自動車メーカーに勤めて、数十年...
数々のプロジェクトを担当してきましたが、何度やっても慣れないものがあります。
それは「稟議書」です。
経験のある方なら分かると思いますが、大変面倒くさい＋時間が掛かるので、誰も率先してやりたがりません。
以前、上司から新規開発のプロジェクトに参加してみないか？と声が掛かったことがありました。
その時の私は緊張で震えながらも、新規プロジェクトを任せてもらえる嬉しさでいっぱいでした。ですが、あんなにも稟議書でプロジェクトを進めるのに苦労することになるとは…。当時の私は考えていませんでした。
新規プロジェクトで必要となる外注費、物品購入、経費や時間については、稟議書を作成し、事前に会社へ決裁をとる必要があります。
企画内容もまとまり、プロジェクトに必要な経費などを申請するために稟議書を提出していたのですが、なかなか決裁が下りてきませんでした。
痺れを切らして、書類を確認してみると、ある上司の机の上に置いてあったのです。
「数週間前に提出した稟議書がなぜここにあるのだろうか…？」
「あ、田中課長なら現在、数日前から別の支社に視察にいっていますよ。多分、明後日には戻られるかと思います。」
「え」
当時、稟議書は回覧板のように回っており、確認して問題なければ決済者の印を押すという形でした。また、自動車メーカーでは複数の子会社や工場がある事もあり、数日間上司がいないことが多くありました。今回もそのパターンだったようなのですが、稟議書の期限も迫っていたこともあり、非常に焦りました。
新規プロジェクトの稟議書ということもあり、確認が遅くなるだろうと思い、いつもよりも
余裕を持って出したはず、これでは早く出した意味がない...！
だが、どんなに焦っても、確認してくれる上司はここにはいません。
視察から戻ってきた上司に朝一で声を掛けてみたのですが、あと一歩のところで期限が過ぎてしまい、結果プロジェクトは大幅の遅れを出すことになったのでした。
「これでは新しいプロジェクトを立てても、時間も労力も無駄になってしまう…」
「何よりも新製品は他の企業に追い抜かれないためにもスピードが命なのに致命的だ…」
そんな苦い経験をしたこともあり、私は決意をしたのです。
こんな無駄なことを繰り返さないためにも、社内の仕組みを変えることをしなければ…！
私はいくつか稟議システムやワークフローを調べていたところ、1つのサービスに目が止まりました。
「脱ハンコ・電子化で紙の承認フローを自動化ができる” 稟議決裁 ”」
でも、電子化は他のサービスでもできるよな…ん？面倒なフロー設定はAIが自動で実行？
サービス内容を確認してみると、様々な機能とサポートがついているようでした。
まず注目したのは書類の電子化です。
1. スピードアップ：電子化することで、書類を手作業で処理する必要がなくなり、作業時間が大幅に短縮されます。
2. スペースの節約：書類を紙で保管している場合、大量のスペースを必要としますが、電子化することで、書類を簡単に保存・管理できるため、スペースの節約ができます。
3 検索・参照のしやすさ：電子化することで、書類を簡単に検索・参照することができます。また、複数人で同じ書類を扱う場合も、電子化することで、同時にアクセスすることができます。
4 データの保護：紙の書類は、紛失や盗難、水害などのリスクがありますが、電子化することで、データのバックアップやセキュリティ対策を行うことで、データの保護ができます。
以上、電子化することで得られるメリットがあり、自分が改善したいと思っていた箇所を解消できそうでした。
早速、そこの会社に問い合わせて、稟議決裁システムの導入を進めました。
私は通常の業務を行いながら、移行に関わる業務をやらないといけないと思っていましたが、そこの部分はAIが自動で分類・管理を行ってくれました。
社員データやフォーマットの準備はこちら側でやりましたが、思っていた以上に作業量は少なく、不安はありませんでした。
稟議書の電子化による効果は、時間短縮やコスト削減などが期待されます。例えば、ある会社では、稟議を電子化することで、年間約4,000時間分の稟議にかかる時間を削減し、何百万のコスト削減に成功しました。
また、ある学校でも、稟議書以外にも、事前相談書や月次報告書なども順次電子化が進んでいます。1年半の導入後には、2,500件の稟議書がデジタル化されました。
導入を検討している場合は、導入の準備やステップを知っておくことをおススメします。
最初に、稟議書の電子化が必要な理由を明確にし、導入の目的や目標を定めます。また、どのような機能や要件が必要かを検討し、導入に向けた計画を立案します。
導入準備として、導入する稟議決裁システムを選定します。複数のシステムがあるため、自社のニーズや予算に合ったものを選ぶことが重要です。また、システム導入に関わる予算やスケジュールを確定させます。
選定した稟議決裁システムを導入する際に、必要なカスタマイズや設定を行います。これには、稟議書のフォーマットやワークフローの設計、アクセス権の設定などが含まれます。
導入されるシステムを利用するユーザーに対して、システムの操作方法や利用方法についてのトレーニングを実施します。これにより、ユーザーがシステムを効果的に活用できるようになります。
大規模な組織では、一度に全ての部署や担当者に新しいシステムを導入することは難しい場合があります。そのため、段階的な導入を行うことが一般的です。まずは、特定の部署やプロジェクトから始め、徐々に全体に拡大していきます。
システム導入後、実際の稟議書の処理をテストし、システムの機能や性能を評価します。また、ユーザーからのフィードバックを収集し、必要に応じてシステムの改善や調整を行います。
システムが導入された後も、定期的な運用と維持が重要です。システムの監視やメンテナンスを行い、トラブルが発生した場合には迅速に対応します。また、ユーザーからの要望や改善点に対応し、システムを最新の状態に保ちます。
これらの手順を踏むことで、稟議書の電子化導入プロセスが効果的に進行し、組織全体の業務効率や生産性の向上に貢献することが期待されます。
導入前も、サポート会社から詳しく丁寧な説明があったことと最初の準備以外は本当にAIが設定してくれたので、手間が少なく済みました。
実際にサービスを導入してみると劇的に社内の仕組みが変わったのです。
「前の稟議書を通すよりも1/10も早い！承認する側はボタン1つの簡単な操作だから、あのITが苦手だと反対していたな常務も” 稟議決裁システム ”を使えている！」
稟議書の確認に掛かっていた手間が減って良かったと思っていたのですが、実は社内ではこんな変化が起きていました。
「いままで稟議書を作成するのにも、確認するにも時間が掛かって苦手だったのですが、あっという間に稟議書が終わったので、以前よりも業務に集中することができ、業績も上がってきました！」
「先輩、新しい販売販路を広げたいと思い、企画書を提出したのですが、もう決済が通りました！これから工場へと相談したいのですが、どこかよいところはありますか？」
と笑顔で話す社員が増えてきたことや、やる気に満ち溢れる後輩がでてきたなど、嬉しい声が溢れたのです。
稟議書が以前よりも何十倍も決裁が下りるスピードが早くなったことで、業務に集中できる時間が増えたり、精神的にも余裕が生まれたことで社員が新しいことに積極的に取り組むようになり、想像していた以上のメリットがありました。
これならどこよりも早くビジネスチャンスを掴むことができます。
本当に” 稟議決裁システム ”を導入して良かったと感じました。
これからも” 稟議決裁システム”を使って、様々なビジネスチャンスを掴んでいきたいと思います。
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