稟議決裁システムは、企業や組織内で業務プロセスの効率化やセキュリティ強化を図るために導入される重要なシステムの一つです。
特に業務効率化や脱ハンコの流れで検討されている企業も多いのではないでしょうか。
コロナの影響でテレワークなども積極的に行われている中で、稟議のためだけに押印しに出社するという、本末転倒とも言える話も記憶に新しいかと思います。
稟議決裁を紙から電子化しようと、調査をすると色々な種類があり悩んでしまいますよね。
特に気になるのが金額ではないでしょうか。
有料・無料・自作の稟議決裁システムの中から、どれが最も適しているかを決定することは容易ではないですよね。
今回は、それぞれの稟議決裁システムについて説明し、最適な選択のお役に立てればと思います！
有料の稟議決裁システムは、多くの場合、専門のベンダーやサプライヤーが提供するソフトウェアで、専用のライセンス料などが発生しています。
有料の稟議決裁システムは、高度な機能を提供していることが多く、各企業の環境で使えるように作られています。
セキュリティ機能も充実しているため、データの保護についても安心です。
また、定期的なアップデートや専門のサポートを受けることができるため、トラブルの発生を最小限に抑えることができます。
さらに導入から運用まで専任でサポートしてくれる稟議システムもあるので、コストはかかっても手間は最小限に抑えたいという企業にはおススメです。
無料の稟議決裁システムは、多くの場合、基本的な機能のみを提供しています。
機能以外には、ユーザーの数に制限がかかっていることが多いです。
導入コストが低いのが魅力的な部分ですが、会社に合わせたシステムへの変更などができないこともしばしば。
あれがやりたいけど、無料だとできない・・・、ということも。
さらに担当者が設定する部分も多く、他の業務が滞る心配も懸念点としてあげられます。
また無料の稟議決裁システムには、定期的なアップデートやサポートが不足している場合もあるのでその辺りもしっかり確認したいところですね。
自作の稟議決裁システムは、自分で作るシステムです。
自社開発によって、必要な機能を独自に組み込むことができます。
担当開発してくれる人財がいれば、外注のコストを抑えることができ、定期的なアップデートやサポートも可能です。
しかし、自作の稟議決裁システムにも問題があります。
まず、開発にかける時間や人員・リソースがあるのかという点です。
業務を兼任されている方も多く、社内の業務となると中々アサインが叶わない。ということもあります。
他にも技術やスキルに依存しているため、技術的な問題が発生した場合、解決が難しくなる可能性がでることも。
さらにセキュリティについて専門知識を持っていない場合は、セキュリティ上の問題が生じる可能性があります。
社内の稟議が外部に漏れてしまうことが無いように、セキュリティは強固にしておきたいところですが、状況によっては上手くいかない事象が発生するかもしれません。
以上を踏まえると、最適な稟議決裁システムの選択には、あるポイントを考慮する必要があります。
それは、どこまでなら稟議システムの導入や運用に時間をかけられるか、になります。
どの稟議決裁システムを選んでも、ある程度の時間はかかります。
他にも機能面やサポート部分なので、比べられる所はありますが、誰かにお願いするのか自分で手を動かすのかという所で時間が大きく変わります。
時間が何よりも代えがたいということは、皆さんもご存知だと思います。
ニーズや予算、環境に合わせて、最適な稟議決裁システムを選択してください！
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