AI時代の仕事術：効率化と時短を叶える5つの方法

タスク管理の重要性を理解しよう

効率化の基本は、まず“タスクの見える化”から始まります。仕事の優先順位を可視化し、1日のスケジュールに落とし込むことで、どの時間帯に何をすべきかが明確になります。

例えば、朝の時間帯は集中力が高いため、思考力を要する業務を優先的に配置し、午後は定型業務や確認作業を行うなど、時間帯ごとの特徴に合わせたタスク配置が効果的です。

タスク管理ツール（例：Todoist、Notion、Trelloなど）を活用すれば、進捗の可視化やリマインド機能が使えるため、忙しい中でも漏れなく業務を進行できます。

加えて、週単位・月単位のマイルストーンを設けることで、長期的な目標達成にも繋がります。たとえば、週の初めにその週の重点目標を設定し、週末に振り返ることで、仕事の進捗と質の両方を継続的に向上させることができます。

また、タスクを「緊急度」と「重要度」の2軸で分類する“アイゼンハワーマトリックス”を使えば、取り組むべきタスクと後回しにすべきものの区別が明確になり、時間の使い方が劇的に変わります。

デジタルツールを活用しよう

現代の仕事において、デジタルツールを使わない手はありません。クラウドサービスを活用すれば、ファイルや資料の管理が格段に効率化され、社内外との共有もスムーズに。

また、Google Workspace や Microsoft 365 などの統合ツールでは、チャット・予定表・ドキュメントが一体化されており、ツール間の移動に伴う時間ロスも削減できます。

さらに、ZapierやIFTTTといった自動化ツールを用いれば、「メールの自動仕分け」「カレンダー連携」「レポート自動生成」など、ルーチン業務の自動化も実現可能です。AI搭載型のスケジューラーや会議要約ツールも活用すれば、会議後の手間も激減します。

AIを搭載したチャットボットやFAQシステムを導入すれば、社内の問い合わせ対応にかかる時間も削減できます。定型的な質問や情報共有を自動で行えるようになり、担当者の時間が本来の業務に集中できるようになります。

さらに、業務の一部にRPA（Robotic Process Automation）を取り入れることで、データ入力や転記などの作業も自動化可能です。これにより、人的ミスの削減と作業スピードの向上を同時に実現できます。

稟議を効率よく進めるための手段

稟議のスピードは、業務全体の流れに大きく影響します。以下の4つのポイントを押さえ、スムーズな稟議手続きを目指しましょう。

必要な情報を整理する

申請資料には背景・目的・費用・リスクなどの要素を明記し、関係者が即座に判断できるようにします。エビデンスとしてデータや図解を添付すると、説得力が高まります。

目的を明確にする

申請のゴールがあいまいだと、承認者の判断が遅れがちに。定量的な目標や想定効果を明記することが肝心です。

適切なタイミングで依頼する

上長が忙しい時間帯や決算期などを避け、余裕のあるタイミングを見計らいましょう。SlackやTeamsで事前に相談しておくと、承認スピードが高まります。

フィードバックと改善

否決された場合も学びのチャンス。改善点を明文化し、次回以降の申請に活かすPDCAサイクルが重要です。

また、承認プロセスそのものを見直すことも重要です。紙やメールベースの申請は時間がかかるため、ワークフローシステムや電子稟議システムの導入を検討しましょう。AIによる稟議自動チェックや類似案件の提案機能を備えたシステムなら、判断時間の短縮にもつながります。

導入にあたっては、システムに詳しい担当者だけでなく、実際の稟議関係者からのフィードバックも収集し、使いやすさ・業務への適合性をしっかり検証しましょう。

メリハリのある仕事を目指して

仕事効率化の真髄は、複数の手法を“自分に合った形”で掛け合わせていくことです。タスク管理・ツール導入・稟議改革などを同時に取り入れることで、業務全体に一貫性とスピード感が生まれます。

また、業務の“やらないこと”も明確にすることで、集中すべき仕事に時間を注ぐことができます。定期的に業務棚卸を行い、“意味のないルーチン”は思い切って削減していきましょう。

「この作業、AIで代替できないか？」と一度立ち止まるだけでも、新しい発見があるはずです。効率的な働き方を習慣化すれば、毎日に余裕が生まれ、やりがいも向上していきます。

ワークライフバランスを整えるためには、「仕事を終える時間」を意識することも欠かせません。時間内に仕事を終わらせる習慣がつくと、業務の質と集中力が向上し、残業の削減にもつながります。

また、週に1回でもよいので“振り返り時間”を持つことを習慣化しましょう。何がうまくいったか、改善すべき点は何かを客観的に見直すことで、次の週からさらに効率の良い仕事のスタイルが築けます。

よくある質問（FAQ）

Q1: AIを使うとどんな業務が効率化できますか？
A1: メール対応、スケジュール調整、議事録作成、問い合わせ対応などの定型業務で効果を発揮します。ChatGPTのような生成AIは文書作成や要約にも有効です。

Q2: 稟議を早く通すにはどうすればいい？
A2: 書類の整備だけでなく、背景説明や想定効果を図解で可視化すると承認率が高まります。また、事前に上長と目的を共有しておくのも効果的です。

Q3: 無料で使えるタスク管理ツールはありますか？
A3: Trello、ClickUp、Google Keepなど、無料でも高機能なツールが豊富にあります。最初はシンプルなツールから始めて、慣れてきたら機能拡張を検討しましょう。



執筆・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん