システム刷新のきっかけは、以前利用していたシステムのライセンス期限が近づいたことでした。
しかし、単なる入れ替えで済まない深刻な事情が背景にありました。
それは、度重なるグループ会社の統合や合併による業務フローの複雑化です。
通常、システム導入は業務をシステムに合わせて標準化することがセオリーです。
しかし、異なる企業文化を持つ組織が統合された直後の現場では、そう単純にはいきません。
・A社フロー：課長承認の次はすぐに部長決裁
・B社フロー：課長承認の後に、経理部と法務部の合議が必須
このように、案件の内容や起案部署によって承認ルートが分岐・複雑化しており、どのパッケージベンダーの製品を見ても「当社の運用には合わない」「同じ形に統一するのが難しい」という壁にぶつかっていました。
一般的なペーパーレス化や環境対策といった目的以前に、現状の複雑なルールを回せるシステムがないという切実な課題があったのです。
次のシステムを探すにあたり、5〜8社ほどの製品を比較検討しました。
多くのベンダーが機能の多さや導入実績をアピールする中で、最終的に「稟議決裁さくらさん」を選定した決め手は、当社の事情に寄り添ってくれると感じられた点でした。
複雑な組織構造を持つ企業にとって、システムの選定基準は「何ができるか」よりも「どこまで合わせられるか」が重要になります。
【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：「仕様に合わせて業務フローを変えてください」と言われがち
柔軟なカスタマイズ型：自社の事情を汲み取り、柔軟にカスタマイズに対応
【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：安価だが、カスタマイズを追加すると高額になりやすい
柔軟なカスタマイズ型：比較的高額だが、一部のみカスタマイズなど価格に対して柔軟に対応
【比較項目：ベンダーの姿勢】
一般的なパッケージ型：マニュアル通りの機能説明に終始する
柔軟なカスタマイズ型：「どうすれば実現できるか」を共に考えるパートナーシップ
特に、合併による混乱が残る状況下では、画一的な対応ではなく、価格面も含めて柔軟に相談に乗ってくれる姿勢が、何よりの安心材料となりました。
導入プロジェクトは、決して平坦な道のりではありませんでした。
インタビューでも「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダーさんも本当に苦労しました」と語られている通り、複雑な要件をシステムに落とし込む作業は大きな苦労を伴うものでした。
しかし、その苦労をして自社業務に徹底的にフィットさせた結果、リリース後の現場の反応は劇的に変わりました。
1．直感的な操作性：UIが他社システムと比べてユーザーフレンドリーであるため、マニュアルを読み込まなくても操作が可能
2．教育コストの削減：特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有を行うだけで直感的に使いこなせるようになり、問い合わせ対応の手間も最小限で済む
3．ストレスのない運用：自社の文化に即したフローがシステム上で再現されているため、ユーザーは違和感なく申請・承認業務を行える
一般論としての便利さではなく、「自分たちのやり方に合っている」という感覚こそが、現場定着の最大の要因といえます。
A：はい、可能です。
本事例のように合併等でフローが複雑な場合こそ、パッケージの機能を押し付けるのではなく、柔軟に仕様調整できるベンダーを選ぶことが重要です。
独自の運用ルールを維持したまま、デジタル化による効率化を実現できます。
A：むしろ逆で、定着は早くなります。
パッケージ製品に業務を無理やり合わせる方が現場の反発を招きがちです。
業務実態に即して仕様を整えることで、本事例のように簡単な共有だけで直感的に使いこなせるスムーズな移行が可能になります。
インタビューの最後で「稟議は企業ごとに細かなルールや文化がある」「今後も必要に応じて相談しながら、より現場に合った形に育てていきたい」と語られていたように、システムは導入して終わりではありません。
組織が変化すれば、課題も変わります。
だからこそ、完成された固定的なシステムを買うのではなく、変化に合わせて共にシステムを作り上げてくれるパートナーを選ぶことが、長期的な成功への近道です。
複雑な承認フローや組織再編に伴うシステム移行でお悩みの方は、ぜひ一度、私たちにご相談ください。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
ChatGPTや生成AIなど最新AI技術で、DX推進チームを柔軟にサポート。5分野のAI関連特許、品質保証・クラウドセキュリティISOなどで高品質を約束します。御社の業務内容に合わせて短期間で独自カスタマイズ・個別チューニングしたサービスを納品。登録・チューニングは完全自動対応で、運用時のメンテナンスにも手間が一切かかりません。
