“自動化ツール”の進化。面倒な採用業務を、人の代わりにサクサク処理してくれるこの存在。最初は「便利そうだけど、うちにはまだ早いかな…」なんて敬遠していた企業も、今では「もうツールなしじゃ無理！」というほど頼りきっています。
この記事では、自動化ツールを導入することで面接プロセスがどう変わるのか、導入までのステップや、実際に使った企業のリアルな変化について、わかりやすくご紹介します。
面接と聞くと「人を見る」「コミュニケーションをとる」というイメージが強いかもしれません。でも、実際の業務はそこにたどり着くまでの準備と後処理が多すぎるんです。
例えば、こんな対応が必要になります。
・候補者との日程調整
・社内メンバーとの調整
・リマインド連絡
・面接後の評価のとりまとめ
・合否通知とフォロー
候補者との日程調整の場合、相手の希望日を聞き、面接官の空き時間と照らし合わせ、何度もメールやチャットでやりとり…。調整が完了したら、面接リンクを発行して連絡、さらに当日のリマインドも必要。そして面接が終わったら、評価の集計や共有、最終的な合否通知まで。
一つひとつは大した作業じゃないのに、積み重なると「え、これって自分がやるべきことなの？」と感じてしまうほど。しかも、どこかでミスが起きれば、候補者体験も大きく下がってしまいます。
そんな中、注目を集めているのが採用支援系の自動化ツールです。人事の現場で地味に時間を取られていた業務を、見事に肩代わりしてくれる。しかも、24時間休まず、正確に。
たとえば、日程調整。候補者が希望日を選ぶと、面接官のスケジュールと自動でマッチングし、空いている枠に面接を設定してくれます。面接URLの発行もお手のもの。さらに、評価フォームも自動送信してくれて、面接後の情報がシステム上で一覧化される。評価が遅れている面接官にはリマインドもしてくれるので、担当者がいちいち確認する必要もありません。
合否通知メールもテンプレートで自動作成＆送信。やり忘れがちな返信対応まで、抜け漏れなくサポートしてくれます。
「この人、全部やってくれてるけど、どこの新人？」と思ったら、自動化ツールだった。そんな世界が、すでに現実になりつつあるのです。
とはいえ、「うちにも導入したいけど、なんか難しそう」「そもそも、どこから始めればいいの？」という声も多いですよね。でも安心してください。導入プロセスは、驚くほどシンプルです。
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現状の採用フローを棚卸しする
→ どこに時間かかってる？面倒だと感じてる業務はどこ？
自動化したいポイントを決める
→ 全部自動化じゃなくてもOK。まずは日程調整から、でも十分効果あり。
自社に合ったツールを選ぶ
→ 安い・早い・かんたん！みたいなものから、がっつり分析できる本格派までいろいろ。
実際に使ってみて、改善していく
→ 最初から完璧じゃなくてOK。現場の声を聞きながらアップデートしていくのが大事。
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まず最初にやるべきは、今の採用フローを棚卸しすること。何に時間がかかっていて、どこがストレスなのかを洗い出してみましょう。次に、その中で「これ、自動でできたらラクだよね」という部分を見つけていきます。全部を一気に変える必要はありません。最初は「日程調整だけ」など、部分的な導入でも十分効果があります。
そのうえで、自社に合ったツールを選ぶことが重要です。無料トライアルがあるものや、機能がシンプルなものから始めて、徐々に活用の幅を広げていくのがおすすめ。
実際に使ってみて、現場の声を聞きながら微調整していけば、「人事のストレス」は確実に減っていきます。大切なのは、最初の一歩を軽く踏み出してみることなんです。
あるIT企業では、1日に20件以上の面接をこなしていたにもかかわらず、日程調整はすべて手作業。結果として、2名の人事が1日中スケジュール調整に追われていました。そこで自動化ツールを導入したところ、週に10時間以上の時間が浮き、その分を面接官との事前すり合わせや、内定者フォローに使えるようになったそうです。
また、ある中堅のベンチャー企業では、評価シートの未提出が多く、選考の進行が毎回ストップ。そこで、面接終了後に自動で評価フォームを送る機能を活用し始めたところ、評価の回収率がほぼ100％に。選考スピードが上がったことで、内定辞退も減少したとのこと。
こうした事例は、「うちとは違う世界の話」ではありません。実際にどこでも起きている“ちょっとした困りごと”を、ツールがスマートに解決してくれているだけなんです。
ここまで読むと、「自動化って便利そうだけど、人の温かみがなくなるんじゃ…？」と少し心配になるかもしれません。でも、それは逆。人がやらなくていい業務を手放すことで、本当に大切な“人との向き合い”に、時間と気持ちの余裕が持てるようになります。
面接前に候補者の背景をじっくり読んだり、面接後にフィードバックを丁寧に書いたり。そういった「あなたにしかできないこと」に集中できる環境こそが、採用活動の質を底上げしてくれるのです。
採用活動を、もっとスマートに、もっとあたたかく。
あなたのチームにも、自動化ツールという“相棒”を迎えてみませんか？
AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
