仕事中やプライベートの時間に営業の電話がかかってくると、嫌な気持ちになってしまうこともあります。しかし、相手を傷つけたり怒らせたりすることなく、丁寧に断ることがビジネスでは求められます。
営業電話をうまく断ることで、自分の時間やエネルギーを節約できるだけでなく、相手にも好印象を与えることができます。一方で、感情的になったり、乱暴な言葉遣いをしてしまったりすると、相手に嫌な印象を与えるだけでなく、今後のビジネスチャンスを逃すことにもつながります。
営業電話を断る際には、断る理由を明確にすること、相手の感情に配慮すること、断り方のトーンや言葉遣いに注意することがポイントとなります。また、電話自動応答で営業電話を断る場合にも、どのような方法が有効的かを考える必要があります。次の項目では、具体的な営業電話断り方のポイントについて解説します。
営業電話を断る際には、相手の感情に配慮し、丁寧かつ明確な理由を伝えることが重要です。
営業電話をかけてきた相手も仕事をしており、自分自身の目的を持って電話をかけてきています。そのため、電話をかけた相手に対して乱暴な言葉遣いや態度をとることは避けるべきです。相手にも自分と同じ人間としての尊厳があることを忘れず、丁寧に断るよう心がけましょう。
営業電話を断る際には、明確な理由を伝えることが重要です。ただ単に断るだけでは、相手に対する不快感を増大させるだけです。自分が忙しい、他社とすでに契約を結んでいる、今は電話に出られないなど、具体的な理由を伝えるようにしましょう。
営業電話を断る際には、トーンや言葉遣いにも注意が必要です。相手に対して敬意を払い、明るいトーンで話すことが望ましいです。また、相手の言葉を遮ることなく、自分の意見を伝えるようにしましょう。
営業電話を断る際には、電話自動応答を利用することも有効です。営業電話対策として、自社の電話自動応答に営業目的の電話は受け付けていない旨を伝えることで、営業電話を事前に遮断することができます。また、転送先を明確にし、適切な対応ができるようにしましょう。
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以上のように、営業電話を断る際には、相手の感情に配慮し、明確な理由を伝え、トーンや言葉遣いに注意することが大切です。また、電話自動応答を利用することも有効です。
電話自動応答を活用することで、営業電話に対する適切な対応ができます。自動応答の音声案内で、営業電話に対して以下のように対応することができます。
「当社へのお問い合わせありがとうございます。お客様のお電話の目的をお聞かせください。」といったように、電話の目的を確認することで、営業電話かどうかを判断することができます。
営業電話ではない場合、適切な担当者に転送することが大切です。自動応答で選択肢を提示し、お客様が選んだ内容に応じて転送するようにするとスムーズです。
営業電話である場合は、丁寧に断り方をアナウンスしましょう。「誠に申し訳ございませんが、当社では現在、営業電話の受付をお断りしております。お手数ですが、改めてメールでのお問い合わせをお願いいたします。」といったように、明確な断り方をすることが大切です。
ChatGPTとの連携により、営業電話対策が一層強化されます。以下はその詳細です。
ChatGPTを利用して、電話自動応答の音声案内をカスタマイズできます。これにより、営業電話を断る際のトーンや断り方を人間らしいものに変更でき、相手に嫌な印象を与えずに明確な理由を伝えることができます。
ChatGPTを活用して、営業電話かどうかを判断するフィルタリング機能を組み込むことが可能です。電話の目的を確認し、営業電話である場合には、事前に対応方法をアナウンスします。これにより、適切な対応を迅速に行えます。
電話自動応答システムを通じて営業電話を断る場合、ChatGPTを利用して明確な理由を伝える際にも役立ちます。具体的な理由や、なぜ営業電話を断る必要があるのかを説明し、相手に納得させる手助けをします。
ChatGPTを通じて、謙虚で丁寧な対応トーンや言葉遣いを指導できます。相手の感情に敏感に反応し、配慮のある対応を行うことが重要です。ChatGPTは、このようなソフトスキルの向上に寄与します。
ChatGPTは通話内容を記録し、分析できるため、断られた営業電話の理由や相手の反応を評価するのに役立ちます。これにより、対策の改善に繋げることができます。
電話自動応答とChatGPTの連携により、営業電話対策を効果的に行うことができ、相手に好印象を与えながら、自分の時間とエネルギーを節約できます。そのため、カスタマイズ、フィルタリング、説明、ソフトスキル向上、統計情報活用など、様々な面での連携が重要です。
参照：電話・コールセンターの自動化、AI活用、音声認識技術の導入状況｜JEITA（電子情報技術産業協会）
https://www.jeita.or.jp/japanese/stat/pdf/executive_summary_2024_2025.pdf
音声認識技術を活用したAI電話対応さくらさんは、電話業務の効率化・自動化を実現できます。
AI電話対応さくらさんでは、発信者のお問い合わせ内容を音声から解析し最適な回答や手続きを行います。
現在お使いのカレンダーツールやCMRとの連携が可能で、準備に時間をかけることなく簡単に導入することができます。
多言語にも対応していますので、外国の方の利用が多い業種・企業でも活用していただけます。
シリーズの導入実績は多数あり、導入前、導入後のサポートも充実していますので、AIやシステムについて何もわからない場合でもまずはご相談ください。
A.ご安心ください。「AI電話対応さくらさん」は、限られた情報（マニュアル、FAQ、Webサイトなど）のを知識の源として回答します 。一般的な知識で自由に回答するのではなく、学習させた範囲内で正確なご案内を行います。これにより、生成AIにありがちな誤った案内や、いわゆる「ハルシネーション」のリスクを最小限に抑え、安心してご利用いただけます。
A.お客様から取得した個人情報を、AIモデルの学習に利用することは一切ございません 。貴社専用の環境で音声・テキストデータを管理し、他社と共有することもありません 。また、国際的な情報セキュリティ認証（ISO27001/27017）を取得した万全の体制でデータを保護しており、個人情報にあたる部分は自動でマスキング処理を行うなど、セキュリティとプライバシー保護を徹底しています 。
A.AIが対応困難と判断した場合や、お客様が「人と話したい」と希望された場合には、スムーズにオペレーターへ電話を転送（取次）することが可能です 。その際、AIがヒアリングした要件や会話の履歴はオペレーターの画面に表示されるため、お客様に同じ説明を繰り返していただくお手間はありません。AIと人のハイブリッド対応で、あらゆる状況に対応します。
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https://www.tifana.ai/news/20240912
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