【現場が喜ぶDX】庶務職員が“定時で帰れた日”をつくった自治体の裏側

■ 課題の出発点：月末になると庶務担当が疲弊していた

この自治体では、年度末や異動シーズンになると申請件数が通常の1.5〜2倍に膨れ上がり、庶務職員が1日2時間以上、申請不備の確認に追われる事態が常態化していました。

・印鑑欄の押印ミス
・必須項目の記入漏れ
・書類様式の誤選択

こうした“よくあるミス”が1日15〜20件発生し、再来庁の案内、対応履歴の管理、電話応対などが職員の負担に。
月平均の残業時間は20時間を超え、「3月は定時で帰れた記憶がない」という声も出ていました。

■ 解決の糸口は“入力させすぎない”という逆転の発想

DX推進グループが着目したのは、「ミスの多くは、住民のせいではなく“仕組みの構造”のせいではないか？」という点。

そこで以下の2つの対策を段階的に進めました。

【1】“一画面ずつ確認”するオンライン申請フォームに変更

従来のPDF形式の申請様式では、画面上での誤記や未記入を防ぐ仕組みがなかったため、新たにWebフォーム型の入力画面を導入。

・スマホでも見やすい1項目ずつの入力形式
・必須項目にはエラーメッセージ表示
・よくある勘違いには「注意アイコン」を表示

これにより、公開初月から申請書の不備件数が30％減少。
職員からも「入力された内容の読み取りがしやすくなった」「補記作業が減った」と好評でした。

【2】庶務担当との“月1レビュー会”で現場の声を可視化

技術導入だけでなく、毎月1回のフィードバックミーティングを実施。
 「今月、何に時間がかかったか？」を庶務担当が自由に話せる場とし、改善要望を翌月の対応に即反映しました。

・「この欄、住民の記入率が低いから省略できないか？」
・「そもそもこの手続き、オンラインで済ませないと意味がないのでは？」

こうした現場起点の視点が設計にフィードバックされることで、職員の“やらされ感”が薄れ、「仕組みを自分たちで育てている感覚が持てる」と前向きな声が広がりました。

■ 成果：残業時間が20時間→5時間へ

これらの施策により、申請の不備件数は約半減。
 再来庁の回数も明確に減り、庶務職員の残業時間は1ヶ月あたり15時間の削減に。
ある職員はこう話しました：
「17時で帰れる日があるなんて、以前は想像もしなかった。
 でも“住民の手間”を減らした結果、私たちの働き方も変わった。」

■ DXの本質は、“現場のため”であることを忘れない

この取り組みが示しているのは、予算や人数の多寡ではなく、“現場の痛みを起点にすること”がDXのスタートラインだということ。

派手なシステム導入ではなく、
小さな不満を拾い上げる習慣をつくること。

それが、職員の時間と心の余白を取り戻し、最終的に住民満足度の向上にもつながっていきます。

よくある質問

実際にどの程度の業務時間削減効果が見込めますか？

申請不備件数が50％減少し、職員1人あたり月15時間の残業時間削減を実現している自治体もあるため、自治体の規模や手続き件数により異なりますが、類似の効果が期待できます。特に年度末の繁忙期での効果が顕著に現れます。

導入初期の混乱や課題は何かありますか？

導入初期は操作に慣れない職員のフォロー体制を手厚くし、住民からの問い合わせにも丁寧に対応します。想定外の問題が発生した際は、月次フィードバックミーティングを臨時開催し、迅速な改善対応を行うことで市民の方との信頼関係を維持できます。

セキュリティの安心：システム導入の前提として

DX推進には、システム自体のセキュリティが信頼できることが最重要です。
AIさくらさんは国際規格「ISO/IEC 27001」を取得し、機密性・完全性・可用性の３要素を高い水準で維持。通信の暗号化、アクセス制限、操作ログ記録など技術的対策も揃え、個人情報を安全に守ります。

受付業務を効率化するだけでなく、「安心して使えるか」を重視し、セキュリティ認証や運用体制が整ったシステムを選びましょう。
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■ まとめ：まずは“明日の業務が5分ラクになる工夫”から

大規模な投資や抜本改革でなくても、“明日、職員が5分早く帰れる工夫”の積み重ねこそが、持続可能な自治体DXの本質。

あなたの自治体でも、小さな改善から始めてみませんか？


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