複雑な組織のワークフロー導入！失敗しないシステムの選び方とは

5〜8社比較でも決まらない標準化の難しさ

ワークフロー導入を検討する際、多くの企業がまず直面するのが、自社の業務フローが一般的ではないという現実です。
今回のインタビュー事例でも、きっかけは旧システムのライセンス期限切れでしたが、いざ検討を始めると大きな壁にぶつかりました。

それは、合併やグループ統合によって複雑化しすぎた承認ルートです。

標準機能では対応できない現場のリアル

例えば、一般的なワークフローシステムの標準機能では、以下のようなケースに対応しきれないことがよくあります。

・「金額が〇〇円以上なら親会社の承認も必要」という複雑な分岐
・A社とB社が合併したが、稟議の書式は旧会社のものをそれぞれ使い続けたい
・部署ごとに根回しの慣習があり、システム上で再現できない

実際に担当者は5〜8社ほどのベンダーを比較しましたが、「どの会社も（自社の複雑なフローを）同じ形に統一するのが難しかった」と語ります。
パッケージ製品に合わせて業務を変えるには、組織の反発が大きすぎたのです。

この壁を突破する決め手となったのは、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれるか、そして当社の複雑な事情に寄り添ってくれるかという点でした。
最終的に選ばれたのは、大手パッケージではなく、柔軟なカスタマイズを強みとする「稟議決裁さくらさん」でした。

細かい調整の先にある、現場が使えるシステム

ワークフロー導入において、契約して終わりではありません。
むしろ、そこからの自社仕様への調整こそが最大の難所です。

導入準備は苦労してこそ定着する

インタビューの中で担当者は、「導入時は独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダーも本当に苦労した」と振り返っています。
しかし、この導入時の苦労から逃げないことが、結果的に成功の鍵となります。

一般的なクラウド型と、今回のような柔軟なカスタマイズ型の違いを以下にまとめました。
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【比較項目：ワークフロー導入の容易さ】
一般的なパッケージ型：設定は早いが、業務をシステムに合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：調整に時間と労力がかかるが、業務フローを変えずに済む

【比較項目：複雑な分岐への対応】
一般的なパッケージ型：オプション追加や高額な改修が必要になりがち
柔軟なカスタマイズ型：独自の複雑な条件分岐にも柔軟に仕様を整えられる

【比較項目：現場への定着】
一般的なパッケージ型：「使いにくい」という理由で、紙やメールに戻ってしまうリスクがある
柔軟なカスタマイズ型：苦労して調整した分、現場の違和感がなく定着が早い
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この事例では、細かい調整を重ねたおかげで、自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができました。
初期設定の苦労をベンダーと共有したからこそ、稼働後のトラブルを未然に防げたのです。

説明なしでも使える、直感的なUIが効率化の鍵

ワークフロー導入の最終的なゴールは、システムを入れることではなく、現場がストレスなく使いこなすことです。
どれだけ高機能でも、マニュアルを読み込まないと申請できないシステムでは意味がありません。

簡単な共有だけで使いこなせる凄さ

導入後、現場からは以下のような変化が報告されています。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」（インタビューより）

これは非常に重要なポイントです。
使いにくいシステムの場合、情報システム部に「操作方法がわからない」、「承認ボタンはどこか」といった問い合わせが殺到し、かえって業務効率が下がることがあります。

しかし、本事例では「UIが他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる」と評価されています。

・直感的に、次は何をすればいいかがわかる画面設計
・スマホやタブレットからでも迷わず承認できる

こうした説明不要の使いやすさこそが、ワークフロー導入を成功させ、本当の意味での業務効率化を実現する要因なのです。

よくある質問

Q1：独自の複雑な稟議ルールがあるのですが、パッケージ製品でも対応できますか？

A：多くのパッケージ製品はフローが定型化されています。
　　本事例のように合併等でフローが複雑な場合は、無理にパッケージに合わせるよりも、「稟議決裁さくらさん」を提供している企業のようにカスタマイズに柔軟で、導入時に伴走してくれるベンダーを選ぶのが成功の鍵です。

Q2：ワークフロー導入後の社内トレーニングにはどのくらい時間がかかりますか？

A：UIが優れたシステムであれば、長時間の研修は不要です。
　　本事例では簡単な共有だけで現場担当者が直感的に操作できており、システム選定時にマニュアル不要レベルの使いやすさを重視することをお勧めします。

まとめ

ワークフロー導入は、単なるツールの置き換えではありません。
複雑な組織の課題に向き合い、現場が働きやすい環境を作るプロジェクトです。

これからはAI活用なども視野に入れ、企業の成長に合わせて一緒にシステムを育てていけるパートナーを選ぶことが、長期的な成功につながります。
自社のフローが複雑で諦めかけている方は、まずは事情に寄り添ってくれるベンダーに相談することから始めてみてはいかがでしょうか。

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