初心者でもわかる稟議の基本と、AIで業務効率化を実現する方法

稟議とは？その目的と重要性を押さえよう

稟議とは、企業や組織の中で「何かを決定するために、複数の承認者から順番に承認を得るプロセス」です。例えば、以下のような場面で活用されます。

・新しいシステムやツールの導入
・高額な備品の購入
・予算の増額や変更
・社外との取引契約

このように、稟議はただの“紙の手続き”ではなく、組織内での合意形成や意思決定の要（かなめ）です。情報を記録として残すことで、後々のトラブルを防ぐという側面もあります。

初心者がつまずく「稟議の壁」とその回避法

「稟議を通す」ことは、最初は難しく感じるかもしれません。特に以下のような悩みはよく聞かれます。

・何から書けばいいのか分からない
「結論を先に書く」ことが鉄則です。背景よりも、「なぜ、何を、いくらで、いつまでに」という要素を最初に書きましょう。

・内容が曖昧で、承認が却下される
上司は“根拠”を求めています。「予算の内訳」「目的の明確さ」「導入の効果」などを数値や事例で具体的に記載しましょう。

・承認に時間がかかり、業務が止まる
これこそAIが得意とする部分。承認者への通知やリマインドを自動で送ることで、停滞を防げます。

稟議書の基本構成と、今すぐ使える書き方のコツ

稟議書は、以下のような構成に沿って書くとスムーズです。

・件名（タイトル）
一目で何の稟議か分かるように。例：「営業部向け新規タブレット導入について」

・目的・概要（冒頭に結論）
「営業活動の効率化を目的とし、10台のタブレット導入を提案します」など、要点を先に伝える。

・背景・理由
なぜそれが必要なのか。現状の課題や業務改善ポイントを明記。

・費用や見積もり
価格、導入費用、運用費などを明記し、必要に応じて見積書を添付。

・添付資料や参考情報
製品カタログや比較資料などがあれば、説得力が増します。

稟議×AIで劇的効率化！導入すべき活用ポイント

近年、AIの進化によって稟議業務にも革新が起きています。中でも注目すべき活用方法は以下の3つです。

1. 稟議テンプレートの自動生成

AIチャットボットに「この内容で稟議書を書いて」と依頼すれば、自動で文案が生成されます。フォーマットを学習させれば、自社用に最適化された稟議がすぐに出力可能に。

2. 文面チェックで誤字脱字・曖昧さを改善

AIが「この文章、意味が曖昧です」「数字が抜けています」とリアルタイムに指摘してくれるため、提出前のチェック精度が格段にアップ。

3. 承認プロセスの自動通知と進捗管理

AIさくらさんのようなツールでは、稟議が停滞しないよう承認者へ自動で通知し、ステータス管理まで可能。誰で止まっているかが一目で分かる仕組みです。

稟議の未来：AIによって業務はどう変わる？

「稟議は時間がかかるもの」という常識は、もはや過去のものになりつつあります。AIを活用すれば、「作成→提出→承認→記録」のすべてが自動でスムーズに回る時代へと突入しています。

AIは単なるツールではなく、「時間を創り出す存在」。その時間を、もっと重要な判断や提案業務に使える未来がすぐそこにあります。

よくある質問（FAQ）

Q1：稟議と申請書の違いって何？
A：申請書は特定の部署への申請を指しますが、稟議は複数部門や上層部への“合意形成”を目的とした書類です。

Q2：AIってどこまで自動化できるの？
A：テンプレートの作成、文章のチェック、承認の通知、履歴管理まで、実務の大部分をサポート可能です。

Q3：導入にコストはかかる？
A：月額数千円から導入できるAI稟議ツールもあり、少人数の会社でも導入しやすい設計になっています。


執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修： AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん