現代のビジネスにおいて、稟議決裁のスピード差は企業の競争力に直結します。
しかし多くの企業で、ワークフローシステムを導入したのに、思うようにスピードが上がらないという声が聞かれます。
その原因の多くは、組織の複雑さにシステムが追いついていないことにあります。
例えば、企業合併やホールディングス化が行われたケースを想像してみてください。
旧A社と旧B社で決裁権限の基準が異なったり、申請フォーマットが統一されていなかったりすると、現場は「どちらのルールで申請すればいいのか？」と迷うことになります。
実際に、今回取材した企業の事例でも、以下のような切実な課題が発生していました。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）
このように、組織構造が複雑化している場合、一般的なパッケージ型のワークフローシステムをそのまま適用しようとすると、かえって業務が停滞する原因となります。
では、どのようにシステムを選べばよいのでしょうか？
通常の稟議とシステム化された稟議の決定的な違いは自動化にありますが、それが自社の業務にフィットしていなければ意味がありません。
今回の事例企業が5〜8社を比較検討した結果、最終的に選んだのは柔軟性でした。
以下は、一般的なパッケージ型システムと、本事例で採用された柔軟なカスタマイズ型のシステム（「稟議決裁さくらさん」）の違いをまとめたものです。
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【比較項目：対応力】
一般的なパッケージ型：既存のシステム機能に、業務フローを合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟にカスタマイズが可能
【比較項目：導入姿勢】
一般的なパッケージ型：システム提供が主目的
柔軟なカスタマイズ型：当社の事情に寄り添ってくれる伴走型
【比較項目：適合性】
一般的なパッケージ型：複雑なフローの場合、運用でカバーする負担が残る
柔軟なカスタマイズ型：独自のフローに合わせて仕様を丁寧に整理できる
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選定の決め手について、担当者は次のように語っています。
「『稟議決裁さくらさん』は価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、当社の事情に寄り添ってくれると感じて選定しました。」（インタビューより）
単に機能が豊富かどうかではなく、自社の複雑な事情を汲み取り、システムに落とし込んでくれるパートナーとしての姿勢が、結果として決裁スピードを加速させる鍵となります。
ワークフロー稟議システムを導入する際、最も重要なのは社員の意識改革と現場への定着です。
しかし、これは「明日からこのシステムを使ってください」と通知するだけで実現できるものではありません。
現場に合ったシステムを作り上げるためには、導入前の調整段階で、既存の業務フローを徹底的に見直す必要があります。
ここは決して楽な道のりではありません。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダーさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。」（インタビューより）
この苦労を避けて安易なパッケージ導入に逃げると、現場から使いにくいと反発を招き、定着しません。
逆に、ベンダーと協力して細かい調整を行ったからこそ、以下のような劇的な変化が生まれています。
・立ち上がりの早さ：実装後はユーザーの習熟が非常に早い
・直感的な操作：よく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで使いこなしている。
・UIの優位性：他社システムと比較してもユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる
UIが他社システムと比べてユーザーフレンドリーであることは、申請者の迷う時間をゼロにし、結果として組織全体の決裁スピードを大幅に向上させます。
稟議決裁システムの導入はゴールではありません。
ビジネス環境の変化に合わせて、システムも進化させる必要があります。
今後は、ChatGPTなどのAIを活用した、申請内容の自動チェックや承認判断のサポートなどが視野に入ってくるでしょう。
AI活用や機能拡張においても、重要になるのはベンダーとの関係性です。
「稟議は企業ごとに細かなルールや文化があるので、これからも必要に応じて相談しながら、より現場に合った形に育てていけたらと感じています。（中略）実際に一緒につくり上げてきた経験があるので、今後も安心して相談できる存在として頼りにしています。」（インタビューより）
社内で新しい課題が出たり、AIの力が必要になる場面が訪れたとき、自社の業務を深く理解しているパートナーがいれば、即座に対応策を打ち出せます。
これこそが、長期的な業務効率化を支える基盤となります。
A：はい、上がります。
ただし、既存のパッケージ製品をそのまま使うのではなく、本事例のように組織の複雑さに合わせて柔軟にカスタマイズや調整ができるシステムを選ぶことが成功の条件です。
A：実例でも「本当に苦労した」とある通り、独自のフローをシステムに落とし込む初期調整にはパワーが必要です。
しかし、その過程を経ることで現場に即した仕様になり、導入後の定着と決裁スピードが格段に早まります。
稟議決裁のスピード差を解消するためには、単にツールを入れるだけでなく、組織の現実に即した柔軟性と、それを実装するためのベンダーとの協力関係が不可欠です。
合併や組織改編で複雑になったフローにお悩みの方は、画一的なシステムではなく、貴社の事情に寄り添い、協力してくれるパートナーを探してみてはいかがでしょうか？
それが、ビジネスを加速させる最短ルートになるはずです。
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