面接管理システムとは、面接をデジタル上で管理するツールのことです。面接管理システムを導入することで、面接日程の調整や評価の共有などが簡単に行えるようになります。また、一次面接をAIがお手伝いしてくれるという画期的な機能もあります。
今回は、私が実際に導入した面接管理システム「AIさくらさん」についてご紹介します。AIさくらさんは、他のアプリケーションと連携できるという特徴があります。これは、社内の状況が変わっても対応できるというメリットがあります。
AIさくらさんを導入したことで、私たちの採用活動はどのように変わったのでしょうか？その効果や感想をお伝えします。
私が働くこの企業では、新卒採用を中心に行っています。新卒採用では、学生から送られてきた希望日程を元にして、社内で日時を調整します。大体は若手メンバーが日程調整に奔走することになります。
特に就活が本格化する3月には、日程調整だけで午前中が終わってしまうことも少なくありません。そんな現状を抱えている私たちは、面接管理をデジタル上で行うことを考えました。
しかし、ずっとアナログで管理をしてきているため、デジタルにすることに不安もありました。特に、長年勤めている方は今のやり方に慣れてしまっているため、新しいやり方を取り入れることに前向きではありませんでした。
そんな時、上司から「ぜひ進めよう！」という言葉をもらいました。実は上司も数年前に私と同じことを考えていたらしく、当時は良いツールも存在せず、社内の納得を得られないまま、デジタル化の夢は叶わなかったそうです。
📈 応募数アップ！
Web面接なら、場所や時間の制約なしに面接を受けられるので、応募しやすくなります。遠方や海外の優秀な人材にもアプローチ可能！
💪 採用力の強化！
スケジュール調整がスムーズになり、応募者のモチベーションをキープ。面接の録画機能を活用すれば、より深く人物を評価できます。
⏳ 採用の効率化！
移動や出張が不要になり、事務作業も最小限に。応募者情報や面接データを一元管理できるので、採用プロセスがスピーディー＆スムーズに！
システムを導入することで、より多くの応募者と出会い、適切な人材を効率よく採用できるようになります。
面接管理システムは、採用活動の効率化や高度化に役立つツールですが、導入にはデメリットもあります。
面接管理システムを導入すると、今までの採用方法や管理方法を変える必要があります。例えば、紙の履歴書やエントリーシートを電子化したり、面接のスケジュール管理や評価をシステムで行うようにしたりする必要があります。そのため、システムの導入に伴って、採用担当者や面接官の業務フローの見直しや教育が必要になります。
面接管理システムは、採用担当者だけでなく、面接官も使用します。そのため、面接官にシステムの操作方法を周知する必要があります。面接官の人数が多い場合は、操作説明に時間と手間がかかります。
面接管理システムは、初期費用や月額費用がかかります。初期費用は、システムの導入やカスタマイズにかかる費用です。月額費用は、システムの利用料や保守・運用費用です。システムの機能や規模によって、費用は異なります。
面接管理システムは、採用活動の効率化と候補者体験の向上を目指して導入されます。そのため、以下の機能が欠かせません。
面接日程の調整は企業と候補者双方にとって煩雑な作業ですが、候補者と面接官の空き時間を自動的にマッチングすることで、手間を削減できます。
履歴書や職務経歴書、面接結果などの情報を一元管理し、採用担当者間で共有できることで、選考の一貫性を保てます。
面接官が候補者を評価する際、統一された評価基準を用いて簡単にフィードバックを入力できると、客観的な判断が可能となります。
自動通知やリマインダーの送信、候補者へのお礼メールの自動生成など、スムーズなやりとりをサポートする機能があると、候補者体験が向上します。
公正な面接は、企業にとっても応募者にとっても非常に重要です。企業にとっては、自社の求める能力や経験を持つ人材を採用するために必要なことです。一方、応募者にとっては、自身の能力や経験を正しく評価してもらい、希望する仕事に就くための重要な機会です。
公正な面接を行うためには、以下の点に留意する必要があります。
面接では、応募者の年齢、性別、出身地、宗教、容姿などの属性ではなく、応募者の適性・能力のみを評価することが重要です。
面接官の主観による評価を防ぐために、客観的な評価基準を設けることが重要です。評価基準は、事前に明確に定義しておき、すべての応募者に平等に適用する必要があります。
面接官は、無意識のうちに偏見に基づいた評価をしてしまう可能性があります。そのため、面接官に対して、無意識の偏見に関する教育・訓練を行うことが重要です。
