多くの企業では、長年変わらない承認フローが業務のボトルネックになっています。
「前任者の頃からの慣習だから」「誰に聞いても理由は分からないけど必要と言われている」——そんな非効率なルールが、知らず知らずのうちに現場を疲弊させていることも。
ここで重要なのは、“ゼロベースで見直す視点”です。
承認が2回も3回も必要な理由は？本当に必要？
こうした問いを立て、業務フローを一度図解して棚卸しすることから始めましょう。
さらに、AIツールを導入することで承認者の判断基準や履歴も蓄積でき、フローの自動最適化も可能になります。
業務の遅延は、承認フローだけでなく、情報伝達の「ズレ」や「モレ」が原因になることも。
「聞いてない」「伝えたつもりだった」「グループチャットに埋もれてた」……こんな経験はありませんか？
この解決策は、“可視化されたタスクと情報の一元管理”です。
たとえば、進捗状況を可視化できるプロジェクト管理ツールを導入し、AIチャットボットによるリマインド通知や状況確認の自動化を組み合わせることで、属人化した業務から脱却できます。
業務フローを「見える化」してはじめて、改善の糸口が見えてきます。
特に複数部門にまたがるプロセスは、誰がどこで止まっているのかが不明確になりがちです。
そのため、フローチャートやプロセスマップを作成し、現場の関係者と一緒にレビューする機会を設けましょう。
最近では、AIが業務データを自動で図式化し、改善点を提案するツールも登場しており、導入効果は絶大です。
「この人は何が得意なのか」「今、誰がどんな業務を担当しているのか」——これらの情報が不明確な組織は、マンパワーを無駄遣いしている可能性があります。
AIによるスキル可視化やパフォーマンスデータの分析を行えば、チーム全体の能力を客観的に把握し、最適な業務アサインが可能になります。
特に、プロジェクト単位での人員配置では、「誰に任せれば成果が最大になるか」の視点が重要です。
“今の仕事を回すだけ”になっていませんか？
変化の激しいビジネス環境では、スキルの定期的なアップデートが不可欠です。
AIが個々のスキルや習熟度をもとに、必要な研修コンテンツをレコメンドしてくれるツールもあります。
さらに、ピアラーニング（相互教育）やナレッジ共有プラットフォームを整備することで、メンバー同士の学び合いが活性化し、組織力の底上げにもつながります。
「急な案件が入った」「退職者が出た」「プロジェクトの優先度が変わった」——
こんなときに即対応できる柔軟性が、今後ますます求められます。
AIは各メンバーの稼働率やスキル情報をもとに、最適な人員配置案を提案することも可能です。
さらに、外部リソースの活用や副業人材との連携も視野に入れれば、最小の人数で最大の成果を出すことも夢ではありません。
かつては「AIは一部の大企業向け」というイメージもありましたが、現在は中小企業や自治体でも導入事例が増加中です。
たとえば、「稟議決裁さくらさん」では、申請内容に応じた承認フローの自動構築や、過去データをもとにした承認予測・通知機能などを搭載。
さらに、業務改善のアドバイス機能もあり、担当者が迷わず業務を前に進められる環境が整っています。
AIは、「人の代わり」ではなく「人のサポート役」として、判断精度の向上と作業の省力化に寄与します。
Q1. AIツールの導入にはコストがかかりませんか？
A1. 初期費用はありますが、多くの業務が自動化・効率化されることで、3〜6ヶ月で投資回収できる企業も少なくありません。
Q2. 小規模なチームでも導入する意味はありますか？
A2. むしろ、限られた人材で多くの業務をこなす小規模チームほど、AIの恩恵が大きいです。
Q3. 導入後の運用が不安です。サポートはありますか？
A3. 多くのAIツールは、操作トレーニングやカスタマーサポート、コンサルティングも充実しています。安心して導入可能です。
執筆・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
