仕事を自動化すると、時間やコストの効率化はもちろん、ミスや漏れの防止、ワークライフバランスの向上、クリエイティブな仕事に集中できるというメリットがあります。 仕事を自動化するには、ワークフローという概念が重要です。 ワークフローとは、仕事の流れや手順を明確に定義し、必要な人やツールに割り当てることです。 ワークフローを作成することで、仕事の効率化や品質向上が期待できます。
では、どんなワークフローがあるのでしょうか？ 次の見出しでは、稟議関連のサービスをメインに、各種類のワークフローを例を挙げながら紹介していきます。
稟議とは、会社内で何かを決めるときに必要な承認や報告のことです。 稟議は、紙やメールで行うことが多いですが、これらは紙の管理や保管が大変だったり、メールのやり取りが煩雑だったり、承認者や関係者の確認が遅れたり、履歴や状況が把握しにくかったりという問題があります。 そこで、稟議関連のサービスを使うと、紙やメールを使わずにオンラインで稟議を作成・申請・承認・管理できるというメリットがあります。 また、承認者や関係者に自動的に通知やリマインダーが送られたり、履歴や状況が一目でわかるダッシュボードやレポートが利用できたり、様々なシステムと連携してデータの入力や出力を自動化できたりという機能も充実しています。
例えば、Shinseiは稟議作成から承認までをシンプルに行えるサービスです。テンプレートや条件分岐などの機能も充実しています。 Jinjerは稟議だけでなく、勤怠や経費などの業務も一元管理できるサービスです。AIやOCRなどの技術も活用しています。 Approvalは稟議だけでなく、契約書や見積書などの文書も作成・管理・署名できるサービスです。電子署名やブロックチェーンなどの技術も活用しています。
稟議関連以外にも、様々なワークフローがあります。 例えば、マーケティングワークフローはマーケティング活動の計画・実行・分析・改善を行うワークフローです。HubSpotやMarketoなどのサービスがあります。 セールスワークフローはセールス活動のプロセス・パイプライン・フォローアップを行うワークフローです。SalesforceやZoho CRMなどのサービスがあります。 カスタマーサポートワークフローはカスタマーサポートのチケット・対応・評価を行うワークフローです。ZendeskやFreshdeskなどのサービスがあります。 プロジェクト管理ワークフローはプロジェクトのタスク・期限・進捗・コミュニケーションを行うワークフローです。AsanaやTrelloなどのサービスがあります。
この記事では、仕事を自動化するために必要なワークフローについて紹介しました。 ワークフローは、仕事の流れや手順を明確に定義し、必要な人やツールに割り当てることです。 稟議関連のサービスをメインに、各種類のワークフローを例を挙げて紹介しました。 仕事を自動化することで、時間やコストの削減、ミスや漏れの防止、ワークライフバランスの向上、クリエイティブな仕事に集中できるというメリットがあります。 ぜひ、あなたもワークフローを活用してみてください！
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