外国語の電話予約に対応するために、英語を学ぶ必要はありません

外国語の電話予約、どうすればいい？

ホテルや飲食店において、外国語の予約や注文に対応することは、スタッフにとって大きな課題です。特に、言語の壁がある場合や急な電話がかかってきた場合は、対応に追われてしまい、ストレスを感じることも少なくありません。

そのため、自動応答システム（IVR）の導入が有効な解決策となります。外国語での音声案内や文字表示により、お客様が自分で操作できるようにすることで、スタッフの負担が軽減されます。また、外国語によるオペレーターとの通話も可能になり、よりスムーズな応対が実現できます。

また、IVRの導入により、スタッフが外国語に不慣れな場合でも、外国語の注文や予約を受け付けることができるようになります。さらに、外国語対応においては、訳の正確性や文化的な配慮が必要ですが、IVRを使うことで、より信頼性の高いサービスを提供することができます。

今回は実際の導入事例も交えて紹介します。

‍

電話予約システム、何ができる？

電話予約システムでは、今まで人が取っていた電話をAIが代わりにとって、お客様が話した内容を聞き取り、予約を受け付けることができます。
会話は以下のように進んでいきます。
—-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
自動音声（以下、AI）：お電話ありがとうございます。○○（お店やホテルの名前）でございます。ご用件をお伺いいたします。

お客様（以下、客）：席の予約がしたいです。

AI：お席のご予約ですね。何日の何時からのご予約でしょうか？

客：〇日の〇時からでお願いします。

AI：〇日の〇時からですね。空き状況を確認いたしますので少々お待ちくださいませ。

AI：お待たせいたしました。〇日の〇時から、空きがございました。
　　何名様のご予約でしょうか？

客：2名です。

AI：2名様のご予約ですね。テーブル席かカウンター席どちらにいたしますか？

客：テーブル席でお願いします。

AI：テーブル席のご利用ですね。それではお名前を伺ってもよろしいでしょうか。

客：〇〇です。

AI：かしこまりました。それではご予約の確認をいたします。
　　〇日〇時から、2名様でテーブル席をご利用で、ご予約名は〇〇様でよろしいでしょうか。

客：はい

AI：ありがとうございます。ご予約を承りました。
—-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------　　

このように必要な情報はAIが自らヒアリングをして、電話での予約を受け付ける事ができます。

もちろん人工知能ですから、日本語と同じように英語での会話もできるので、外国の方からの電話であっても、問題なく対応ができます。
ですので、電話をとる人が英語を話せないからといって、英語を学ぶ必要はありません。

また、電話予約システムを使えば一度に何件もの電話に出ることが可能です。
もちろん、人であれば、1回の対応につき1件ずつしか電話にでることができません。

ですが電話予約システムでは、たとえ一気に100件の予約電話がかかってきたとしても、全ての電話に出ることができます。

機会損失を起こさせない

自動応答電話システムが外国語に対応できると、外国人の方でも安心して利用することができます。言葉の壁やコミュニケーションの誤解から機会損失を防止することができます。自動応答システムが迅速かつ正確に対応し、予約を受け付けます。

ティファナにはさくらさんシリーズの一つとして自動応答電話システムがあります。

このシステムを導入する事で、言語の壁を克服し、顧客と円滑にコミュニケーションすることが可能になります。自動化された電話対応により、言語の壁を超えた円滑なコミュニケーションが実現できます。これにより、顧客満足度の向上にもつながります。AIやシステムについての知識がなくても、多数の導入実績とサポート体制が整っているため、安心してコミュニケーションツールとして利用することができるでしょう。

‍

‍