ワークフローの“手間”はAIで解決！稟議決裁もスピードアップ

AIがワークフローのムダを一掃する

AIでワークフローを最適化すると、「承認待ちの停滞」「手入力の負担」「通知ミス」など、業務を妨げる“無駄な手間”が一気に削減されます。

単なる時短だけではなく、業務の正確性も向上し、組織全体の生産性が大幅にアップするのです。
つまり、ワークフローにAIを取り入れることは、“効率的な働き方”への最短ルートなのです。

AIで変わる！ワークフローの“手間”の正体

そもそも、なぜワークフローには「手間」が生じるのでしょうか。主な原因は以下の3点です。

・情報収集に時間がかかる
必要なデータがあちこちに点在していて、探すだけで一苦労。

・手作業での承認手続きが多い
メール送信や紙回覧での承認依頼。これでは誰がどこまで確認したかも不明確。

・重複作業・確認漏れ
何度も同じ内容を入力したり、別の担当者が同じ確認をしていたり…。

これらの“手間の元凶”を、AIはどう解消するのでしょうか？
答えはシンプル。AIは「ルール通りの処理」と「自動化」が得意。だからこそ、無駄な動作を極限まで減らせるのです。

稟議決裁が遅れる3つの落とし穴

「うちの稟議、どうしてこんなに遅いの？」
そんな疑問が湧いたら、次の3点をチェックしてください。

・承認ルートが不明確
誰が承認すべきか曖昧だと、止まる・戻るの繰り返しに。

・紙・メールに依存した文化
手書き稟議やメール承認は非効率の温床です。

・タスクの進捗が“見えない”
今どこまで進んでいるか、誰も把握していない——という状況が多発。

AI導入により、これらの問題は「ルート自動設定」「進捗可視化」「承認通知の自動化」で一掃できます。

ワークフロー自動化の3ステップ

「よし、AI導入だ！」と動き出す前に、以下の3ステップを意識して進めましょう。

（1）現状の業務を“棚卸し”する

どのタスクにどれくらい時間がかかっているかを洗い出すことで、自動化すべきポイントが明確になります。

（2）自動化ツールを導入する

・RPA（定型作業の自動化）
・SaaS型ワークフロー（稟議決裁さくらさんなど）
・Zapierやkintoneなどの連携ツール
など、目的に応じたツールを選定し、実際の処理を置き換えていきます。

（3）改善サイクルをまわす

導入後も運用を定期的にチェックし、業務の流れを微調整することで、持続的に効率化が進みます。

ChatGPTで広がる可能性

最近注目のChatGPTも、ワークフロー改革の一翼を担います。
たとえば
・稟議文書の「たたき台」を自動作成
・申請理由の要約や丁寧な文面の提案
・上司への通知文やSlackメッセージの自動生成
といった使い方が可能。業務の“ちょっと面倒”な部分にこそ、AIは効きます。

手間を減らせば、人が活きる

ワークフロー改善の本質は、「人が本来やるべき仕事」に集中できる環境を整えることです。

AIを活用すれば、
・単純作業からの解放
・承認・通知・進捗確認の自動化
・無駄なやりとりや遅延の解消

といった効果が見込めます。
まずは一歩、「稟議決裁のデジタル化」から始めてみませんか？

よくある質問（FAQ）

Q. AI導入の費用は？
A. 月額1万円前後から導入できるSaaS型サービスが多数あります。無料トライアルで試せるツールも多いです。

Q. セキュリティ面が不安です。
A. 多くのクラウド型ワークフローサービスは、ISO27001やSOC2などの国際認証を取得しています。アクセス権設定やログ監視などのセキュリティ機能も完備しています。


この記事の執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（業務効率化支援）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん