この記事では、ビル管理業界における稟議決裁システムの導入に関する実践的な経験が紹介されています。稟議システムの導入には社内の説得や適切なコミュニケーションが重要であることが強調されています。導入後は効率化や業務の簡略化が実感でき、ペーパーレス化による効果も期待できました。また、経理部への導入を通じて更なる業務効率化を図り、システム導入の意義を社員に理解してもらう取り組みも行われました。最後には、業者選定の重要性やセキュリティ対策の必要性についても触れられています。
ご存じの方もいらっしゃるかと思いますが、ビル管理、ビルメンテナンス、施設管理を行う業界は結構古い体質が染みついており、最新のIT技術とはかなり遠いところに居ます。
電子化すれば一気に短縮できるものが大量にあり、かけなくて良い無駄な時間を大量にかけている状態。
これを何とかしたかったので、常々無駄だと思っていた稟議周りにシステム導入を行いました。
社内の説得にはかなり苦労し、まずは私の居る総務部と経営幹部から始めることに。
稟議システムは決裁者が必ず必要なので、決裁権を持つ上層部への説得が必要不可欠。
DX・効率化の命題の元上層部を説得し、自部署へも導入。
稟議システムの扱いになじむのに結構時間がかかりましたが、導入後の効果は大きく、まるで別世界になりました。
ペーパーレスのシステム導入により、稟議決裁プロセスが大幅に簡略化され、時間と手間の節約につながりました。
導入前の10分の1、というのはちょっと言い過ぎですが、それに近い肌感覚で時間短縮できました。
また、業務の迅速化が可能となり、仕事の効率化にもつながりました。これはDXを行う事の効果であり、一度体験すると元の紙には戻れません。
しかし、会社全体としては稟議システム導入に反対の構え。
社員の中には、自分たちの仕事がなくなってしまうのではないかという不安や、新しいシステムに対する抵抗感がある場合もあります。
そのため、自部署をモデルケースにして、どんなことをやってるのか、他部署の社員への説明やコミュニケーションの強化を行いました。
これにより、徐々に理解が深まっていきます。
社員がシステム導入の意義を理解し、積極的に協力してくれるようになることが重要なのです。
導入効果が高いと思われる経理部への導入を次に行い、経理総務の連携も強化。
それによってさらに仕事が楽になります。
「すごく楽になった」と言う人が増えれば、「じゃあうちにも入れてよ」と言い始める人も増えてくる。
積極的には動かないが、周りの動きを見て良さそうなら導入する。
体質としては褒められたものではありませんが、保守的な会社では必要な動きなのです。
稟議決裁システム導入による効果は大きく、ビル管理会社にとって大きな飛躍となりました。
今後も企業はDXを推進し、新しいビジネスモデルの創造に取り組むことが求められます。
しかし、導入にはコストやシステム運用、セキュリティ対策などの問題点があり、適切な対策が必要となります。
社内の説得にも苦労があるかもしれませんが、適切な説明やコミュニケーションの強化を行い、社員とともに問題点を克服し、システム導入の成功につなげることが大切です。
また、ペーパーレス化に伴い、電子化されたデータが増えることによる情報管理の問題もあります。
電子データは紙のように手で扱うことができないため、バックアップや保存、復元の手段が必要となります。また、後で利用する為のデータの整理や分類も重要な課題です。
稟議システムのみならず、こういったセキュリティ面、この先フローが変わった際に柔軟に対応できるカスタマイズ性、問題があったときに迅速に対応できるシステム保守。これらを引き受けてくれる、稟議システムに特化した業者を見つけるのが一番の近道だと思います。
澁谷さくら（AIさくらさん）
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