面接環境は、応募者がリラックスして能力を発揮できるような環境である必要があります。面接官の態度や言葉遣いにも注意する必要があります。
面接では、事前に準備した質問をすべての応募者に平等に行うようにしましょう。質問内容は、応募者の適性・能力を評価するために必要な内容である必要があります。
面接の内容は、後で振り返れるように記録しておくことが重要です。記録内容は、評価基準に基づいて客観的に記述する必要があります。
公正な面接を行うことは、企業にとっても応募者にとってもメリットがあります。企業は、優秀な人材を獲得し、組織の活性化を図ることができます。応募者は、自身の能力や経験を正しく評価してもらい、希望する仕事に就くことができます。
＜公正な面接を行うための参考情報＞
厚生労働省「公正な採用選考の基本」
https://www.mhlw.go.jp/www2/topics/topics/saiyo/saiyo.htm
東京労働局「公正な採用選考
https://www.hataraku.metro.tokyo.lg.jp/kaizen/kosei/
面接管理システムがアプリ連携できるかどうかは、企業の採用活動の効率化において重要なポイントです。現代の採用プロセスでは、複数のツールやアプリケーションが活用されています。例えば、カレンダー機能を使った面接日程の調整や、コミュニケーションツールを用いた候補者とのやりとり、データベースでの候補者管理など、多様なツールとの連携が必要となります。このとき、面接管理システムがこれらのアプリとスムーズに連携できれば、データ入力や切り替えの手間が省け、情報の一元管理が実現します。
アプリ連携が可能なシステムであれば、採用担当者は業務の効率化を図ることができ、候補者の情報や面接結果をタイムリーに共有しやすくなります。また、面接のスケジュール管理が容易になり、面接の進行状況や候補者の評価もリアルタイムで把握できるため、迅速な意思決定が可能です。アプリ連携により、採用活動全体のスピードと質が向上し、結果として優秀な人材の確保につながっていきます。
AIが搭載された面接管理アプリは、近年注目を集めている新しい面接選考ツールです。従来の人間面接官による面接と比較して、以下のような可能性を秘めています。
面接官の負担軽減
AIが搭載された面接管理アプリは、24時間365日、いつでもどこでも面接を実施することが可能です。これにより、面接官の負担を軽減し、より多くの応募者に対応することができます。
選考プロセスの迅速化
AIが搭載された面接管理アプリを用いることで、面接日程調整や面接官による評価にかかる時間を短縮することができます。これにより、選考プロセス全体を迅速化することが可能になります。
バイアスの排除
AIが搭載された面接管理アプリは、人間による面接官とは異なり、面接官の個人的なバイアスに影響されることなく、客観的な評価を行うことができます。
一貫性の高い評価
AIが搭載された面接管理アプリは、すべての応募者に対して同じ質問を行い、同じ評価基準で評価を行うため、一貫性の高い評価を行うことができます。
面接結果の分析
面接結果を分析することで、応募者の強みや弱みを可視化することができます。これにより、よりデータに基づいた意思決定を行うことが可能になります。
採用基準の改善
分析結果を活用することで、採用基準をより客観的で効果的なものへと改善することができます。
面接管理アプリにAIを導入することは、多くの利点をもたらします。まず、AIは大量の応募者データを迅速に処理し、スクリーニングや評価を自動化して採用プロセスを効率化します。
AIは設定基準に基づいて評価を行うため、公平性が向上し、多様な候補者の採用が促進されます。データ管理の一貫性と正確性が向上し、ヒューマンエラーが減少します。候補者には迅速なフィードバックを提供し、満足度を高めることができ、AIチャットボットによる24時間対応も可能です。
過去のデータ分析を通じて、成功する候補者を予測し、採用の精度を向上させることもできます。これにより、採用プロセスのコストを削減し、人手不足を解消するのに役立ちます。AIの導入は、効率化、公平性向上、コスト削減など多くのメリットを提供します。
上司の後押しもあり、世の中にどのような日程調整をしてくれるツールがあるのかを調べることにしました。本当に色々なツールがたくさんある中、ふと目に止まったのが「AIさくらさん」でした。
AIさくらさんは、日程調整を含めた「面接管理」をしてくれるツールでした。日程調整以外にも、一次面接をお手伝いしてくれるということで、考えていた以上の良いツールを見つけたと直感的に感じました。
