ワークフローで時短＆仕事の充実感を実現する航空会社事務職

航空会社の事務職で感じた稟議書作成の課題

航空会社の事務職として、空港運営や客室関連業務、データ入力など幅広い業務に携わっています。その中で特に負担を感じていたのが「稟議書作成」です。何度も書き直しや上司の確認を繰り返す必要があり、1件の稟議書を完成させるのに多くの時間と労力を費やしていました。
同僚たちも同じ課題を抱えていたため、会社が「稟議決裁システム」の導入を決めたと聞いたときは、チーム全員が大きな期待を寄せました。

ワークフローツール「稟議決裁システム」の導入効果

「稟議決裁システム」は直感的な操作性と効率的な機能を備えており、稟議書作成の手間を大幅に軽減してくれました。このツールを活用することで次のようなメリットが実現しました：

簡単な書類作成：画面上で必要事項を入力するだけで稟議書が完成。作成にかかる時間が大幅に短縮されました。
承認プロセスの可視化：進捗状況がリアルタイムで確認できるため、承認者への無駄な確認作業が不要に。
データの一元管理：電子データとして保存されるため、過去の稟議書を簡単に検索・閲覧できるようになりました。

ChatGPTを活用した稟議書作成の効率化

システムの導入で効率化が進んだ一方、文章表現の誤りや文法ミスが依然として課題でした。そこで「ChatGPT」を取り入れることでさらなる改善を図りました。ChatGPTの主な活用方法は次の通りです。

文章校正・添削：作成した稟議書をAIに校正してもらい、誤字脱字や表現の誤りを自動で修正。
テンプレート生成：基本フォーマットを学習させることで、骨組みとなる文章を自動生成し、作業の手間を削減。
自動入力支援：必要なデータを取り込んで自動入力し、細かい調整だけで完成。
これにより、稟議書の品質が向上し、提出までのスピードも劇的に改善されました。

時間短縮がもたらしたお客様対応への集中

稟議書作成の時間が短縮されたことで、浮いた時間をお客様対応に充てられるようになりました。以前は問い合わせ対応が後回しになることもありましたが、現在は迅速かつ丁寧な対応が可能に。
お客様からの感謝の声を直接聞く機会が増え、ニーズや要望を業務改善に活用するサイクルが生まれました。この変化は、顧客満足度の向上や業務全体の生産性向上にも寄与しています。

新しいシステム導入で変わった職場環境

稟議書作成に伴うストレスが解消されたことで、仕事のやりがいを再認識しました。さらに、新システム導入時には担当チームが丁寧な研修を実施し、全員がスムーズに運用を開始できた点も大きな助けとなりました。
この取り組みを通じて、同僚や上司との連携が強まり、職場環境がより良いものになりました。

稟議決裁システムとChatGPTの導入により、業務の効率化と質の向上を実現できました。時間的な余裕が生まれたことで、お客様対応や業務改善に注力できるようになり、仕事への満足感も向上しています。航空業界は変化の激しい分野ですが、これからも新たな挑戦を通じて成長を続けていきたいと思います。