稟議をスムーズにする！ 稟議書作成から決裁までの手順と活用方法

稟議とは？効率化のために知っておくべき3つのポイント

稟議とは、企業や組織内で重要な意思決定を行う際に、上司や関係者から承認を得るための書類です。プロジェクトの進捗や予算、新規事業の提案など、様々な内容が含まれます。稟議を通じて、関係者の合意を得ると同時に、フィードバックを受けることができます。


しかし、稟議書の決裁に時間がかかることがしばしば問題になります。これは、決裁者が不在の際に承認が遅れることが原因の一つです。ここでは、稟議書をスムーズに通すための3つのポイントをご紹介します。

1. 必要な確認事項を提出前にチェック

稟議書には、必須の書類や承認者が決められています。事前に必要な書類が揃っているか、承認者に確認を取ったかを徹底的にチェックすることが重要です。不備がある場合、却下されるリスクが高まります。

2. 事前に決裁者と話を通しておく

稟議書を提出する前に、決裁者に対して内容を共有し、事前に相談しておくと通過率が向上します。修正や改善のフィードバックを得ることで、より良い稟議書が作成できます。

3. 稟議決裁システムの導入で効率化

稟議決裁システムを活用することで、稟議書の申請や承認が効率的に行えるようになります。リアルタイムで申請・承認状況を確認できるため、プロセスの透明性が高まり、進行もスムーズになります。また、手続きの誤りも防止できるため、業務の円滑化に貢献します。

稟議決裁システムの利点

稟議決裁システムを導入することで、稟議書の作成・承認のフローが一元管理され、紙の手書き稟議よりも効率的です。作業のスピードアップだけでなく、意思決定の過程をシステム上で明確に管理でき、進捗を把握しやすくなります。

さらに、役員や管理職が外出している場合でも、場所や時間に関係なく承認できるため、業務の停滞を防ぎ、生産性が向上します。

ChatGPTを活用した稟議書作成

稟議書の内容を考える時間を短縮するために、AIツール「ChatGPT」を利用する方法もあります。「ChatGPT」は、テキスト生成や文章要約が得意なAIで、稟議書の作成支援にも利用できます。必要な情報を入力すれば、自動的に内容を生成することが可能です。

ただし、AIが生成する文章には、不自然な表現や誤りが含まれることがあるため、必ず最終的な確認と修正が必要です。

AI利用時の注意点

「ChatGPT」などのAIツールを使用する際は、いくつかの注意点があります。AIは大量のデータから学習していますが、稟議書には業界特有の用語や機密情報が含まれることがあるため、AIの結果は必要に応じて修正する必要があります。また、セキュリティ対策として、機密情報の取り扱いには十分な配慮が求められます。

稟議決裁システムの未来

今後は、AIを組み合わせた稟議決裁システムの自動化が進むと予想されます。企業向けのカスタマイズや万全のサポート体制を提供する「稟議決裁さくらさん」など、企業の業務効率化をさらに高めるソリューションが注目されています。興味のある方は、ぜひ導入の検討をしてみてください。