早速、AIさくらさんを提供している会社の担当者さんに話を聞いてみると、日程調整では他のアプリケーションとの連携が可能だということが分かりました。実はこれは、とてもありがたい機能でした。
社内の状況はいつ変わるか分かりません。突然、「このアプリを使うように！」という連絡がくるかもしれないのです。そうなった時でも、他のアプリケーションと連携できるツールを使っていれば、すぐに対応することができます。
元々、アナログで物事を進めている人が多い部署です。使っていたものが使えなくなる、などの急な変化に対応できないと考えていた方がいいでしょう。
AIさくらさんの担当者さんは丁寧に話をしてくださいました。採用面接において抱えている問題を8割方解決できそう、となった私と上司は協力して社内を説得しました。無事に説得ができ、半年ほど前からAIさくらさんにはお世話になっています。
AIさくらさんが面接日程を調整してくれるようになったことで、若手メンバーの負担が減り、心なしか皆の雰囲気が明るくなったように感じます。以前は毎日のように残業をしていたメンバーも、今では週の半分以上は定時で帰宅することができるようになりました。
私自身も定時で帰宅できることが多くなり、子どもとの時間を大切にできるようになりました。
始めは日程調整をするために導入したAIさくらさんでしたが、その他にも便利な機能がたくさんありました。特に、一次面接をAIがお手伝いしてくれるという機能は、私たちの採用力を大きく高めてくれました。
一次面接では、AIさくらさんが応募者に質問を投げかけて、その回答を録画してくれます。その録画動画を見て、私たち人間が応募者の人柄や適性を判断します。この機能のメリットは以下の通りです。
・応募者の自然な表情や話し方が分かる
・面接時間や場所に制約されない
・面接担当者の負担が軽減される
・面接内容を共有しやすい
応募者の自然な表情や話し方が分かる AIさくらさんは、応募者に対してフレンドリーな口調で質問をします。そのため、応募者は緊張せずに自分の話をすることができます。私たちはその様子を録画動画で見ることができるため、応募者の自然な表情や話し方が分かります。
これは、対人面接ではなかなか見えない部分です。対人面接では、応募者は面接担当者に好印象を与えようとして、自分を飾ったり、緊張したりすることがあります。しかし、AIさくらさんとの面接では、そういった心理的なプレッシャーが少ないため、本音や本性が出やすいのです。
私たちはそのような応募者の姿から、人柄や適性をより正確に判断することができます。例えば、「笑顔が素敵だ」「話し方が丁寧だ」「自信がある」「柔軟性がある」などの印象を得ることができます。これらの印象は、採用判断に大きく影響します。
面接時間や場所に制約されない AIさくらさんとの面接は、応募者が好きな時間・場所で行うことができます。応募者はスマートフォンやパソコンからAIさくらさんにアクセスし、質問に答えるだけです。面接時間も短時間で済みます。
これは、応募者にとって非常に便利です。例えば、「学校や仕事帰りに面接したい」「遠方からでも面接したい」「家族や友人と一緒に面接したい」などのニーズに応えることができます。また、面接前後の準備や移動も必要ありません。
私たちにとってもメリットがあります。例えば、「多数の応募者と同時に面接したい」「繁忙期でも面接したい」「選考スピードを上げたい」などのニーズに応えることができます。また、面接担当者のスケジュール調整や移動も必要ありません。
面接担当者の負担が軽減される AIさくらさんとの面接は、面接担当者の負担を大きく軽減してくれます。面接担当者は、録画動画を見て評価するだけで良いのです。面接中に質問を考えたり、メモを取ったりする必要がありません。
これは、面接担当者の時間や精神的な負担を減らすだけでなく、面接の質を向上させることにもつながります。面接担当者は、応募者の回答に集中して聞くことができます。また、録画動画は何度でも見返すことができるため、見落としたり忘れたりすることがありません。
私たちは、AIさくらさんとの面接を一次面接として活用しています。一次面接では、応募者の基本的な情報や適性をチェックすることが目的です。そのため、AIさくらさんが質問をしてくれることで、十分な情報を得ることができます。
二次面接では、対人面接を行っています。二次面接では、応募者の専門性やモチベーションをチェックすることが目的です。そのため、私たちが直接応募者と話すことで、より深いコミュニケーションを図ることができます。
このように、AIさくらさんと対人面接を組み合わせることで、効率的かつ効果的な採用選考ができるようになりました。
