稟議決裁システムとは、紙やメールで行っていた承認申請をデジタル化し、効率化するツールです。
しかし、単に有名なシステムだからという理由で選ぶと、自社の実態に合わず失敗する原因となります。
多くの企業で起こる失敗の典型例は、システムが想定している標準的なフローと、自社の実際の業務フローとの間にギャップがあるケースです。
今回取材した企業の担当者様も、導入前には以下のような切実な課題を抱えていました。
「以前使っていたシステムの期限が迫り比較検討したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）
このように、合併や事業拡大を経た組織では、一般的なパッケージシステムをそのまま当てはめることが難しく、無理に導入すると現場の反発や業務効率の低下を招きます。
改善のためには、まず自社の業務がどのワークフローのタイプに当てはまるかを知る必要があります。
稟議決裁システムの根幹となるワークフロー（承認ルート）には、大きく分けて3つの種類があります。
それぞれの特徴と、どのような業務に向いているか、具体的なイメージを用いて比較します。
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【種類：フリーフロー】
承認ルートの特徴：申請者が承認者を自由に選択・指名できる
具体的な利用シーン：小規模オフィスの経費精算
メリット：柔軟性が高く、急な変更に強い
デメリット：承認ルールが曖昧になり、統制が効かなくなる
【種類：テンプレートフロー】
承認ルートの特徴：事前に決められた型通りに流れる
具体的な利用シーン：定期的な備品購入・交通費申請
メリット：ルール統一でミスや不正を防げる
デメリット：柔軟性が低く、特殊なケースに対応できない
【種類：パラメータフロー】
承認ルートの特徴：金額や条件でルートが自動分岐する
具体的な利用シーン：高額な契約・稟議
メリット：効率とコンプライアンスを両立
デメリット：設定や開発コストが高く、導入ハードルが高い
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上記3つのうち、どれか一つが正解というわけではありません。
重要なのは、自社の事情（複雑さ）に耐えられるかどうかです。
取材した企業の場合、既存の型（テンプレート）や単純な分岐だけでは対応しきれない複雑さがありました。
そこで選ばれたのが、「稟議決裁さくらさん」のような柔軟にカスタマイズに応じてくれるサービスとパートナーです。
「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）
システムに合わせて業務を変えるのではなく、業務に合わせてシステムを柔軟に調整（改善）できるかが、失敗しないための最大のポイントと言えます。
適切なシステムを選んだ後も、導入前後の準備を怠ると失敗につながります。
ここでは「プロセス見直し」、「研修」、「継続的な改善」の3点について、実例を交えて解説します。
システムを入れれば自動的に整理される、というのは誤解です。
導入前には、既存の業務プロセスとシステム仕様の整合性を確認し、徹底的に擦り合わせる必要があります。
この工程を軽視すると、稼働後に「承認が回らない」という事態に陥ります。
取材した企業でも、この調整フェーズに最も注力していました。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダーも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」（インタビューより）
一般的に、新しいシステムを入れる際は大規模な従業員研修が必要です。
しかし、UI（見た目・操作性）が優れたシステムを選べば、この負担を劇的に改善できます。
操作が難解なシステムは、分厚いマニュアルが必要となり、現場の失敗（入力ミスや操作ミス）を誘発します。
一方で、直感的なシステムを選んだ企業では、以下のような成果が出ています。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）
システムは導入して終わりではありません。
組織の変化に合わせて改善し続ける必要があります。
バグ修正などの保守はもちろん、AI活用や新ルール対応など、将来を見据えたアップデートができるベンダーを選びましょう。
「稟議は企業ごとに細かなルールや文化があるので、これからも必要に応じて相談しながら、より現場に合った形に育てていけたらと感じています」（インタビューより）
A：自社の業務フローとシステム機能の不一致です。
特に組織変更が多い企業が、柔軟性のないパッケージ製品（テンプレートフローのみ等）を導入してしまい、現場の運用が回らなくなるケースが多く見られます。
A：機能の多さよりも、カスタマイズの柔軟性とベンダーの伴走力を重視することです。
記事内の事例のように、導入時にベンダーと協力して自社仕様に徹底的に合わせることで、その後の運用がスムーズになり、業務改善につながります。
稟議決裁システムの導入で失敗しないためには、ワークフローの種類（フリー・テンプレート・パラメータ）を理解した上で、自社の複雑なルールに対応できる柔軟なシステムを選ぶことが重要です。
システムは単なる道具ですが、それを導入する過程で業務フローを見直し、現場が使いやすい形に改善していくプロセスこそが本質です。
今回の事例のように、自社の課題に寄り添い、共にシステムを育ててくれるパートナーを見つけることから始めてみてはいかがでしょうか。
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