多くの企業が陥る最初の失敗は、コストや機能一覧表の「〇」の多さだけでシステムを選定してしまうことです。
一般的な企業であればパッケージ製品で事足りますが、グループ会社や合併を経ている企業の場合、「A社とB社で『接待交際費』の承認ルートが違う」、「兼務している役員の承認フローが特殊」といった複雑な事情を抱えていることがほとんどです。
今回のインタビュー対象企業でも、当初は5〜8社ほどを比較検討しました。
しかし、合併によって複雑化した組織図に対し、どの会社も画一的なパッケージの枠に当てはめようとし、柔軟な対応が難しかったといいます。
「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。そんな中で、ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）
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【比較項目：複雑な組織図】
一般的なパッケージ型：親会社・子会社で別環境が必要な場合が多い
柔軟なカスタマイズ型：グループ横断の複雑なフローを一元管理可能
【比較項目：例外対応】
一般的なパッケージ型：「仕様です」と断られ、運用側が業務を変える必要がある
柔軟なカスタマイズ型：独自の承認ルートや例外規定に合わせて調整可能
【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型：機能の数、知名度、表面上の安さ
柔軟なカスタマイズ型：自社の事情への理解・伴走力
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最新のワークフローシステムやAIツールを導入すれば、すぐに業務が効率化されると思っていませんか？
実際には、既存のアナログな業務フローをデジタルに落とし込む作業こそが最大の難所です。
ここをベンダー任せ、あるいはAIによる自動化任せにして、現状の業務フローの棚卸しをおろそかにすると、稼働初日に「この申請が送れない」、「承認者が設定されていない」といったトラブルが多発し、失敗します。
成功の鍵は、ベンダーと膝を突き合わせて行う細かい仕様調整にありました。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」（インタビューより）
楽をして導入するのではなく、苦労してでも自社にフィットさせるプロセスを経たからこそ、その後の運用が安定するのです。
管理部門にとって都合の良い高機能・多機能なシステムは、現場の社員にとっては複雑で使いにくいシステムになりがちです。
例えば、「申請ボタンがどこにあるか分からない」、「入力項目が多すぎて途中で挫折する」といったUI（ユーザーインターフェース）の悪さは、現場のストレスを高め、結局は電話やメールでのやり取りに戻ってしまう原因になります。
現場定着の決め手となったのは、直感的な操作性でした。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）
AIチャットボットのように対話形式でナビゲーションするなど、教育コストゼロで使えるシステムを選ぶことが重要です。
システムは導入して終わりではありません。
企業は成長に伴い、組織図の変更や役職の増減、新しいコンプライアンスルールの適用など、常に変化します。
「修正のたびに追加費用が膨大にかかる」、「ベンダーの対応が遅い」といったシステムでは、変化のスピードについていけず、すぐに陳腐化してしまいます。
本事例では、システムを作り切りの道具ではなく、共に育てていくものと捉えています。
「稟議は企業ごとに細かなルールや文化があるので、これからも必要に応じて相談しながら、より現場に合った形に育てていけたらと感じています」（インタビューより）
「DX推進のためにAIを入れたい」というトップダウンの号令だけで進めると、現場の課題感と乖離し、誰も使わない機能だけが増えていきます。
ワークフローにおけるAI活用の本質は、申請の抜け漏れチェックや過去データの分析など、現場の実務を裏側で支えることにあります。
まずは足元の運用を固め、次のフェーズとしてAI活用を視野に入れています。
「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度ティファナさんにサポートをお願いしたいですね。実際に一緒につくり上げてきた経験があるので、今後も安心して相談できる存在として頼りにしています」（インタビューより）
信頼関係のあるパートナーとなら、本当に必要なタイミングで的確なAI活用が可能になります。
A：はい、可能です。
パッケージ製品では対応が難しい、親会社と子会社で異なるルールや兼務役員の複雑な承認フローであっても、本事例のようにカスタマイズによって一つのシステムに統合・最適化できます。
A：自社の業務フローへの理解度が高いベンダーを選ぶことです。
機能の多さよりも、導入前のヒアリングや、運用開始までの調整にどれだけ親身に伴走してくれるかが成功を左右します。
A：まずは使いやすさの向上に役立ちます。
AIチャットボットが申請者の質問に答えたり、入力ミスを未然に防いだりすることで、管理部門への問い合わせを減らすことができます。
将来的には、承認データの分析による業務改善提案なども可能です。
複雑な組織におけるワークフローシステムの刷新は、単なるツールの入れ替えではありません。
1．機能比較だけでなくカスタマイズの柔軟性を見る
2．導入時の調整の苦労を厭わない（伴走してくれるベンダーを選ぶ）
3．現場が直感的に使えるUIを最優先する
この3点を押さえることで、失敗のリスクを最小限に抑え、現場に愛されるシステムを構築できます。
自社の事情に寄り添ったワークフロー構築なら複雑な承認フローにお悩みの方へ。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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