1. ハンコのために出社しなければならない
物理的な押印を求められるがゆえに、在宅勤務が難しい現場も多い。
2. 承認プロセスが属人的で見えない
誰が、どこで、どの段階で止まっているのかが不明瞭で、催促もしづらい。
3. 書類の不備が多く差し戻し頻発
申請フォーマットや記載ミスで「戻ってきてやり直し」が恒常化。
4. 蓄積データが活用できない
紙のままでは過去稟議の検索や分析ができず、改善の手が打てない。
5. セキュリティ・保管コストがかかる
紙保管によるスペース・管理コストも無視できないレベルに。
AIを活用したペーパーレス稟議決裁では、以下のような高度な自動化が実現します。
・自動チェック機能：AIが申請内容に不備や異常を検知（例：予算超過、承認ルート誤り）
・自動リマインド・通知：期日が迫った稟議には自動で督促通知を送付
・過去データとの照合：類似稟議を自動抽出し、参考事例を提示
・承認判断の予測補助：条件に応じて「承認が通る可能性」などを表示
これにより、申請から承認までのプロセスが圧倒的にスムーズになります。
・稟議件数：月60件
・承認までの平均日数：3.7日
・紙・印刷コスト：年間45万円
・稟議の差し戻し率：約20％
・承認平均時間：3.7日 → 1.2日
・差し戻し率：20％ → 2％未満
・年間コスト削減：約80万円
・社員の満足度調査：稟議関連の不満が「激減」と回答
ステップ1：業務の可視化
まずは現状の稟議フローを洗い出し、どこに時間がかかっているかを明確にします。
ステップ2：小さく始める
いきなり全社導入ではなく、1部門で試験導入し、効果と運用方法を検証。
ステップ3：AIチェックルールの設計
業種・職種ごとに稟議内容に合わせたAIチェックルールを設定し、効率化を実現。
ステップ4：業務マニュアルの整備と周知
誰でも使える運用マニュアルを整備しておくことで、混乱なく社内に定着します。
AIとペーパーレス化を組み合わせれば、稟議決裁はここまで変わります。
効率化はもちろん、働き方改革、BCP（事業継続）対策、SDGs対応にもつながります。
・いつでもどこでも申請＆承認できる
・担当者の心理的ストレスが減る
・人的ミスや手戻りが大幅減
・組織全体の透明性とスピードが向上
「うちは紙で十分」…そう思っていた企業の多くが、AI×ペーパーレス導入後にその意識を180度変えています。
今こそ、未来の稟議フローを実現しませんか？
Q1. 稟議書の内容までAIが判断できるのですか？
→ はい。事前にルールを定義することで、過去データと照らし合わせた「不自然な支出」や「規定外の取引」などをAIが検知できます。
Q2. ペーパーレス化はセキュリティが不安です…
→ 電子署名・アクセス権管理により、紙よりも高いセキュリティを確保できます。アクセスログも残るため、監査対応もスムーズです。
Q3. 導入にどれくらい時間がかかりますか？
→ 小規模部署であれば最短1〜2週間で導入が可能です。クラウド型なら初期設定も迅速です。
執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（DX・業務効率化専門）
監修：AIさくらさん開発チーム
ツール提供：稟議決裁さくらさん
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
