複雑な稟議フローも解決！柔軟なカスタマイズで選ぶ稟議システム刷新の成功術

合併・グループ統合で限界を迎える、標準化できない稟議フロー

システム刷新のきっかけとしてライセンスの期限を挙げる企業は多いですが、深層にある課題はもっと複雑です。
今回の取材事例でも、担当者が本当に頭を悩ませていたのは組織の複雑化でした。

現場担当者しか知らない「統一困難」な現実

取材に応じた企業の担当者は、当時の状況をこう振り返ります。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」

DXの現場では、よく業務フローの標準化が叫ばれますが、合併やM&Aを経験している企業にとって、それは容易ではありません。
会社ごとに異なる文化や承認ルールが根付いており、一般的なSaaS型ワークフローシステムの型に無理やり当てはめようとすれば、現場の反発や業務停滞を招くリスクがあります。

この事例が示唆するのは、システムに業務を合わせることが必ずしも正解ではなく、場合によっては複雑な業務を飲み込んでくれるシステムが必要であるという現実です。

選定の決め手は「寄り添う姿勢」と「カスタマイズ」

5〜8社ものシステムを比較検討した結果、最終的に選ばれたのは機能の豊富さを謳う大手パッケージではなく、「稟議決裁さくらさん」でした。

なぜ「柔軟性」が重要なのか？

多くの企業が陥りがちな多機能なパッケージを選んで失敗するパターンと、今回の成功パターンの違いを整理しました。

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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型システム：基本機能の範囲内でのみ設定可能（妥協が必要）
柔軟なカスタマイズ型システム：企業ごとの独自ルールに合わせて柔軟にカスタマイズ

【比較項目：導入時の負荷】
一般的なパッケージ型システム：マニュアルを渡され、自社で設定
柔軟なカスタマイズ型システム：ベンダーが仕様調整に深く関与（伴走型）

【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型システム：カタログスペック、知名度
柔軟なカスタマイズ型システム：「自社の事情に寄り添ってくれる」柔軟性と姿勢

【比較項目：適している企業】
一般的なパッケージ型システム：フローが単純・標準的な企業
柔軟なカスタマイズ型システム：グループ会社が多い・承認ルートが複雑な企業
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価格に対して柔軟というリアリティ

選定の決定打となったのは、担当者が感じた「ここなら当社の事情に寄り添ってくれる」という感覚でした。

　「『稟議決裁さくらさん』を提供しているティファナ・ドットコムさんは、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」

予算には限りがあります。
その制約の中で、いかに自社の特殊な事情を聞き入れ、実装してくれるか？
BtoBツールの選定において、スペック表には現れないベンダーの姿勢こそが、長期的な運用の成否を分けます。

導入の苦労を乗り越えた先にある「現場が迷わない」直感的なUI

導入プロジェクトは決して平坦な道のりではありませんでした。
しかし、導入時に汗をかいた分だけ、運用後の成果は劇的なものになっています。

泥臭い調整が使いやすさを生む

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」

「簡単に導入できます」という謳い文句は魅力的ですが、複雑な組織においては幻想に過ぎません。
むしろ、導入時にベンダーと共に苦労し、細部まで仕様を詰めるプロセスを経たからこそ、現場にフィットするシステムが完成します。

問い合わせ激減、直感的な操作感

苦労の末に実装されたシステムは、現場ユーザーにとって非常に親しみやすいものとなりました。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」

マニュアルを読み込まなくても使える、直感的なUI。
これは、何でもできる汎用システムではなく、自社の業務専用にチューニングされたシステムだからこそ実現できた成果です。

今後はAI活用でシステムを育てるフェーズへ

担当者は今後について、「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度ティファナ・ドットコムにサポートをお願いしたい」と語っています。

システムは導入して終わりではありません。
「稟議決裁さくらさん」のような拡張性のある技術を持つパートナーと共に、企業の成長に合わせてシステムを育てていける安心感も、大きな導入効果と言えるでしょう。

よくある質問

Q1：独自ルールが多く、パッケージ製品では対応しきれない不安があります。

A：まさにその課題こそ、カスタマイズ前提のシステムを選ぶべき理由です。
　　インタビュー事例のように、導入時にベンダーと綿密な仕様調整を行うことで、複雑なフローをシステム裏側のロジックに落とし込み、現場ユーザーにはシンプルな操作画面だけを提供することが可能です。

Q2：カスタマイズすると導入後のメンテナンスが大変になりませんか？

A：信頼できるベンダーであれば、導入後の保守や微調整もサポート範囲に含まれます。
　　売り切りのツールではなく、導入後も「安心して相談できる存在」として伴走してくれるパートナーを選ぶことが、運用担当者の負担を減らす鍵となります。

まとめ

自社の文化に合ったシステムで、稟議業務を「負担」から「戦略」へ

稟議システムの刷新は、単なるツールの入れ替えではありません。
複雑化した社内ルールを整理し、次世代の働き方に合わせて育てていくプロジェクトです。

「パッケージ製品では自社の業務に合わない」、「現場が使いこなせるか不安」とお悩みの方は、まずは柔軟なカスタマイズと手厚いサポート実績を持つベンダーに相談することから始めてみてはいかがでしょうか。

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