ストレスフリーな業務プロセス実現！ワークフローで稟議・決裁を簡単に

時間がかかっている稟議：課題と解決策

稟議や決裁の承認プロセスは、多くの企業において効率化の課題として浮上しています。このプロセスがスムーズに進行しないことが、企業全体の業務効率に悪影響を与えている現状があります。特に、時間がかかるという問題は、決裁者としても頭を悩ませる一因です。

例えば、月末の経費精算の際、本来ならば数日で終了するはずのプロセスが、承認者の多忙さゆえに2週間以上もかかってしまうケースがあります。こうした遅延が発生すると、従業員は自ら立て替えた経費の返金を長期間待たねばならず、経済的な負担が増大します。また、経費精算の遅れは、他の業務にも連鎖的な影響を及ぼし、全体の業務のスピードが著しく低下してしまいます。

さらに、決裁者が担当する業務は稟議だけに限られません。他にも多くの承認業務が積み重なることで、それらすべてを適切に優先順位をつけて処理することが困難になることがあります。特に、プロジェクトの進捗に影響を与える重要な意思決定が求められる場面で、承認待ちの稟議が他の業務と同じ優先度で扱われ、結果としてプロジェクトが停滞することがあります。例えば、重要なプロジェクトが承認待ちのために停止し、プロジェクトメンバー全体のモチベーションが低下するという事態が発生しました。

また、繁忙期には承認者自身が多忙を極め、申請が滞ることもしばしばあります。昨年の年末には、年次決算に関連する承認案件が一斉に押し寄せたため、稟議の処理が年明けまで大幅に遅れるという事態が発生しました。このような状況では、業務に優先順位をつけて対応することが求められますが、それがうまく機能しない場合もあります。

もう一つの大きな課題は、手書き書類によるミスの発生です。紙の申請書類を使用する場合、どうしても数字の誤りや記入漏れが発生しやすく、それが承認プロセス全体を遅延させる要因となります。例えば、先月の給与明細の承認プロセスでは、手書きの数字の誤りが原因で再度修正が必要となり、最終的に給与の支給が数日遅れるという事態が生じました。こうしたミスが頻発することで、業務の信頼性にも悪影響を与えることになります。

これらの課題を解決するためには、効率的な改善策を導入し、プロセス全体を見直すことが不可欠です。

稟議の改善のための簡単な仕組み

稟議や決裁の承認プロセスをより効率的かつ迅速に進めるために、いくつかの効果的な仕組みを導入することができます。これにより、企業全体の業務効率を向上させることが可能になります。

オンラインツールの活用

まず、稟議や決裁に関する申請や承認をオンラインで行えるようにすることが重要です。専用のワークフローシステムを導入することで、プロセス全体のスピードを大幅に向上させることができます。このようなシステムを利用すれば、申請者と承認者の間で書類やメールのやり取りが不要になり、手続きが簡素化されます。また、システムが自動的に進捗を追跡するため、承認プロセスの透明性が向上し、どの段階で遅延が発生しているかを容易に把握できるようになります。さらに、オンラインツールを活用することで、リモートワーク中でも承認業務が滞ることなく進行でき、柔軟な働き方をサポートします。

簡単な申請書の作成

次に、申請書自体を簡潔にし、必要最低限の情報だけを記載するようにすることが有効です。これにより、承認者は重要なポイントに集中でき、迅速に判断を下すことができます。例えば、申請書に記載すべき情報を明確に定義し、それをオンラインフォームとして提供することで、申請者が必要な情報を漏れなく、正確に記入できるようにします。また、入力フォームにバリデーション機能を追加することで、記入ミスや漏れを防止し、申請内容が承認者にスムーズに伝わるようにすることが可能です。これにより、再提出や修正の必要がなくなり、プロセス全体が効率化されます。

ルールの明確化

承認プロセスの流れや必要な申請書類、承認権限などを明確に定めることも、重要な施策です。社内で統一されたルールやガイドラインを整備し、それを定期的に見直しながら従業員に周知徹底することで、誰でも簡単に申請を行えるようにします。また、承認プロセスの各ステップで何をすべきかが明確であれば、プロセスが滞るリスクも減少します。例えば、承認者が不在の場合に備えて、代行承認者を事前に指定しておくといった対応策も考えられます。これにより、繁忙期や突発的な状況にも柔軟に対応できるようになります。

業務プロセス改善における重要な施策

これらの仕組みを導入することで、稟議や決裁の申請から承認までの時間を大幅に短縮し、作業効率を向上させることが可能です。特に、オンラインツールの活用やバリデーション機能の導入は、エラーを最小限に抑え、承認プロセスをスムーズに進めるための効果的な手段です。これにより、稟議や決裁にかかる時間が削減されることで、他の重要な業務に集中する時間を確保できます。

さらに、プロセスの改善によって得られるメリットは、個々の業務効率向上にとどまらず、組織全体の生産性向上にも寄与します。稟議や決裁が迅速かつ的確に行われることで、プロジェクトの進捗がスムーズに進み、企業全体の成果にも大きなプラスの影響を与えるでしょう。

このように、稟議や決裁のプロセスを見直し、簡単かつ効果的な仕組みを導入することは、業務プロセス全体の改善につながる重要な施策であり、企業の競争力を高めるための一助となります。これからのビジネス環境において、柔軟かつ迅速に対応できる組織づくりが求められる中で、これらの取り組みは非常に有効であると考えられます。