稟議とは、企業や組織内で重要な意思決定を行う際に、その内容や方針について上司や関係者に報告し、承認を得るための書類のことです。具体的には、プロジェクトの進捗状況や予算の使途、新規事業や大規模な改革などに関する提案や計画などが含まれます。稟議を提出することにより、上司や関係者からのフィードバックを得たり、合意を得たりすることができます。
稟議決裁において最も重要なことは、決裁者に稟議書をスムーズに通してもらうことです。しかし、多くの企業で稟議書の決裁に時間がかかることが問題視されています。
その原因は、稟議書を確認するために決裁者が社内にいなければならないことが挙げられます。決裁者が不在の場合は、稟議書の承認が遅れ、業務の停滞や取引先とのトラブルにつながることもあります。
その中で、稟議書をスムーズに通すには3つのポイントがあります。
1. 提出前に必要な確認事項を確認する
2. 決裁者に事前に根回しする
3. 稟議決裁システムを活用する
稟議書には必要な書類や承認者が決まっています。提出前に、必要書類が揃っているか、承認者に確認を取っているかをしっかりと確認しておくことが大切です。
必要書類や確認事項が不足している場合は、稟議書が却下される可能性が高くなります。
決裁者に対して稟議書の内容や決裁に必要な情報について、事前に相談することで、稟議書の通過率を高めることができます。
また、決裁者による修正・改善の指摘を受けることで、より良い稟議書を作成することができます。
稟議決裁システムを活用することで、稟議書の申請や承認をスムーズに進めることができます。稟議書の申請や承認状況をリアルタイムで確認できるため、誰がどこまで承認したかを把握することができ、スムーズな進行が可能となります。
また、稟議書の承認フローも設定できるため、手順通りに進めることができ、誤った手続きを防ぐこともできます。
３つ目の解決方法に出てきてました「稟議決裁システムを活用する」ですが、その他にも、稟議決裁システムには以下のようなメリットがあります。
まず、紙ベースの手書きの稟議書を使う場合、書類の保管や複製などに手間や時間がかかりますが、電子化することで、これらの作業を簡単かつスピーディーに行うことができます。
稟議書の作成や承認のフローが、システム上で完結するため、意思決定の過程が明確化され、誰がどのような意見を出したかなどの情報を管理することができます。
これにより、稟議の進捗状況を把握しやすくなるため、問題が発生した場合にも迅速に対応することができます。
さらに、稟議決裁システムを利用することで、役員や管理職などの承認が必要な場合にも、場所や時間に縛られることなく、スピーディーに対応できるようになります。これにより、業務の円滑化や生産性の向上につながります。
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承認フローなどについては、稟議決裁システムを使用することによって、時間短縮が可能です。しかし、稟議書の内容を考えるのに時間が掛かる方もいらっしゃるかもしれません。
その時には「ChatGPT」を使うことによって、稟議書の内容作成も時間短縮が可能となります。
「ChatGPT」は、人工知能の進化によって開発された大規模言語モデルであり、自然言語処理の分野で高い評価を得ています。このモデルは、テキスト生成や文章要約などのタスクを高い精度でこなすことができます。そして、稟議書の作成にも利用することができます。
内容を作成する前に稟議書のフォーマットや必要な情報を入力します。
その後、稟議書の内容を伝えることで、コンテンツ内容を作成することができます。
ただし、「ChatGPT」が自動生成する文章には、たまに不自然な表現や誤った情報が含まれることがあります。稟議書は重要な文書であるため、文章の内容を確認し、必要に応じて修正することが重要です。
「ChatGPT」などのAIを利用して稟議書の内容作成が時間短縮できると述べていますが、AIを使用する際には以下の注意点があります。
AIは大量のデータから学習されるため、時折不自然な表現や誤った情報を生成することがあります。稟議書は正確かつ明確な情報が求められる文書であるため、AIが生成した文章を適切に確認し修正することが必要です。
稟議書には機密性が高い情報が含まれることがあります。AIに情報を提供する際には、セキュリティを確保し、機密情報が漏洩しないよう十分な注意が必要です。
AIは文脈を理解する際に制約があるため、特定の業界用語や企業内の特有の言葉に対する理解が難しいことがあります。稟議書は特有のビジネス用語を多く含む文書であるため、AIが意図を正確に理解できない可能性があります。
AIはあくまでツールの一部であり、人間の判断や専門知識に依存する部分があります。稟議書の重要な部分に関しては、AI生成の文章を検討し、必要に応じて人間が補完・修正することが重要です。
これらの注意点を踏まえ、AIを効果的に活用するためには、常に人間の目で最終的な確認と修正を行うことが必要です。
今後は、稟議決裁システムの更なる機能向上や、AIの活用による自動化などが進むことが予想されます。
稟議決裁システム＋AIを取り入れているのは、ティファナ・ドットコムが提供する「稟議決裁さくらさん」があります。
稟議で時間が掛かってしまうのは申請者側も、決裁者側にも要因があります。それらを解決することで、今まで稟議に時間を掛けていた時間を効率化することができます。
ティファナでは企業ごとにカスタマイズしており、自分の会社にあった形で利用することができます。
また、そもそもシステムの設定から難しそうと考える方もいらっしゃるかと思いますが、いつでも万全なサポート体制を受けることができるので、初めてシステムを使う方にも安心です。
気になる方はまずは相談だけでも、お問い合わせこちらまでしてみてください。
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