面接内容を共有しやすい AIさくらさんとの面接は、録画動画として残されます。そのため、面接内容を社内で共有しやすいです。例えば、「他の部署の意見も聞きたい」「別の日にもう一度見直したい」「他の応募者と比較したい」などの場合に便利です。
私たちは、AIさくらさんから送られてくる録画動画をクラウド上に保存しています。そのため、社内の誰でもアクセスできるようになっています。これは、採用判断において非常に重要です。
採用判断は、一人ではなく複数人で行うべきです。一人だけでは見落としたり偏ったりすることがあります。しかし、複数人で同じ時間に同じ場所に集まって面接を行うことは難しいです。
AIさくらさんなら、録画動画を見て評価するだけで良いので、時間や場所に制約されません。また、録画動画は客観的なデータなので、評価基準も統一しやすいです。
私たちは、AIさくらさんから送られてくる録画動画を見て評価した後、社内の採用会議で共有します。採用会議では、各部署から代表者が参加しています。代表者はそれぞれの視点から応募者の評価を発表します。
このようにして、多角的かつ公正な採用判断を行っています。
AIさくらさんは私たちの採用活動に大きな変化をもたらしてくれました。日程調整だけでなく、一次面接もお任せできるというのは、他のツールにはない魅力です。AIさくらさんが応募者に質問をしてくれることで、私たちは応募者の人柄や適性をより正確に判断することができます。また、録画動画を見て評価することで、面接担当者の負担も軽減されます。
AIさくらさんは、採用管理システムとしても優れています。応募者情報や面接内容をデータベース化して共有や管理ができます。これは、採用判断において非常に重要です。私たちは、社内の採用会議で録画動画を見ながら、多角的かつ公正な採用判断を行っています。
AIさくらさんは、他のアプリケーションと連携できるという特徴もあります。これは、社内の状況が変わっても対応できるというメリットがあります。例えば、社内で使っているカレンダーアプリやメールアプリと連携すれば、面接日程の調整や連絡がスムーズになります。
AIさくらさんは、私たちの採用パートナーとして欠かせない存在になりました。AIさくらさんのおかげで、私たちはより良い人材を採用することができました。AIさくらさんに興味のある方は、ぜひ一度お試しください。
関連リンク>>アプリ連携できる面接管理システムはこちら
（https://www.tifana.ai/products/interview）
2024年6月1日現在、AIさくらさんの最新情報は次のとおりです。
AIさくらさんは、ChatGPTを搭載して自動学習や対話機能をアップデートしました。これにより、より自然で豊かな会話が可能になりました。
また、AIさくらさんは全国各地の多くの企業・地方自治体に導入されており、業務自動化やアバター接客などのサービスを通じてDX推進を担っています。2024年5月31日には、総合住宅展示場のWebサイトに「AIさくらさん」が導入され、最新の生成AIを活用した対話形式でのやり取りが実現されています。また、2024年5月15日には日テレ「ZIP!」で、有明ガーデンの落とし物管理を担当する「AIさくらさん」が紹介されました。
具体的には、以下の導入事例があります。
１）JR山手線 品川駅・渋谷駅・池袋駅・秋葉原駅にAIアバター接客「AIさくらさん」が導入されました。
２）最高裁判所が管理する裁判書類提出用のWebサイト「mints」にてカスタマーサポートとしての案内を担当しています。
３）富山県移住・定住促進サイト公式LINEと連携し、富山県移住に関する魅力発信をサポートしています。
４）千葉県立幕張総合高等学校の文化祭へ呼ばれ、案内役を担当しました。
５）教育機関にも導入され、デジタル人材の育成に貢献しています。
「AIさくらさん」の面接サポートツールは、採用プロセスの効率化や評価基準の標準化を図るための強力なツールです。適切な質問設計や対話のコントロールなどを行いながら、効果的に活用することで、採用活動の品質向上に大きく貢献します。
＜参考資料＞
厚生労働省HP「公正採用選考特設サイト」公正な採用選考を目指して
https://kouseisaiyou.mhlw.go.jp/
厚生労働省 面接に際してご配慮を！
https://jsite.mhlw.go.jp/aichi-roudoukyoku/content/contents/001146044.pdf
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
