稟議決裁システムとは、企業や組織で必要な稟議（承認申請）を効率的に管理するためのシステムです。 稟議決裁システムを導入することで、紙やメールでの稟議申請や承認の手間や時間を削減し、業務のスピードや品質を向上させることができます。
しかし、稟議決裁システムには様々な種類があり、自分の組織に合ったものを選ばなければ、逆に稟議申請や承認のプロセスが複雑化したり、ミスや遅延が発生したりする可能性があります。 また、導入前後の準備や運用も重要であり、十分な研修やトレーニングを行わなかったり、業務プロセスとシステムの整合性を確認しなかったり、システムの改善やアップデートを怠ったりすると、稟議決裁システムの効果が得られないこともあります。
そこで、この記事では、稟議決裁システムの失敗する理由と改善方法について、ワークフローという観点から解説します。 ワークフローとは、稟議申請や承認の流れを図示したもので、稟議決裁システムの機能や特徴を表す重要な要素です。 ワークフローには大きく分けて3つの種類があります。
フリーフローとは、稟議申請者が自由に承認者を選べるタイプのワークフローです。 例えば、経費精算や出張申請などの場合、申請者は自分の上司や部署長などに直接申請することができます。 フリーフローのメリットは、柔軟性が高く、状況に応じて最適な承認者を選べることです。 また、承認者も自分が必要と判断した場合には、他の承認者に委任することができます。 フリーフローのデメリットは、承認ルールが明確でないため、承認者が多くなったり重複したりする可能性があることです。 また、承認者が不在だったり変更されたりする場合には、申請者が再度申請しなければならない場合があります。
フリーフローを採用する場合には、以下のようなポイントに注意してください。
・承認ルールを事前に決めておく
・承認者の不在や変更に対応できるようにする
・承認履歴や状況を確認できるようにする
テンプレートフローとは、種類ごとにあらかじめ定められた承認ルールに沿って申請・承認するタイプのワークフローです。 例えば、購買申請や契約書作成などの場合、申請者は事前に設定された承認ルートに従って申請することになります。 テンプレートフローのメリットは、承認ルールが統一されているため、承認者が少なく済み、ミスや遅延が少なくなることです。 また、申請者も承認者も自分の役割や責任が明確になります。 テンプレートフローのデメリットは、柔軟性が低く、状況に応じて承認ルートを変更することが難しいことです。 また、テンプレートを作成・管理するコストがかかります。
テンプレートフローを採用する場合には、以下のようなポイントに注意してください。
・テンプレートを定期的に見直して最適化する
・テンプレート外のケースに対応できるようにする
・テンプレート作成・管理権限を明確にする
パラメータフローとは、申請内容や条件に応じて自動的に最適な承認ルートを生成するタイプのワークフローです。 例えば、予算や期間などのパラメータを入力すると、それらに基づいて必要な承認者や順序が決まります。 パラメータフローのメリットは、柔軟性と効率性を両立できることです。 申請者も承認者も手間や時間をかけずに最適な申請・承認プロセスを実現できます。 パラメータフローのデメリットは、システム開発・導入・運用・保守などのコストが高くなることです。 また、パラメータ設定やルール設計が複雑化する可能性があります。
パラメータフローを採用する場合には、以下のようなポイントに注意してください。
・パラメータ設定やルール設計を事前に検討しておく
・システム開発・導入・運用・保守体制を整える
・システム障害や不具合への対策を行う
種類だけではなく、導入前後の準備や運用も重要です。 導入前には従業員の研修や業務プロセスの見直しを行い、導入後もシステムの改善やアップデートを行うことで、稟議決裁システムの効果的な活用を目指しましょう。
稟議決裁システムを導入する前には、従業員に対してシステムの操作方法や使い方についての研修を行うことが重要です。 システムの操作方法や使い方を理解していないと、稟議書の作成や承認に手間取ったり、ミスや遅延が発生したりする可能性があります。 また、システムに対する不満や抵抗感が高まり、利用率が低下することもあります。
研修では、以下のような内容を伝えることが望ましいです。
・システムの目的やメリット
・システムの機能や特徴
・システムの操作方法や手順
・システムの利用上の注意点やルール
・システムの問い合わせ先やサポート体制
・研修は、導入前だけでなく、導入後も定期的に行うことで、システムの利用状況や問題点を把握し、改善策を講じることができます。
稟議決裁システムを導入する前には、既存の業務プロセスとシステムの整合性を確認することが重要です。 システムが想定するフローと実際の業務フローが合致しない場合、承認ルートや承認者が適切でなくなったり、稟議書が滞留したりする可能性があります。 また、業務プロセスが変更された場合にも、システムに反映させる必要があります。
業務プロセスの見直しでは、以下のような内容を検討することが望ましいです。
・稟議申請や承認に関わる人や部署
・稟議申請や承認に必要な条件や基準
・稟議申請や承認にかかる時間やコスト
・稟議申請や承認に関する問題点や改善点
・業務プロセスの見直しは、導入前だけでなく、導入後も定期的に行うことで、最適化することができます。
稟議決裁システムを導入した後も、システムの改善やアップデートを行うことが重要です。 システムに不具合やバグが発生した場合や、新しい機能やサービスが提供された場合など、システムの状況は常に変化します。 そのため、システムを最新の状態に保つことで、安全性や利便性を高めることができます。
システムの改善やアップデートでは、以下のような内容を行うことが望ましいです。
・システムのチェックやメンテナンス
・システムのカスタマイズやアップデート
・システム障害や不具合への対策
・利用者からのフィードバックや要望への対応
システムの改善やアップデートは、定期的に行うことで、システムの効果的な活用を目指すことができます。
稟議決裁システムはワークフローの種類によって特徴やメリット・デメリットが異なります。 自分の組織に合った種類を選ぶことで、稟議決裁システム導入の失敗を防ぎ、改善効果を高めることができます。 組織の成長に合わせることができるかなども念頭に検討を重ねることをお勧めします。
ワークフローの種類は以下の通りです。
フリーフロー：柔軟性が高いが承認ルールが明確でない
テンプレートフロー：承認ルールが統一されているが柔軟性が低い
パラメータフロー：柔軟性と効率性を両立できるがコストが高い
しかし、種類だけではなく、導入前後の準備や運用も重要です。導入前には従業員の研修や業務プロセスの見直しを行い、導入後もシステムの改善やアップデートを行うことで、稟議決裁システムの効果的な活用を目指しましょう。
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