稟議決裁システムで別世界になった

ビル管理業界の稟議決裁システム導入とDX推進

本記事では、ビル管理業界における稟議決裁システムの導入経験について紹介します。
稟議システムの導入には、社内の説得や適切なコミュニケーションが不可欠であり、導入後は業務の効率化やペーパーレス化の効果が実感できました。
また、経理部への展開を通じてさらなる業務効率化を推進し、社員の理解を得る取り組みも行われました。
最後に、業者選定の重要性やセキュリティ対策についても触れています。

社内の反対を乗り越えた稟議システムの導入

ビル管理やビルメンテナンス、施設管理の業界は、保守的な体質が根強く、最新のIT技術とは距離がある業界です。
そのため、電子化すれば大幅に短縮できる業務が多数あるものの、依然として紙ベースの運用が続いているケースが多く見られます。
この無駄をなくすため、以前から問題視していた稟議決裁のシステム化に踏み切りました。

社内の説得には時間をかけることが重要

導入にあたっては、まず総務部と経営幹部から進めることにしました。
稟議システムは決裁者の関与が必須であるため、決裁権を持つ上層部の理解を得ることが不可欠です。
DX推進と業務効率化の必要性を強調し、根気強く説得を重ねた結果、ようやく導入が決定しました。

導入当初はシステムへの慣れが必要でしたが、稟議決裁の電子化によってプロセスが大幅に簡略化され、時間と手間の削減につながりました。
以前に比べると圧倒的にスムーズに進行し、業務全体の効率化が実現。これはDXの成果であり、一度経験すると紙ベースには戻れないと実感しました。

社員の理解を得るためのモデルケースを構築

しかし、会社全体としては依然として稟議システム導入に慎重な姿勢をとる社員も多く、新しいシステムに対する抵抗感がありました。
そこで、まずは自部署をモデルケースとし、導入のプロセスやメリットを他部署に説明することで、理解を深める取り組みを行いました。

時間をかけて説明やコミュニケーションを強化することで、少しずつ社員の理解が進み、システム導入への協力的な姿勢が広がっていきました。
DXの成功には、技術だけでなく、人の意識改革も必要であると改めて認識しました。

経理部への展開でさらなる業務効率化

次のステップとして、業務負担の大きい経理部への稟議システム導入を実施しました。
これにより、経理と総務の連携が強化され、さらに業務が効率化されました。

「すごく楽になった」という声が増えると、他部署からも「うちにも導入してほしい」という要望が出てきました。
新しい技術の導入に積極的ではない企業文化の中でも、実際に効果が出れば、徐々に受け入れられる傾向があることを実感しました。

稟議決裁システム導入には業者選定が鍵

企業がDXを推進し、より効率的な業務体制を築くためには、適切なシステムの導入が欠かせません。
しかし、導入にはコストや運用管理、セキュリティ対策などの課題が伴います。
社内の説得には苦労が伴いますが、明確なメリットを伝え、適切なコミュニケーションを図ることで、スムーズな導入へとつなげることができます。

また、電子化が進むことでデータ管理の重要性も増します。
紙と異なり、電子データは適切に保存・管理しなければなりません。バックアップやデータ整理を徹底することで、将来的な活用が容易になります。

システム選定の際には、セキュリティ対策/カスタマイズの柔軟性/トラブル時のサポート体制といった要素を考慮することが不可欠です。
こうした要件を満たす、稟議システムに特化した業者を選ぶことが、導入成功への近道となるでしょう。