長年自動車メーカーに勤め、数多くのプロジェクトを担当してきましたが、いつまでたっても「稟議書」の作成や承認は大変な作業です。これまでの経験からも、稟議書の手続きは時間がかかり、社内の承認が得られるまでのプロセスは簡単にはいかないことを痛感しています。
ある時、新規プロジェクトを任された私は、計画に必要な外注費や経費を申請するため、稟議書を提出しました。ですが、上司が不在で承認が滞り、結果としてプロジェクトが大幅に遅延してしまったのです。会社の競争力を高めるためにはスピードが命だと考え、「このままではいけない」と強く感じました。そこで、社内の承認フローを見直すべく調べていた時に目にしたのが「稟議決裁システム」でした。
このシステムは書類の電子化と、承認フローを自動化することで、稟議書の決裁スピードが圧倒的に向上することが特徴です。従来の手続きと比べると、稟議書の管理がシンプルになり、ITに慣れていない社員でも簡単に利用できる点が魅力的でした。導入前にはサポート会社から丁寧な説明があり、疑問点を解消できたため、不安なく導入を進めることができました。
稟議書の電子化には以下のような数多くのメリットがあり、どれも業務改善につながりました。
稟議書を紙で回覧する必要がなくなり、各承認者がオンライン上でボタン一つで承認できるようになります。これにより、承認までの時間が飛躍的に短縮され、業務のスピード感が格段にアップしました。
書類が紙からデジタルに変わることで、オフィス内の書類保管スペースが不要になります。電子データは少ないスペースで管理でき、オフィススペースの有効活用が可能です。
稟議書が電子化されたことで、簡単に検索・参照できるようになりました。複数の部署で同じ稟議書を扱う場合も、データベース内で同時にアクセスでき、業務がよりスムーズに進行します。
紙書類では紛失や劣化のリスクがありますが、電子化することでデータをバックアップでき、システム上で強固に保護可能です。さらにアクセス権限の設定が容易で、データの安全性も向上しました。
稟議決裁システムの導入プロセスでは、社内で使用していた書類フォーマットのデータ移行や、既存システムとの統合をAIが自動で実行してくれました。準備した社員データやフォーマットもスムーズに組み込まれ、想定よりも手間は少なくて済みました。導入後、実際にシステムを利用してみると、従来に比べて1/10の速さで稟議書の承認が完了するようになり、これまでにない業務効率の向上が実現しました。
これまで稟議書の作成や確認に時間がかかっていたため、社内での稟議承認は業務上のボトルネックとなっていました。しかし、このシステムの導入により、社員は稟議書の作成や承認にかけていた時間を大幅に削減でき、より本来の業務に集中できるようになったのです。特に、経営層でもITが苦手な方が簡単にシステムを利用できるという点が、社内での評価を高めています。
システム導入後、稟議の承認が迅速になったことで、業務効率だけでなく、社員のモチベーションも向上しました。特に、若手社員や新しいアイデアを持つ社員が積極的に企画を提案するようになり、「前向きな社内風土」が形成されたと感じます。以前の稟議承認手続きにかかっていた時間が大幅に短縮されたことで、社員は次々と新しいプロジェクトや業務改善の提案を行うようになり、結果として会社全体のパフォーマンスが向上しました。
例えば、新しい販売販路を開拓したいという企画書が速やかに承認されたことで、数ヶ月かかると予想されていた取引先との提携が迅速に実現しました。また、社内での円滑な稟議承認により、製品開発のプロセスが効率化され、業務のスピードアップとコスト削減も達成できたのです。このように、稟議決裁システムの導入は、日々の業務負担を軽減するだけでなく、会社全体の成長にも大きく寄与しています。
今後も「稟議決裁システム」を活用し、新しいビジネスチャンスを逃さないよう、効率的で柔軟な組織作りを目指していきたいと思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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