ツール選択には時間と労力が必要です。そのため、ツールに合わせたワークフローの構築をしてしまうことがあります。その場合多くの企業は一つのツールで全てのプロセスをカバーしようとしてします。しかし、適切なツールを選択しない場合、ワークフローが失敗する原因になります。
たとえば、複数の部署が一つのツールを共有することが困難である場合、作業の遅延や情報漏洩が発生することがあります。この問題を解決するためには、部署ごとにツールを選択することが必要です。少し極端は例ではありますが、企業・組織によって社内の状態は違いますので、改めて状態を把握し何ができて、どんなことが難しい、だからどうしなければいけないのか、を理解しておくことが必要用になります。
ワークフローの導入前に、プロセスの明確な定義が必要です。不明確なプロセスは混乱を招き、作業の停滞や品質低下に繋がります。
たとえば、チーム内での業務フローが決まっていない場合、誰がどの作業を行うのかが明確でなく、作業の重複や漏れが発生することがあります。この問題を解決するためには、プロセスを明確に定義し、全員が共有する必要があります。
ワークフローの自動化は時間とコストの削減につながりますが、自動化に適さない業務を自動化することはワークフローの失敗に繋がることがあります。
たとえば、ワークフローの自動化により、不必要な承認プロセスが発生することがあります。自動化と手動のバランスを取り、自動化すべきプロセスを明確にする必要があります。
ワークフローの導入後、改善の余地があるにも関わらず、ワークフローの見直しを怠ることがあります。このような場合、プロセスが陳腐化し、ワークフローが効率的でなくなることがあります。
たとえば、業務プロセスが変更されたにも関わらず、ワークフローが変更されていない場合、不要なステップが発生することがあります。この問題を解決するためには、定期的なワークフローの見直しを行う必要があります。
ワークフローの改善には、チーム全員の意見が必要です。しかし、チームの意見を無視してワークフローを導入することがあります。このような場合、従業員がワークフローに適応できず、プロジェクトの失敗に繋がることがあります。
たとえば、従業員がツールやプロセスに不満を抱えている場合、ワークフローが不要な手順を含んでいる場合、生産性やモチベーションが低下することがあります。この問題を解決するためには、チーム全員の意見を集め、フィードバックを取り入れる必要があります。
ワークフローの導入には、慎重な計画と注意が必要です。適切なツールの選択、プロセスの明確な定義、自動化に偏重することのないバランスの取れた導入、定期的な見直し、チーム全員の意見を反映することが重要です。
これらの落とし穴を回避することで、業務効率をあげプロジェクトの成功に繋がるタイムリーで効率的なワークフローを実現することができます。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
