結論から言うと、AIを活用したワークフロー改善は平均で30〜50％のコスト削減と大幅な業務スピード向上を実現します。特に稟議・決裁フローにAIを導入することで、承認プロセスが「数日 → 数時間」に短縮された事例もあります。つまり、AIによるワークフロー効率化は「コストカット」と「時短」の両方を叶える最適解です。
稟議や決裁のサービスとは、ワークフローの一部である稟議書や承認書などの作成や管理をオンラインで行えるツールです。従来は紙やメールで行っていたプロセスをクラウド上で効率的に処理でき、スピード・品質の向上とコスト削減を同時に実現できます。
さらに、AIを組み合わせることで承認ルートの自動判定や入力補助、リマインド通知の自動化など、従来以上の効率化が可能になります。
例えば、過去の承認履歴を学習したAIが「誰に承認依頼を送るべきか」を自動で判断したり、申請書の内容を自動チェックして不備を検出したりします。これにより、人的確認作業が減り、承認スピードはもちろん、ヒューマンエラーによる再申請のコストも削減されます。
稟議・決裁サービスには大きく3種類あります。それぞれの特徴を理解し、AI機能をどのように組み込めるかを考えることが重要です。
テンプレートから稟議書や承認書を作成し、オンラインで送信・承認できるタイプ。
例：「Googleフォーム」「Questetra BPM Suite」
AI活用例： 申請内容の自動入力補助、定型フレーズの自動生成。
WordやExcelなどの文書を共有・承認する形式。柔軟なレイアウト対応が可能。
例：「Googleドキュメント」「Microsoft Office 365」
AI活用例： 文章の自動要約や誤字脱字チェック、承認者向けの要点抽出。
承認ルートを可視化し、オンラインで設計・実行できるタイプ。複数部署をまたぐ稟議に強い。
例：「kintone」「稟議決裁さくらさん」
AI活用例： 申請内容から最適な承認ルートを自動選定、承認滞留を検知してリマインド送信。
1. スピードアップ
従来は数日〜数週間かかっていた承認フローが、AIによる自動化で数時間に短縮可能。
2. コストダウン
紙代・印刷費・郵送費・保管スペース削減に加え、AIによる工数削減で人件費も大幅削減。
3. 時短
検索・追跡・リマインドを自動化し、担当者が本来の業務に集中できる環境を実現。
4. 品質向上
AIによる自動チェックで、入力漏れやミスを減らし、再申請による手戻りを防止。
予算
無料から有料まで幅広く存在。AI機能搭載のサービスは中長期的にコスト削減効果が高い。
機能
フォーム作成・承認ルート設定だけでなく、AIによる自動化機能があるかどうかを確認。
使いやすさ
直感的に操作できるUIが重要。特にITリテラシーが低い職場では操作性が導入定着の鍵。
セキュリティ
個人情報・機密情報を扱うため、暗号化通信やアクセス制御の有無を必ず確認。
1. 目的の明確化
「コスト削減を最優先するのか」「承認スピード改善を狙うのか」目的を明確に。
2. 準備
既存のルールやフローを整理。関係者に導入目的を共有し、利用マニュアルを作成。
3. 評価
導入後は承認スピード・処理コスト・業務満足度を定期的に測定し、改善を繰り返す。
事例1：大手製造業
紙ベースでの稟議をAIワークフローに移行。年間で約40％の印刷・保管コスト削減に成功。
事例2：中小企業（IT系）
承認ルートをAIが自動判定。承認時間が平均3日 → 6時間に短縮され、営業部門の提案スピードが大幅に向上。
事例3：自治体
AIによる入力補助で、住民からの申請業務の処理スピードが約50％短縮。窓口の混雑緩和にも寄与。
AIを活用したワークフロー効率化は、稟議や決裁といった承認業務の「スピード」と「コスト削減」を両立します。特にペーパーレス化や承認ルート自動化によって、従来の手作業では不可能だったレベルの効率化が可能です。
導入の目的を明確にし、AI機能を備えたサービスを選定することで、組織の業務効率は飛躍的に向上します。
Q1. AIを導入するとどのくらいコスト削減できますか？
→ 導入規模によりますが、ペーパーレス化と自動化によって30〜50％のコスト削減が期待できます。
Q2. 小規模な会社でもAIワークフローは導入できますか？
→ はい。クラウド型サービスを利用すれば、初期投資を抑えながら導入可能です。
Q3. 導入に失敗しやすいポイントは？
→ 「目的の曖昧さ」と「社内周知不足」です。導入前にルール整備と関係者教育を徹底しましょう。
Q4. セキュリティ面は安全ですか？
→ 多くのAIワークフローサービスは通信暗号化やアクセス制御を備えており、紙やメールよりも安全です。
執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
