複雑なワークフローを打破する！稟議システムを真に効率的に変える自社専用の構築術

なぜ、柔軟なワークフローが必要だったのか？

組織が大きくなればなるほど、稟議のルートは迷路のように複雑化します。
今回お話を伺った企業様でも、システムのライセンス期限という外的な要因に加え、切実な内部課題を抱えていました。

　「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩怒になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。5〜8社ほど比較しましたが、画一的なシステムでは対応しきれないと感じていました」（インタビューより）

一般的なSaaS型システムは、システム側の型に業務を合わせることを求められがちです。
しかし、歴史ある企業や多角経営を行う組織では、価格の安さ以上に、自社の特殊な事情に寄り添ってくれる伴走力こそが、結果として最も効率的なワークフローへの近道となります。

複雑な稟議フローを効率化する具体的なアクション

効率化の第一歩は、現状の課題をすべて洗い出し、システムに反映させることです。
導入フェーズで妥協せず、自社の実務に徹底して仕様を合わせることが、後の運用の速さに直結します。

導入前後のワークフロー比較

--------------------------------
【比較項目：承認ワークフロー】
従来の課題（Before）：合併・複数社混在でルートが不透明
導入後の解決策（After）：柔軟なカスタマイズで自社仕様に完全適合

【比較項目：現場の操作性】
従来の課題（Before）：分厚いマニュアルが必要な複雑な操作
導入後の解決策（After）：直感的なUIで、簡単な共有のみで使用可能

【比較項目：サポート体制】
従来の課題（Before）：ライセンス提供のみの画一的対応
導入後の解決策（After）：開発側と二人三脚での改善・サポート
--------------------------------

導入初期には、自社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、開発側と共に本当に苦労したというエピソードもありました。
しかし、この導入時の苦労を経て構築されたシステムは、マニュアルなしでも迷わず操作できる、現場にとって最適な武器へと進化しました。

導入後に得られた定量的効果と感情的価値

システムを刷新した結果、最も顕著に現れたのは現場の立ち上がりの速さです。

　「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIがユーザーフレンドリーなので、迷わず操作できる点が現場にとても合っています」（インタビューより）

「使い方がわからない」という問い合わせ対応に追われる時間は、管理部門にとって最大のロスです。
このロスがゼロになることで、本来集中すべき経営判断や業務改善に時間を割けるようになります。

また、今後は最新ソリューションとの連携も視野に入れ、社内の新しい課題に対してその都度相談しながら育てていくという、安心感に基づいた運用が期待されています。

よくある質問

Q1：既存の複雑な運用フローを崩さずにワークフローを電子化できますか？

A：可能です。
　　画一的なパッケージではなく、貴社独自のルールや文化を理解し、仕様を丁寧に整える柔軟なカスタマイズ対応が可能なパートナーを選定することが重要です。

Q2：効率的な運用に向けて、現場の人間が使いこなせるか不安です

A：UI（ユーザーインターフェース）が優れたシステムを選べば、特別なトレーニングは不要です。
　　マニュアルを読み込む時間自体をカットすることが、究極の効率化につながります。

【まとめ】自社に最適なワークフローの構築に向けて

稟議の効率化は、単なるデジタル化ではありません。
自社の歩んできた歴史や文化をシステムに落とし込むプロセスそのものです。
複雑なフローにお悩みの方は、まずは「自社の事情にどこまで寄り添ってもらえるか」という視点で相談を始めてみてはいかがでしょうか？

「ワークフローさくらさん」について、詳しくはこちらから　>>