AIで仕事をもっとラクに！業務改善×自動化で生産性を最大化

業務改善とは？効率化の基本を理解する

業務改善とは、仕事の“やり方”そのものを見直し、無駄や非効率を排除する取り組みのことです。
改善のアプローチは大きく分けて以下の3つです。

・タスクの削減：そもそも不要な作業をやめる
・プロセスの見直し：順番や関係者の最適化
・自動化・デジタル化：人がやる必要のない作業はツールに任せる

例えば、毎週手入力していた売上報告書が、AIによって自動で生成されるようになれば、それだけで業務時間が大幅に削減されます。

自動化ツールで仕事を「任せる」技術を身につける

IFTTT（If This Then That）

「もしAが起きたら、Bを自動で実行する」というシンプルなルールで、メール通知・SNS連携・ファイル整理などを自動化できる無料ツール。例えば、営業報告メールを自動的にGoogleドライブに保存する設定も可能。

Zapier

複数のアプリを連携し、複雑な業務フローを自動化できます。営業活動後にSlackでチームに通知し、Googleスプレッドシートに結果を記録、顧客管理システムに反映——すべてノーコードで実現可能です。

AI連携型SaaSツール

近年はAI搭載型のクラウド業務ツールも増加中。たとえば、チャットボットで社内問い合わせ対応を自動化したり、AI OCRで紙の書類をデータ化・解析するツールも一般化しつつあります。

稟議の「めんどう」をなくす3ステップ

稟議業務は、多くの企業で「時間がかかる」「承認フローが複雑」といった課題があります。以下のステップで、稟議のムダを一掃しましょう。

ステップ1：情報は“見える化”がカギ

事前に必要な資料・データを一元管理し、関係者と共有。これだけで「あとで確認」「話が通じない」リスクを削減できます。

ステップ2：稟議プロセスのデジタル化

紙の稟議書やメールのやりとりをやめ、電子稟議システムを導入。クラウドベースのサービスなら、外出先からの承認も可能です。AI機能がついたツールなら、過去の稟議との類似性から必要資料を提示してくれる機能もあります。

ステップ3：タスク管理で遅延ゼロへ

「誰が、いつまでに、何をすべきか」を明確に。TrelloやBacklog、Notionなどのタスク管理ツールを使えば、ステータスも共有しやすく、進捗に応じた優先度設定も可能です。

AIは何が得意で、何が苦手か？

AIが得意な仕事には以下のような特徴があります。

・データが多く、パターン化されている業務
・繰り返し発生するルーチンワーク
・ミスが許されない細かい処理（例：データ集計）

逆に、AIが苦手なのは「創造性」や「人間関係の微妙な判断」が必要な領域です。だからこそ、人間はAIに仕事を“任せる”力を持ち、自分はより人間らしい判断・発想に注力するべきなのです。

明日から始められる、改善の第一歩

AIや自動化の導入は、大掛かりなシステム投資が必要なわけではありません。まずは、以下のような“小さな一歩”から始めてみましょう。

・ルーチン業務の洗い出しと分類
・無料ツールで1業務を自動化してみる
・稟議書テンプレートを見直し、必要な情報を整理
・ワークフロー図を描いてみて、改善点を発見

一つの業務が効率化できれば、それは「社内変革」の起点になります。 小さな成功体験を重ねていくことが、AI時代の働き方改革の鍵です。

よくある質問（FAQ）

Q1：AIや自動化ってコストが高くないですか？
A：無料で始められるツールが多数あります。コスト以上に「時間の節約」というリターンが大きいです。

Q2：社内の理解が得られるか不安です…
A：「1つの部門だけで試す」「効果を数値化して示す」など、スモールスタートで成果を出せば理解は得られやすくなります。

Q3：AIは本当に“人の仕事”を奪うの？
A：AIは「人の代わり」ではなく、「人のサポート役」です。仕事を減らすのではなく、質を高める存在として活用すべきです。


執筆・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん