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ペーパーレス化を簡単にするツールは多分、これ!

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ペーパーレス化を簡単にするツールは多分、これ!

ペーパーレス化を簡単にするツールは多分、これ!

紙の稟議は手間がかかるだけでなく、紙の保管場所も問題となります。しかし、近年ではワークフローシステムの導入により、ペーパーレス化が進んでいます。今回は、私の会社が導入したワークフローシステムについてご紹介します。

紙の稟議・承認フローを電子化します

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目次

導入前と導入後の変化

私は、紙の稟議に悩まされていました。稟議書類の提出や承認に時間がかかる上、保管場所にも限りがあり、保管方法にも悩んでいました。
ペーパーレス化をする前には、上記のように大量の紙の書類を保管するスペースが必要であり、紛失や破損のリスクがありました。
先輩に聞いたところ以前書類の破損があって大変だったと聞いているので、私が担当している時は何も起こらないでほしいと思っていました。
また、手作業で紙を探す必要があるため、時間もかかりました。さらに情報の整合性にも問題がでないようにファイルの整理整頓も手作業で行っていました。
会社の稟議が紙で行われていることに私は疑問も持つことはありませんでした。

そんな中、会社がワークフローシステムを導入することに決めました。
ワークフローシステムは、電子的に稟議書類を作成・承認・保管することができます。私は、導入後すぐに変化を感じました。
稟議書類の提出や承認がスムーズに行われるようになり、時間短縮にもつながりました。また、保管場所にも困らなくなり、情報漏洩のリスクも減らすことができました。

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムは、稟議書類の電子的なやりとりをサポートするツールです。
稟議書類を作成し、承認者に送信することができます。
承認者は、電子的に稟議書類を確認し、承認・差戻しを行います。
承認が完了した稟議書類は、自動的に保管されます。これにより、紙の稟議にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。

ワークフローシステムの導入方法

ワークフローシステムの導入方法は、大きく分けて2つあります。
1つ目は、外部サービスを利用する方法です。外部サービスを利用する場合、稟議書類をクラウド上で管理することができます。
2つ目は、オンプレミス型を導入する方法です。オンプレミス型を導入する場合、自社サーバー上で稟議書類を管理することができます。

ワークフローシステムの導入前に考えること

ワークフローシステムを導入する前には、以下のことを考慮する必要があります。

業務のフローの確認

ワークフローシステムを導入する前に、現在の業務フローを確認する必要があります。どのような業務があり、どのような手順で進めているかを把握しておくことで、スムーズな導入が可能になります。

ユーザーの教育・トレーニング

ワークフローシステムを利用するためには、ユーザーがシステムの使い方を理解していることが重要です。ユーザーに対して教育・トレーニングを行うことで、スムーズな利用が可能になります。

セキュリティ対策

ワークフローシステムには、重要な情報が含まれているため、セキュリティ対策が必要です。不正アクセスや情報漏洩のリスクに対して、適切な対策を講じる必要があります。

ワークフローシステムの導入によるメリット

ワークフローシステムの導入によるメリットは、以下の通りです。

時間短縮

ワークフローシステムを導入することで、稟議書類の提出や承認が効率的に行われるため、時間短縮が可能となります。手作業での手続きや書類の移動などの手間が省かれ、業務プロセスが迅速化されます。

スムーズなフロー

ワークフローシステムにより、稟議書類のフローがスムーズに管理されるため、ミスや遅延が少なくなります。自動化された手続きや統一されたワークフローによって、情報漏れや手続きの飛び越えなどのエラーが軽減されます。

情報漏洩リスクの低減

ワークフローシステムでは、稟議書類が電子的に保管されるため、情報漏洩のリスクが低減されます。アクセス制御や暗号化などのセキュリティ対策が施され、機密性の高い情報を適切に管理できます。

環境負荷の低減

ワークフローシステムによって紙の使用量が削減されるため、環境負荷が低減されます。電子的な稟議書類の作成や承認プロセスによって、印刷や郵送などに伴う紙の使用や廃棄物の発生が減り、持続可能な業務環境の構築に貢献します。

業務効率化が簡単にできる

ワークフローシステムの導入により、紙の稟議にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。また、スムーズなフローにより、ミスや遅延が少なくなるため、業務の効率化につながります。
ワークフローシステムの導入にあたっては、専門的な知識が必要な場合がありますが、多くの場合は専門的な知識がなくても簡単に導入することができます。

導入後は、稟議書類の提出や承認がスムーズに行えるため、管理職の方々は時間や手間を大幅に削減することができます。
また、紙の稟議にかかる費用や環境負荷を低減することができます。

さらに、ワークフローシステムは稟議書類の履歴管理や承認フローの進捗状況の確認など、稟議書類管理に関する業務効率化に貢献します。
また、システム上に保管されるため、情報漏洩のリスクが低減されます。

そのため、現在まで紙の稟議に悩んでいた私にとって、ワークフローシステムは非常に有用なツールとなりました。
導入することで、業務の効率化や情報漏洩のリスクの低減など、様々なメリットを享受することができます。

最近では、クラウド型のワークフローシステムも増えてきており、導入のハードルが下がっています。今後もさらに便利な機能が追加されていくことが期待されます。是非、ワークフローシステムを導入して、業務の効率化を図ってみてください。

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