従来型の稟議システムで多くの担当者が感じている悩みは次の通りです。
・申請の手順が複雑：
入力項目が多すぎて、申請書を作るだけで30分以上かかる
・承認者の反応が遅い：
誰が止めているのか分からず、進捗が不透明
・フォーマットが使いにくい：
部署ごとにルールが異なり、記載漏れやミスが頻発
・モバイル非対応：
外出先で承認できず、決裁が遅れる
・属人化：
担当者が休むと進まない
これらの問題は「小さな遅延の積み重ね」が原因で、1件ごとの時間はわずかでも、年間で換算すると大きな損失となります。たとえば、1件あたりの承認遅延が平均2日発生している企業では、年間数百件の稟議で合計数千時間のロスが発生している計算になります。
AIが過去の申請内容を学習し、自動補完や項目削減を行います。
例えば、同じような出張申請を繰り返す場合、AIが「前回と同じ内容ですか？」と提案してくれるため、数クリックで申請が完了します。これにより申請時間を従来の半分以下に短縮できます。
従来は「誰の承認で止まっているのか分からない」という悩みがありました。AIを組み込むと、承認者に自動でリマインド通知を送り、滞留を防ぎます。さらに、承認権限をAIが判定し、必要に応じて代理承認を提案することも可能です。
これにより、「申請から承認まで3週間かかっていたものが3日で完了」という改善事例も出ています。
AIは利用者ごとの行動履歴を学習し、「よく使うメニュー」を優先的に表示するなど、パーソナライズされた画面を提供できます。これにより、ITリテラシーが高くない社員でも直感的に操作可能になります。
AI搭載システムでは、承認フローのどこで停滞しているのかをリアルタイムで可視化できます。さらに、データ分析機能により「どの部署で承認が遅れる傾向にあるか」なども抽出可能。経営層にとっては、業務改善の意思決定に直結する重要な指標となります。
従来システムに比べて、AIを導入すると稟議処理にかかる時間が最大90％削減できます。特に、多部署をまたぐ承認フローを持つ大企業ではその効果が顕著です。
AIが蓄積された稟議データを分析し、「承認に平均何日かかっているか」「特定部署での遅延が多いか」などを可視化します。これにより、経営層はデータに基づいた改善策を迅速に実行できます。
AI稟議システムは、会社のルールや業種に応じて柔軟に設定変更が可能です。たとえば、製造業では「安全規則遵守チェック」を、IT企業では「クラウド利用申請チェック」を自動化するなど、業界特化のカスタマイズが可能です。
従来は紙とExcelを組み合わせた稟議で、承認完了まで平均7日かかっていたが、AI稟議システム導入後は平均2日に短縮。月200件以上の申請があるため、大幅な業務効率化を実現。
社員がリモート勤務中心となり、稟議承認が滞っていたが、AIによる自動通知とモバイル承認機能を導入した結果、承認スピードが3倍向上。社員からの満足度も高く、定着率が上昇。
申請フォーマットの記載漏れが多く再申請が頻発していたが、AIによる入力補完でエラー率を80％削減。事務負担が大幅に減少。
どのプロセスが一番遅れているのかを把握することで、AI導入の優先順位が明確になります。
全社一斉導入ではなく、一部部署から始めて検証し、改善を重ねながら拡大していくのが成功の近道です。
せっかくAIを導入しても「使い方が分からない」と定着しません。マニュアルや研修、ヘルプ機能を整備することが大切です。
稟議システムの使いづらさに悩んでいる企業は少なくありません。しかし、AIを取り入れた新しい稟議システムを導入することで、業務効率は大きく改善されます。
承認スピードの向上、進捗状況の可視化、ユーザーに優しい操作性——これらの変革は組織全体の生産性を底上げします。
「稟議に時間を奪われる時代」は、もう終わりにしませんか？
Q1. 稟議システムの悩みをAIで本当に解決できますか？
A1. はい。承認フローの自動化や進捗の可視化により、稟議停滞の大半はAIで解消可能です。
Q2. AI稟議システムの導入コストは高いですか？
A2. 初期費用は発生しますが、業務効率化によるコスト削減効果で、多くの企業が数ヶ月〜1年以内に投資回収しています。
Q3. セキュリティ面は大丈夫でしょうか？
A3. 最新の稟議システムはアクセス権限管理やログ監査機能を備えており、従来型システムよりも安全性が高い設計になっています。
Q4. 導入期間はどのくらいかかりますか？
A4. 規模によりますが、小規模な部署であれば1〜2ヶ月、大規模導入でも半年程度で運用開始可能です。
執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
