【複雑な組織の稟議統合】パッケージ型で失敗しないためのカスタマイズという選択

合併・再編後の複雑な承認ルートの限界

多くの企業がDXを進める中で直面する最大の壁が、現場のリアルな運用とシステムの標準仕様との乖離です。
特に、M&Aやグループ再編を経た企業の場合、組織図や承認ルートは一様ではありません。
「A社出身の部署は3段階承認だが、B社出身の部署は5段階」といった複雑さが残っていることも珍しくありません。

今回取材した事例でも、まさにその点がシステム選定の最大のボトルネックとなっていました。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）

多くのパッケージ製品ベンダーは、システムに合わせて標準化を求めるスタンスをとります。
しかし、ガバナンスや企業文化が深く絡む稟議フローにおいて、それを短期間で強行することは容易ではありません。

結果としてライセンス期限が迫る中、「どのシステムもしっくりこない」という焦りが募ることになります。

比較検討でわかった、機能より大切な柔軟性

最終的にこの企業が選んだのは、多機能な大手パッケージ製品ではなく、自社の事情に合わせてカスタマイズできる「稟議決裁さくらさん」でした。

なぜ、機能の豊富さではなくカスタマイズ性を選んだのでしょうか？
一般的なパッケージ型のワークフローシステムと、今回選定されたカスタマイズ型のシステムの違いを整理しました。

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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：標準仕様に対して業務を合わせることが必要
柔軟なカスタマイズ型：企業の独自ルールに合わせて調整・実装可能

【比較項目：導入時の負担】
一般的なパッケージ型：設定は早いが、運用開始後に現場が混乱する可能性がある
柔軟なカスタマイズ型：初期調整に工数をかける分、定着が早い

【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：安価だが追加開発が不可、または高額
柔軟なカスタマイズ型：基本は高価だが、柔軟なカスタマイズ対応が可能

【比較項目：サポート体制】
一般的なパッケージ型：マニュアル対応・チケット制が主
柔軟なカスタマイズ型：事情に寄り添う伴走型のサポート
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サポート選定の決定打となったのは、機能表の◯×ではなく、課題解決へのパートナーシップでした。

　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）

BtoBツールの選定において、機能表だけでは見えない柔軟性や寄り添う姿勢こそが、複雑な課題を持つ企業にとっての生命線となります。

導入時の調整コストは、運用後の快適さへの投資

AI導入やDXというと、魔法のようにすぐに業務が楽になるイメージがあるかもしれません。

しかし、複雑な組織においては、現実はもっと泥臭いものです。
本事例でも、導入初期には相当な調整コストがかかったことが語られています。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」（インタビューより）

しかし、この苦労は決してネガティブなものではありません。
ベンダーと膝を突き合わせて、自社の業務に本当に合った形を模索した証拠です。

中途半端なパッケージを入れて、マニュアル作成や「使い方が分からない」という問い合わせ対応に追われ続けるよりも、導入時に汗をかいて直感的に使えるシステムを作り上げる方が、トータルの運用コスト（工数）は劇的に下がります。
その結果は、現場の声として明確に表れています。

　「その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。（中略）特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」
　「UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）

よくある質問

Q1：グループ会社ごとに異なる稟議ルールを一つのシステムで管理できますか？

A：はい、可能です。
　　一般的なパッケージ製品では困難な場合でも、本記事で紹介したように柔軟にカスタマイズ可能なベンダーを選ぶことで、各社の独自ルールや承認ルートを維持しながら、システム基盤を統合・管理することが可能です。

Q2：カスタマイズすると導入後のメンテナンスが大変になりませんか？

A：むしろ逆のケースが多いです。
　　導入時にベンダーと綿密に仕様を調整して「自社専用の使いやすい標準」を作り上げることで、現場からの問い合わせは減り、スムーズな運用が可能になります。
　　また、事情を知るベンダーであれば、将来的なルール変更時もスムーズに対応できます。

まとめ

複雑な組織体制を持つ企業にとって、ワークフローシステムの刷新は単なるツールの入れ替えではありません。
独自の複雑さを理解し、一緒に汗をかいてシステムを育ててくれるパートナー選びが成功への近道です。

安易な標準化で現場を混乱させる前に、まずは「自社の事情に寄り添ってくれるか」という視点でベンダーと対話してみてください。

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