多くの企業がワークフローシステムの刷新を検討するきっかけは、ライセンス切れや老朽化です。
しかし、そこにはより根深い課題が潜んでいるケースが少なくありません。
今回の事例企業も、まさにその典型でした。
インタビューの中で担当者が語ったのは、組織再編に伴うシステム統合の難しさです。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。（中略）当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）
SaaS型のワークフロー市場では、業務をシステムに合わせて標準化することが正義とされがちです。
しかし、合併によって異なる企業文化や承認ルールが混在している場合、無理な統一は現場の混乱を招き、最悪の場合、決裁スピードの低下を引き起こします。
5〜8社ほどを比較した結果、多くのベンダーが提案する綺麗な標準パッケージでは、この企業が抱える複雑な承認ルートを再現できない、あるいは運用コストが跳ね上がることが判明しました。
数ある競合製品の中で、なぜ最終的に「稟議決裁さくらさん」が選ばれたのでしょうか？
その決定打は、機能リストの〇✕ではなく、ベンダーとしての姿勢でした。
担当者は選定理由について、明確にこう述べています。
「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）
複雑な要件定義が必要になるプロジェクトでは、契約後の仕様変更や追加開発でトラブルになることが多々あります。
だからこそ、こちらの事情を理解して予算内で柔軟に対応してくれるか、という定性的な信頼度が、スペック以上に重要な選定指標となります。
以下に、今回の選定における比較視点を整理しました。
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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：基本は標準仕様への統一を推奨（個別対応は不可または高額）
柔軟なカスタマイズ型：独自ルールに合わせた柔軟なカスタマイズ（複雑な分岐も実装可能）
【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：初期費用は安価だが、オプション追加で増額
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟に対応（予算内での最適解を提案）
【比較項目：ベンダーの姿勢】
一般的なパッケージ型：ツール提供のみ（導入はマニュアル対応）
柔軟なカスタマイズ型：「事情に寄り添う」伴走型（導入時の調整を重視）
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システム導入の成功事例というと、導入直後からすべてが順調というストーリーが語られがちですが、現実はそう甘くありません。
本事例の価値は、導入時の生みの苦しみを隠さずに語っている点にあります。
担当者は、当時の状況を次のように振り返ります。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」（インタビューより）
この双方の苦労があったからこそ、システムが業務にフィットし、結果として現場ユーザーへの教育コストを最小限に抑えることに成功しました。
苦労してカスタマイズした効果は、現場の反応に如実に表れています。
・実装後はユーザーの立ち上がりが早い
・特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれている
・UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる
複雑な裏側の承認ロジックをシステム側で吸収し、ユーザーに見せる画面（UI）は極限までシンプルにする。
これは、パッケージ製品をそのまま導入しただけでは決して得られない、現場ファーストの成果と言えるでしょう。
また、担当者は今後について「AIの力が必要になる場面があれば、その都度サポートをお願いしたい」と語っており、単なるツール導入で終わらず、共にシステムを育てていくパートナーシップが構築されています。
A：はい、パッケージの即時導入と比較すると要件定義や調整に時間を要します。
しかし、今回の事例のように導入時に業務フローを丁寧にすり合わせることで、運用開始後の「使い方が分からない」といった問い合わせ対応や、現場の混乱を大幅に削減できるメリットがあります。
A：フルスクラッチ開発の場合は高額になります。
しかし、ベースとなるシステムがあり、必要な部分のみを柔軟にカスタマイズできるベンダーを選ぶことで、フルスクラッチよりも予算を抑えつつ、自社にフィットした仕組みを構築可能です。
複雑な組織構造を持つ企業にとって、ワークフローシステムの刷新は業務の標準化と現場の利便性の板挟みになりがちです。
しかし、今回の事例が示すように、安易にパッケージに合わせるのではなく、自社の事情に寄り添い、共に汗をかいてくれるパートナーを選ぶことが、長期的な運用成功への近道です。
既存のシステムでは対応しきれない複雑な承認ルートにお悩みの方は、一度相談してみてはいかがでしょうか？
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