稟議や決裁のサービスとは、ワークフローの一部である稟議書や承認書などの作成や管理をオンラインで行うことができるサービスです。従来は紙やメールで行っていた稟議や決裁のプロセスを、クラウド上で簡単に行うことができます。これにより、稟議や決裁のスピードや品質を向上させることができます。また、紙やメールの管理コストや手間も削減することができます。
稟議や決裁のサービスには、大きく分けて以下の3つの種類があります。
稟議書や承認書などのフォームをオンラインで作成し、送信や承認を行うことができるサービスです。フォームはテンプレートから選択したり、カスタマイズしたりすることができます。例えば、「Googleフォーム」や「Questetra BPM Suite」などがあります。これらのサービスは、フォーム作成が簡単で、様々な種類の稟議書や承認書に対応できるというメリットがあります。
ワードやエクセルなどのドキュメントをオンラインで作成し、送信や承認を行うことができるサービスです。ドキュメントは自由に編集したり、共有したりすることができます。例えば、「Googleドキュメント」や「Microsoft Office 365」などがあります。これらのサービスは、ドキュメント作成が柔軟で、複雑な内容やレイアウトに対応できるというメリットがあります。
稟議や決裁の流れをオンラインで設計し、実行することができるサービスです。フローはドラッグアンドドロップなどで簡単に作成したり、変更したりすることができます。例えば、「kintone」や「稟議決裁さくらさん」などがあります。これらのサービスは、フロー作成が直感的で、複数人や複数部署にまたがる稟議や決裁に対応できるというメリットがあります。
稟議や決裁のサービスを利用することで、以下のようなメリットが得られます。
紙やメールでは時間がかかっていた稟議や決裁のプロセスを、オンラインで即時に行うことができます。また、稟議書や承認書などの作成も簡単に行うことができます。これにより、業務の遅延やミスを防ぐことができます。
紙やメールではコストがかかっていた稟議や決裁の管理を、オンラインで無料または低価格で行うことができます。また、紙やメールの保存スペースも不要になります。これにより、経費削減に貢献することができます。
紙やメールでは手間がかかっていた稟議や決裁の確認や追跡を、オンラインで簡単に行うことができます。また、稟議書や承認書などの検索も素早く行うことができます。これにより、業務効率化につながることができます。
稟議や決裁のサービスは多数存在しますが、どれを選ぶべきかは以下のようなポイントに注意して判断する必要があります。
サービスによって料金体系は異なります。無料プランから有料プランまで様々です。予算に合わせて適切なプランを選ぶことが大切です。
サービスによって提供される機能は異なります。フォーム作成機能やドキュメント作成機能だけではなく、通知機能や履歴機能なども重要です。必要な機能を満たすサービスを選ぶことが大切です。
サービスによって操作性は異なります。使い方が分かりやすくて直感的なサービスを選ぶことが大切です。ITサービスに不慣れなユーザーが多い場合は、ユーザーフレンドリーで操作性がよいサービスを選ぶことで、使用率を保つことができます。
サービスによってセキュリティレベルは異なります。個人情報や機密情報を扱う場合は特に注意が必要です。安全性が高くて信頼性のあるサービスを選ぶことが大切です。
サービスを導入する目的を明確にすることが大切です。どのような課題を解決したいのか、どのような効果を期待しているのかを具体的に定めることで、サービスの選択や設定に役立ちます。
サービスを導入する前に、必要な準備をすることが大切です。稟議や決裁のルールやフローを整理し、関係者に周知することで、スムーズな移行を促進します。また、サービスの利用方法や注意点を教育することで、トラブルやミスを防ぎます。
サービスを導入した後に、効果や問題点を評価することが大切です。稟議や決裁のスピードや品質、コストや時間などの指標を定め、定期的に測定し、分析し、改善しましょう。
ワークフローを効率化することで、コストカットや時短などのメリットが得られます。稟議や決裁のサービスは、ワークフローの効率化に役立つツールです。種類やメリットを理解し、自分の目的や予算に合ったサービスを選びましょう。サービスも様々な種類があるので組織にベストな形になるようにサービスの比較検討をしっかり行いましょう。また、サービスの導入には、目的や準備や評価などのポイントに注意しましょう。ワークフローを効率化することで、業務の品質やスピードを向上させることができます。
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