【複雑なグループ組織の稟議統合】現場が迷わないワークフローシステムの選び方

合併・グループ化で複雑化した稟議フローの限界

多くの企業がDXを進める中で直面するのが、現場のリアルな運用とシステムの標準仕様の乖離です。
特に、M&Aやグループ再編を経た企業の場合、組織図や承認ルートは一様ではありません。

今回取材した事例でも、まさにその点が最大のボトルネックとなっていました。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」

担当者は5〜8社ものベンダーを比較しましたが、多くのパッケージ製品はシステムに合わせて業務を変えてくださいというスタンスです。
しかし、ガバナンスや企業文化が絡む稟議フローにおいて、それは容易ではありません。
ライセンス期限が迫る中、どのシステムもしっくりこないという焦りは、多くの担当者が共感する悩みではないでしょうか？

なぜ機能ではなく「カスタマイズの柔軟性」を選んだのか

最終的にこの企業が選んだのは、多機能な大手パッケージではなく、自社の事情に合わせて作り込んでくれるパートナーでした。
以下の表は、一般的なSaaS型ワークフローと、今回選定された解決策（AIさくらさん／ティファナ・ドットコム等）の違いを比較したものです。

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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型システム：標準仕様への業務合わせ（妥協）が必要
柔軟なカスタマイズ型システム：企業の独自ルールに合わせて調整・実装可能

【比較項目：導入時の負担】
一般的なパッケージ型システム：設定は楽だが、運用開始後に現場が混乱する
柔軟なカスタマイズ型システム：初期調整に工数をかける分、定着が早い

【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型システム：安価だが追加開発が不可または高額
柔軟なカスタマイズ型システム：価格に対して柔軟にカスタマイズ対応

【比較項目：サポート体制】
一般的なパッケージ型システム：マニュアル対応・チケット制が主
柔軟なカスタマイズ型システム：事情に寄り添う伴走型サポート
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選定の決め手について、担当者はこう語っています。

　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」

BtoBツールの選定において、スペック表の〇✕だけでは見えない「柔軟性」や「寄り添う姿勢」こそが、複雑な課題を持つ企業にとっての生命線となります。

導入時の苦労が、運用後の使いやすさに変わる

「AI導入」や「DX」というと、魔法のようにすぐに業務が楽になるイメージがあるかもしれません。
しかし、現実はもっと泥臭いものです。

本事例でも、導入初期には相当な苦労があったことが語られています。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」

この苦労は、決してネガティブなものではありません。
ベンダーと膝を突き合わせて、自社の業務に本当に合った形を模索した証拠です。
結果として、その苦労は現場での圧倒的な使いやすさとして実を結びました。

　「その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。（中略）特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」
　「UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」

中途半端なパッケージを入れてマニュアル作成や問い合わせ対応に追われるよりも、導入時に汗をかいて直感的に使えるシステムを作り上げる方が、トータルの運用コスト（工数）は劇的に下がります。

よくある質問

Q1：グループ会社ごとに異なる稟議ルールを一つのシステムで管理できますか？

A：はい。
　　一般的なパッケージ製品では困難な場合でも、柔軟にカスタマイズ可能なベンダーを選ぶことで、各社の独自ルールや承認ルートを維持しながら、システム基盤を統合・管理することが可能です。

Q2：カスタマイズすると導入後のメンテナンスが大変になりませんか？

A：逆です。
　　導入時にベンダーと綿密に仕様を調整して自社専用の使いやすい標準を作り上げることで、現場からの使い方が分からないという問い合わせは減り、スムーズな運用が可能になります。
　　また、将来的なルール変更時も、事情を知るベンダーであればスムーズに対応できます。

まとめ

複雑な組織体制を持つ企業にとって、ワークフローシステムの刷新は単なるツールの入れ替えではありません。
独自の複雑さを理解し、一緒に汗をかいてシステムを育ててくれるパートナー選びが成功への近道です。

安易な標準化で現場を混乱させる前に、まずは「自社の事情に寄り添ってくれるか」という視点でベンダーと対話してみてください。

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