複雑な稟議フローをどう統一する？多角化企業がワークフローシステム導入で得た現場の納得感

なぜ稟議書決裁は停滞するのか？合併・多角化企業が直面する現実的な壁

多くの企業がワークフローシステム検討時に直面するのが、理想と現実のギャップです。

一般的なシステムは、標準的な承認フローを前提としています。
しかし、現実の組織、特に合併やグループ化を経た企業では、以下のような複雑な事情が絡み合っています。

・旧A社：合計10万円以上の備品購入は課長・部長・役員決裁が必要
・旧B社：金額に関わらず、特定のプロジェクト案件は専門部署の合議が必須
・共通の課題：これらを強引に一つの型に当てはめようとすると、現場から「使いにくい」「例外処理ができない」と猛反発が起こる

実際、今回の事例でも「複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっており、どの会社も同じ形に統一するのが難しかった」という切実な背景がありました。
5〜8社を比較しても、多くのシステムが自社の形を求めてくる中で、同社は自社に寄り添ってくれる柔軟性を最優先事項として掲げました。

【解決策】パッケージに合わせるのではなく、自社の事情に寄り添うシステム選定

効率化の近道は、硬直したシステムに業務を無理やり合わせることではありません。
選定の決め手となったのは、価格に対しても柔軟にカスタマイズへ応じてくれるパートナーの存在でした。

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【比較項目：フロー構築】
一般的なパッケージ型：システムの仕様に業務を合わせる
柔軟なカスタマイズ型：自社独自の煩雑なフローを再現可能

【比較項目：導入の苦労】
一般的なパッケージ型：設定は楽だが運用で歪みが出る
柔軟なカスタマイズ型：構築時は大変だが、運用後の乖離ゼロ

【比較項目：現場の反応】
一般的なパッケージ型：操作に迷い、結局使われない
柔軟なカスタマイズ型：UIが優しく、直感的に使いこなせる
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導入フェーズでは、独自の複雑なフローを再現するために、ベンダー側との緻密な調整が必要でした。
担当者は、「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、本当に苦労した」と当時を振り返ります。

しかし、この導入時の苦労こそが、運用開始後のスムーズな意思決定を生むための必要な投資だったのです。

【導入後の劇的変化】直感的なUIが教育コストをゼロにする

どんなに高機能なワークフローシステムも、現場の社員に使われなければ意味がありません。
特に、たまにしか稟議を出さない社員にとって、操作の難しさは申請の心理的ハードルを高めてしまいます。

今回の導入で最も大きな成果として挙げられたのが、ユーザーフレンドリーな操作性です。

・マニュアル不要の浸透度：特によく稟議を出す担当者が、簡単な共有だけで直感的に使いこなしている
・現場のストレス低減：他社システムと比較してもUIが優れており、迷わず操作できる点が複雑なルールを運用する現場の支えとなった

「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、現場にとても合っていると感じています」という言葉通り、システムの柔軟性と使いやすさが両立することで、初めて組織全体のスピードアップが実現しました。

よくある質問

Q1：既存の複雑な稟議フローを変えずにシステム化できますか？

A：可能です。ただし、安価なパッケージソフトでは対応しきれないケースが多いため、個別カスタマイズや伴走支援に定評のあるベンダーを選ぶことが成功の近道です。

Q2：現場の社員がワークフローの操作に慣れるまで時間はかかりますか？

A：UI（ユーザーインターフェース）が直感的なものを選べば、教育コストは最小限で済みます。
　　アイコンの配置や入力項目の整理がなされているか、デモ画面で確認することをお勧めします。

まとめ

ワークフローシステムの導入は単なるデジタル化ではなく、組織の意思決定を最適化するプロセスです。
自社の複雑な事情を理解し、共に作り上げてくれるパートナーを選ぶことが、最終的な投資対効果（ROI）を最大化します。

自社のフローが特殊すぎて諦めていた方も、一度寄り添ってくれるパートナーに相談してみてはいかがでしょうか？

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