結論から言えば、稟議ワークフローにおける「無駄な待ち時間」や「承認の停滞」は、AIツールの活用で劇的に改善できます。
通知の自動化・承認ルートの最適化・申請フォームの標準化・過去稟議の検索性向上など、AIによって従来の課題は“仕組み”で解決できます。
稟議を「面倒」「遅い」「止まるもの」から、「速い」「可視化できる」「誰でも進められる」業務に変える時代が、すでに始まっています。
稟議プロセスは本来、スムーズな意思決定を実現するためのもの。
しかし、現場では以下のような“無駄”が日常的に発生しています。
・申請フォーマットが部署ごとにバラバラで、書き直しや差し戻しが多い
・承認者の不在で稟議が数日止まってしまう
・メールや紙で進行するため、進捗がわからず“催促の催促”が発生
・過去の稟議データが探せないため、同じ内容を何度も申請
このような無駄は、「なんとなく時間がかかる」「気がついたら滞っていた」という“見えにくい損失”として蓄積していきます。
AI搭載の稟議ツールがもたらすのは、「自動化」だけではありません。
“人間がやらなくていい仕事”を見極めて任せることで、業務の本質的な価値を引き出します。
・承認ルートの自動設計
→ 申請内容に応じて、誰が承認すべきかをAIが判定。ルール変更にも柔軟対応。
・申請フォームの最適化・標準化
→ よくあるミス（記入漏れ・誤字・入力フォーマットミス）を自動検知・補完。
・自動通知・リマインド機能
→ 承認の遅延や放置を未然に防ぎ、滞留ゼロへ。
・過去稟議の検索性強化
→ テキスト解析やタグ付けによって、類似案件の参照・活用が即時に可能。
これにより、稟議は「人に依存する作業」から「AIが支える業務」へとシフトします。
AI稟議ツールの導入により、以下のような効果が確認されています。
・月間の稟議数が300件→500件に増えても処理スピードは2倍に向上
・承認にかかる平均日数が5日→当日中に短縮
・リモートワーク環境でも99%の稟議が円滑に進行
・属人化していた稟議作成が“誰でもできる業務”に標準化
ある中堅IT企業では、AI導入後「稟議の存在が目立たなくなった」と言います。
これは、“スムーズに回る仕組み”があることで、稟議が“止まらない存在”になったことの証です。
導入をためらう声として多いのが以下のようなものです。
「うちは稟議件数が少ないから」
「複雑な申請フローには対応できなさそう」
「ツールを使いこなせるか不安」
しかし、むしろ“小規模組織”や“属人化の多い職場”ほど、AIによる定型化・標準化の恩恵は大きくなります。
さらに、現在のAI稟議サービスはノーコード・シンプルUI設計が進化しており、ITリテラシーに自信がない職場でも安心して利用できます。
導入効果を最大化するには、以下のような点に注意しましょう。
稟議ルールの見直し：
ルールが複雑すぎると逆に運用が煩雑になるため、事前整理を。
部門ごとの運用方針の統一：
部署ごとに方針が異なると定着しづらくなる。
マニュアルの簡素化・教育：
社員が「ツールを使いこなせる」状態をつくる。
また、「最初から全部自動化」は避け、段階的導入が鉄則です。
稟議は“遅い”“止まる”ものではなく、“速く・透明で・再利用できる”プロセスに変えられます。
AIツールを使えば、無駄なやりとりを省き、業務の本質的なスピードと質を高めることができます。
「働き方改革」や「業務の見える化」が叫ばれる今、AIによるワークフローの最適化は“誰にとっても避けられない選択”なのかもしれません。
Q1. 稟議ワークフローのどこに“無駄”が多いの？
A. 承認遅延、記入漏れ、確認不足、データの属人化、検索性の低さなど、複数のボトルネックが存在します。
Q2. AIを導入することで、どんなメリットがある？
A. 申請ルートの最適化・通知の自動化・稟議作成の簡略化・履歴の自動管理などで、スピード・効率・再利用性が大幅に向上します。
Q3. 小規模な企業や自治体でも使える？
A. はい。クラウド型のAI稟議サービスなら、初期費用を抑えつつ小規模運用が可能です。導入事例も豊富にあります。
Q4. すでに稟議システムがある場合でも使える？
A. 他システムとの連携や置き換えも可能です。API連携機能を備えたサービスであればスムーズに移行できます。
執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング・業務改善専門）
監修：AIさくらさん開発チーム（25年以上のWebサイト改善・AI導入支援実績）
ツール提供：稟議決裁さくらさん
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
