多くの企業がシステムの更新を機に刷新を検討しますが、合併企業特有の課題はより根深い場所にあります。
今回の事例企業の担当者は、インタビューで当時の切実な状況をこう語っています。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。（中略）当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）
SaaS型ワークフロー市場では、業務をシステムに合わせて標準化することが正義とされがちです。
しかし、以下のような複雑な要件を持つ企業において、無理な統一は現場の混乱を招きます。
・【役職権限の不一致】旧A社では課長決裁だが、旧B社では部長決裁が必要など、出身母体によってルールが異なる
・【飛び越え承認】特定のプロジェクト案件だけは、直属の上司を飛ばして本社経営企画室へ回す必要がある
・【親会社連携】300万円以上の稟議は、自社の社長承認後に親会社の担当役員まで回付しなければならない
これらを無理やり標準パッケージの直線的な承認ルートに当てはめようとすると、申請者がいちいち手動で承認者を追加しなければならず、「誰に回せばいいかわからない」、「差し戻しが多発して決裁が遅れる」という事態に陥ります。
5〜8社ほどの製品を比較した結果、多くのベンダーが提案する標準的なパッケージでは、このような例外だらけの運用を再現できないか、再現しようとすると莫大なオプション費用がかかることが判明しました。
今回の選定で重視されたポイントを、一般的なパッケージ製品と比較整理しました。
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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：仕様に合わせることを推奨される（条件分岐の上限数などに制限あり）
柔軟なカスタマイズ型：現在のルールに合わせて実装（複雑な分岐や条件も実装可能）
【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：初期費用は安価だが、カスタマイズは高価もしくは不可
柔軟なカスタマイズ型：比較的高価だが、予算枠内での最適解を提案（必要な部分だけをカスタマイズ）
【比較項目：ベンダーの姿勢】
一般的なパッケージ型：ツール提供のみ
柔軟なカスタマイズ型：事情に寄り添う伴走型
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今回、最終的に選ばれたのは「稟議決裁さくらさん」でした。
担当者はその理由について、機能面以上にベンダーとしての姿勢を挙げています。
「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）
複雑な要件定義が必要になるプロジェクトでは、契約後に「その機能は別料金です」、「仕様外なのでできません」と突き返されるトラブルが多発します。
だからこそ、企業特有の事情（合併による複雑なフローなど）を理解し、「どうすれば予算内で実現できるか」を共に考えてくれるパートナーシップが、スペック以上に重要な選定指標となります。
システム導入の成功事例はスムーズな導入ばかりが強調されがちですが、本事例の真の価値は、導入時の生みの苦しみを隠さずに語っている点にあります。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」（インタビューより）
この双方の調整期間があったからこそ、現場ユーザーにとっては魔法のように使いやすいシステムが完成しました。
具体的には以下のような挙動です。
・入力項目の自動制御：ユーザーが「経費申請」を選び「金額：500万円」と入力した瞬間、裏側でシステムが自動的に「親会社承認ルート」を選択する。ユーザーはルートを意識する必要がない。
・不要な情報の非表示：申請者の部署や役職に応じて、入力不要な項目は画面から消えるため、マニュアルを見なくても「空欄を埋めるだけ」で申請が完了する。
結果として、特によく利用する担当者は、簡単な共有だけで即座に使いこなせているという状態を実現。
複雑さを現場（ユーザー）に強いるのではなく、システムとベンダー側の努力で吸収する。
これこそが、パッケージ製品をポンと導入しただけでは得られない、真の現場ファーストの成果です。
A：はい、標準パッケージの即時導入と比較すると、要件定義（今の業務ルールをどうシステムに落とし込むかの話し合い）に時間を要します。
しかし、ここで自動化できる部分をしっかり作り込むことで、運用開始後の「使い方が分からない」という問い合わせ対応や、申請ミスの修正工数を劇的に削減できます。
A：完全なフルスクラッチ（ゼロからの開発）の場合は数千万円規模になりがちです。
しかし、ベースとなるパッケージがあり、必要な部分のみをカスタマイズできるベンダーを選ぶことで、フルスクラッチよりも予算を抑えつつ、自社にフィットした仕組みを構築可能です。
複雑な組織構造を持つ企業にとって、ワークフロー刷新は、業務の標準化と現場の利便性の板挟みになりがちです。
しかし、安易にパッケージに合わせて現場を混乱させるのではなく、自社の事情に寄り添い、共に汗をかいてくれるパートナーを選ぶことが、長期的な成功への近道です。
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