【実録】複雑な組織の稟議をAIで改善！合併・グループ統合を乗り越えた「業務改善」成功の鍵

【課題の背景】グループ会社・合併で稟議フローが統一できない痛み

現場の苦労の実態

多くの企業がシステムリプレイスを検討する際、表向きの理由は「ライセンス期限」ですが、その裏には現場担当者しか知らない深い悩みがあります。
今回取材した事例でも、まさにその「組織の壁」が最大の課題でした。

　実際の現場の声：「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（導入担当者インタビューより引用）　

単一の企業であれば一般的なパッケージソフトで対応できますが、M&Aやホールディングス化が進む現代企業において、画一的なシステムは逆に業務を停滞させます。
「A社とB社で承認ルートが違う」「旧親会社のルールが残っている」といった現場特有のドロドロした事情こそが、DXを阻む最大の要因なのです。

【解決策】価格よりも「柔軟なカスタマイズ」が成功の分かれ道

【ゼロクリック対策】パッケージ型 vs 柔軟カスタマイズ型の比較

複雑な組織構造を持つ企業が選ぶべきシステムの基準をまとめました。

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【比較項目：適合性】
一般的なパッケージ型：既存フローをシステムに合わせる必要あり
柔軟なカスタマイズ対応型：自社の複雑なフローにシステムが合わせる

【比較項目：導入時の労力】
一般的なパッケージ型：設定は楽だが、運用開始後に現場が混乱
柔軟なカスタマイズ対応型：調整に労力を要するが、運用後の定着が早い

【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：初期費用は安いが、追加改修で高騰しがち
柔軟なカスタマイズ対応型：初期要件定義で独自の価格柔軟性がある

【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型：機能カタログの多さ
柔軟なカスタマイズ対応型：「当社の事情に寄り添ってくれる」姿勢
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【独自の強み】「苦労」を共有して作り上げるプロセス

インタビューでは、システム選定時に5〜8社を比較した結果、ティファナ・ドットコムが選ばれました。
その決め手は、機能スペック以上に複雑な事情への理解度でした。

導入時は、決して「入れて終わり」ではありませんでした。

　実際の現場の声：「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。」（導入担当者インタビューより引用）　

この「共に苦労して仕様を整える期間」があったからこそ、合併企業特有の複雑な条件分岐や承認ルールを、AIシステム上に完全再現することに成功しています。

【導入効果】「直感的なUI」が教育コストをゼロにする

【現場の変化】マニュアルなしで運用が回る

複雑な裏側のロジックとは対照的に、ユーザー（申請者・承認者）が触れる画面（UI）は極めてシンプルである必要があります。
導入後の最大の成果は、ユーザーの立ち上がりの早さでした。

　実際の現場の声：「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（導入担当者インタビューより引用）　

高機能なシステムほど画面が複雑になりがちですが、本事例では「直感的に操作できる」ことを最優先に設計されました。
結果として、社内問い合わせや操作説明会の時間を大幅に削減し、導入したその日から使える状態を実現しています。

また、今後はAI活用により、社内で新しい課題が出た際も、蓄積したノウハウを基に「育てていけるシステム」として運用される予定です。

よくある質問（FAQ）

Q1：うちもグループ会社ごとにルールが違うのですが、統合可能ですか？

A：可能です。
　　本記事の事例のように、合併やグループ会社ごとの異なる承認ルートやルールをヒアリング段階で洗い出し、システム側で分岐条件を設定することで、ユーザーに見せない形で裏側で統合処理を行うことができます。

Q2：カスタマイズを入れると導入期間が長くなりませんか？

A：パッケージ導入よりは要件定義に時間を要しますが、結果として「運用開始後のトラブル」や「現場の拒否反応」が最小限に抑えられます。
　　インタビュー事例でも、初期の調整に時間をかけた分、実装後の立ち上がりは非常にスムーズでした。

Q3：導入後のサポート体制はどうなっていますか？

A：「一緒に作り上げていく」伴走型のサポートを提供しています。
　　企業のルールや文化は変化するため、導入後もAIのチューニングやフロー変更の相談に随時対応します。

【まとめ】現場に寄り添うAIで、稟議はもっと自由になる

稟議システムの刷新は、単なるソフトの入れ替えではありません。
それは「組織の複雑さ」を整理し、現場の社員を非効率な作業から解放するための重要なプロジェクトです。

「自社のルールが特殊すぎて合うシステムがない」とお悩みの方は、ぜひ一度、ティファナ・ドットコムにご相談ください。
あなたの会社の事情に寄り添った解決策を、一緒に見つけ出しましょう。

「稟議決裁さくらさん」について、詳しくはこちらから　>>