秋の人事異動で、私は人事部という今まで全く関わることのなかった部署に異動してきました。
先輩社員は丁寧に時間をかけて仕事を教えてくれます。ここだけの話、前の部署とは大違いです。
日々の業務はどちらかと言うとルーティンワークですが、それなりにのんびりと仕事をこなしていました。
しかし、年が明けるとそののんびりした雰囲気も一転、バタバタ・ピリピリモードに。
いったい何が起きているのだろう？
人事部に異動してきて、初めて迎える春。なぜ人事部の社員がこの時期になると残業つづきになるのか、ずっと疑問に思っていましたが、その理由が明らかになりました。
「郵便物です」
総務部の人が書類の入った封筒の束をドン！と置いていきました。封筒には「応募書類在中」と赤文字で書かれています。
受け取った束をぼんやり眺めていたら（正確に言うと、「これ、どうするのかな？」を考えていました）上司から「封を開けて、中の書類をひと通りコピーしておいて」との指示。
「かしこまりました。」と一言返し、私は束で届いた封書をひとつずつ開封し、コピーを取る、ということを繰り返し行いました。
コピーを取っていたところ、「コピーした書類は、中身を確認してエクセルに必要な情報をまとめておいて」と追加の指示。
「エクセルファイル・・・？」首を傾げていた私に先輩が「去年のエクセルファイル、渡すね」と声をかけてくれました。
「書類が多くなる季節だから仕方ない、頑張って」と励まされたものの、なんだかんだでコピーをとってエクセルにデータ入力するという作業に半日以上費やす日々が続きました。
応募書類が届く日々もひと段落した頃、上司から「応募者に連絡して、面接の日程を決めて」と新たな指示。
「連絡・・・」ぽかんとする私に先輩が「電話でもメールでも、どちらでもいいよ！この前データをまとめたエクセルがあるから、大丈夫だよね」と声をかけてくれました。
面接官のスケジュールを確認しながら、応募者に連絡を入れて日程を確定する、決まった面接日程はエクセルに追記する・・・全ての応募者の面接日程を決めるのに1週間以上かかりました。
面接後の合否判定は、営業時間後に行われる会議で決まります。選考ステップによって会議参加者は変わりますが、開催時間は決まって「営業時間後」。だからこの時期、人事部の人はみんな残業つづきで、疲れていくばかりなのです。
上司も先輩も「ずっとこの形でやってきたから当たり前」という感じですが、私はこの仕事の進め方に疑問しかありません。
「もしかしたら私が人事部に異動となったのは、このためなのかもしれない」
思い切って提案することにしました。
「採用管理のシステム、導入してみませんか？」
もともといろいろなことに興味を持つ私は、SNSでたまたま見かけたAIが気になって調べていたときに、「採用管理」というシステムが世の中にあることを知りました。
自分が行っていた「応募書類のコピーをとる」「面接の日程を調整する」といった作業はまったく不要になるようです。紙とエクセルファイルから解放される可能性を知ったときには、自分の行っていることがとても無駄な作業に思えてしまいました。
採用管理システムで応募データを一元管理することで、営業時間後に面接結果の共有のために会議を開くこともなくなるようです。
採用管理のシステムについて知れば知るほど、今の私たちに必要なもののように思いました。
採用管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを比較してみてください。
求人募集、書類選考、面接スケジュール管理、候補者の評価など、必要な機能が揃っているか確認しましょう。
企業に合わせてカスタマイズできるかどうかが重要です。自社の採用プロセスに合わせた設定が可能なシステムが好ましいでしょう。
導入費用や運用費用など、コスト面を確認しましょう。低コストで導入できるクラウド型のシステムもあります。
個人情報や企業情報が保護されているかどうかを確認しましょう。特にクラウド型の場合は、セキュリティに配慮したシステムを選ぶことが大切です。
システムトラブルが発生した場合のサポート体制も重要です。電話やメールでのサポートが充実しているか確認しましょう。
人事部に異動してきたばかりの私の意見に耳を傾けてくれた上司と先輩のおかげで、システム導入まで比較的スムーズに進めることができたと思います。
「今のやり方を変えるという発想がなかった」「気づいてくれてありがとう」とお礼を言われて、自分が人事部の一員になったのだと改めて感じることができました。
採用管理システムを導入したおかげで今は業務もラクになり、仕事が楽しくなりました。
私と同じような悩みを抱えている方には、採用管理システムの存在を教えてあげたいです！
澁谷さくら（AIさくらさん）
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