタイルが主流でした。
しかし現在、多くの企業がクラウド型の稟議決裁システムを導入し、稟議書を電子化。さらにAIを活用することで、申請内容に応じた自動ルート振り分けや、過去の承認履歴を学習した承認パターンの最適化などが進んでいます。
たとえば、申請金額が一定額を超える場合は部長・役員を含めたフローを自動設定。金額が少額であればチームリーダーのみで完結させるなど、柔軟なワークフロー設計が可能になります。
・承認者が出張・休暇で止まる
・稟議書が紛失、書き直しが発生
・誰で止まっているか分からない
・書類の保管場所が足りない
・承認フローをAIが自動ルーティング
・承認者にリアルタイム通知・リマインド
・承認状況を一覧で可視化、催促の無駄削減
・書類の検索・共有・アーカイブが一括管理
実際に、ある中堅製造業では、稟議承認に平均3日かかっていたプロセスが、稟議決裁システムの導入により1日に短縮。紙の印刷・郵送費用も年間数十万円の削減につながったという事例もあります。
・業務スピードの向上
AIによる自動通知・ルーティングにより、承認までのリードタイムを短縮。
・コスト削減
紙・印刷・保管にかかる物理コストが不要に。郵送や封筒代も削減可能。
・環境への配慮（SDGs対応）
ペーパーレス化により森林資源の保護やCO2削減に貢献。
・柔軟な働き方の実現
在宅勤務中でもスマホ・PCから稟議書作成・承認が可能。
・コンプライアンス強化
変更履歴や承認ログを自動記録。内部監査対応も容易に。
もちろん、懸念点も存在します。
課題 解決策
データ漏洩リスク 二段階認証、IP制限、暗号化通信で対応
システム障害 クラウド型で自動バックアップを実装
改ざんや不正 ログ管理・操作履歴の記録で透明性確保
社内定着の不安 マニュアル整備＋操作研修の実施
重要なのは「セキュリティと運用管理体制を含めて整備すること」。
ツール導入だけでなく、ルールと社内教育のセットで浸透を目指すことが大切です。
STEP1：書類の電子化・フォーマット統一
紙の稟議書をPDFやWordテンプレートに統一し、管理しやすくします。
STEP2：稟議決裁システムの選定
クラウド型、AI連携、スマホ対応、ログ管理機能など、自社ニーズに合う機能を比較検討。
STEP3：ワークフロー設計
申請内容に応じた承認ルートの自動設計。AIが承認経路を学習・改善していく設計が理想です。
STEP4：社内トライアル運用
特定部署でテスト導入。不具合やフローの改善点を洗い出します。
STEP5：全社展開・教育支援
説明会・操作研修などを実施し、スムーズな全社導入へ。
2025年の業務環境において、紙ベースの稟議運用は「遅れている」とすら見なされかねません。
「印刷・押印・郵送」といった非効率なプロセスから抜け出し、AI×クラウドの稟議決裁システムで、チームの生産性を飛躍的に向上させましょう。
Q1：稟議書のペーパーレス化でどれくらい効率化できますか？
A：従来3〜5日かかっていた承認が、1日以内に完了するケースが増えています。AIが承認漏れやフローの滞留も自動検知します。
Q2：セキュリティ面が不安です。
A：クラウド型システムでは、SSL暗号化、ID認証、アクセスログの記録など、高水準のセキュリティ対策が標準装備されています。
Q3：社内で定着するか心配です。
A：UIが直感的なシステムやマニュアル整備を行うことで、ITリテラシーが高くない社員でも安心して利用できます。
執筆者・監修者情報
執筆： 株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング／DX推進専門）
監修： AIさくらさん開発チーム
ツール提供： 稟議決裁さくらさん
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
