私は飛航空会社に入社して事務職をしています。
業務としては空港や客室に関わる業務、データ入力など多岐に渡って行っています。
その中でも稟議書作成には多くの時間を消費してしまいます。
何度も書き直しをし、上司のチェックを受けることで、一つの稟議書を提出するのにかなりの時間がかかってしまいます。
このストレスは私だけではなく、同僚たちも同じように感じています。
そんな中、会社が「稟議決裁システム」を導入したと聞いたのは、私たちにとって大きな朗報でした。
稟議決裁システムは、書類作成が非常に簡単であっという間にでき、また画面も見やすく操作に悩むこともありません。
稟議書の申請をすると承認依頼が来ていることをAIが承認者に教えてくれたり、どこまで承認が進んでいるのか画面上で確認ができます。
書類管理もシステム上で行うことができ、いつでも必要な書類を確認することができます。
稟議決裁システムは、組織内で行われる意思決定プロセスや承認手続きを効率化するためのシステムです。特に上位の管理職や上層部による承認が必要な案件やプロジェクトにおいて、関係者が稟議書を作成し、必要な手続きを経て最終的な決裁を得ることができます。
稟議決裁システムは、従来の紙ベースの手続きに比べて効率的で迅速な承認プロセスを実現します。電子フォームやワークフローツールを利用して、稟議書の作成や承認者へのルーティングを自動化し、進捗状況や承認履歴をリアルタイムで管理することが可能です。
航空会社においても、例えば新しいルートの開設や航空機の導入、大規模な改修プロジェクトなど、重要な意思決定が必要な場面で稟議決裁システムが活用されます。これにより、意思決定プロセスの迅速化や透明性の向上、誤りやミスの軽減などが期待されます。さらに、航空会社事務職などの関係者は、稟議書作成の手間や時間を削減できるため、業務効率の向上やお客様対応に集中することができる利点もあります。
稟議決裁システムでの稟議書作成は大幅に時間の短縮につながりましたが、文章ミスはまだまだ多くありました。
そこで、「ChatGPT」を使うことにしました。
ChatGPTは文章の添削や校正をすることができるツールで、私たちの稟議書の文章の質を大幅に向上させることができました。
文章の誤字脱字や表現のミスなどを修正してもらうことで、稟議書の提出までの時間が短縮され、また正確な稟議書を提出することができるようになりました。
稟議書の基本的なフォーマットや文言をあらかじめ作成し、AIやChatGPTに学習させます。そうすることで、稟議書の骨組みや一般的な表現を自動的に生成することができます。
AIやChatGPTを活用して、必要な情報を入力するプロセスを自動化します。例えば、稟議書作成に必要なデータを外部のシステムから抽出し、AIに与えることで、手動での入力作業を省くことができます。
AIやChatGPTに稟議書の要件や目的を教え、具体的な情報を提供することで、文書の内容を生成する支援を受けることができます。AIが適切な表現や文章を提案し、ユーザーがそれを編集・修正することで、スムーズな稟議書作成が可能です。
AIやChatGPTを活用して、文法や表現のミスを検出し、修正する機能を利用します。稟議書の品質向上やプロフェッショナルな文書作成を支援することができます。
AIやChatGPTを継続的に学習させることで、特定の組織や業界に特化した稟議書の作成支援が可能になります。ユーザーが生成された文書をフィードバックし、AIのパフォーマンスを向上させることも重要です。
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稟議書の作成にかかっていた時間が大幅に短縮されたことで、私は業務時間内にお客様対応に集中することができるようになりました。それまでは、稟議書作成に時間を取られすぎてお客様の問い合わせに対応することができず、業務の流れに支障をきたすことがありました。
しかし、稟議決裁システムを導入することで稟議書の作成時間が大幅に短縮され、余った時間をお客様対応に使うことができるようになりました。
これにより、お客様からの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応することができ、お客様からも満足度を得ることができました。
また、お客様の問い合わせに丁寧に対応することで、お客様の声を直接聞くことができ、商品やサービスの改善点や要望などを把握することができるようになりました。
これらの情報をもとに、業務改善につなげることができ、お客様満足度の向上にもつながっています。
稟議決裁システムを導入することで、業務の効率化だけでなく、お客様対応に集中することができ、ビジネス全体の生産性向上につながったと感じています。
稟議書作成のストレスが解消されたことで、私は今まで以上に仕事が好きになりました。
稟議書を作成するために掛けていた時間が、お客様対応や業務改善に使えるようになったことで、仕事の成果が出るようになりました。
お客様からの感謝の言葉や、業務がスムーズに進むことで、やりがいを感じるようになりました。
また、会社が新しいシステムを導入するなど、新しいことに挑戦する機会が増えたことも、仕事に対するモチベーションを高める一因となりました。航空会社は常に変化し続ける業界であり、それに対応するために、自分自身も常に学び続け、成長することが必要だと感じます。
今回は、担当チームが十分な共有会などを開いてくれたおかげで、使い方やポイントが知れたことでスムーズに対応ができたのも良かった点です。新しい事を始めるので全員が上手くできるように、個別のレベルに合わせて時間を取ってくれたりしたおかげです。
同僚や上司とのコミュニケーションも円滑になり、職場環境がよくなったことも、仕事に取り組む上で大きな支えとなりました。
現在、私は稟議書作成のストレスから解放され、航空会社の仕事がもっと好きになっています。
今後もこの業界で働き続けていきたいと思います。
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