稟議の申請・承認を簡単に！ワークフローシステム活用術と柔軟なカスタマイズの成功事例

そもそも稟議とは？承認プロセスが組織に不可欠な理由

稟議とは、会社で重要な決定を下す前に、上司や関係者に対して計画や提案を回覧し、承認を得るための手続きです。

組織変更や合併時こそ、透明性が重要

例えば、新しい事業の立ち上げや大規模な予算執行において、稟議は「誰が、いつ、なぜ許可したか」という意思決定の透明性を担保します。
特に、複数のグループ会社を持つ企業や、合併・統合を経た組織においては、各社でバラバラだった決定プロセスを統一するための共通言語として、稟議制度が重要な役割を果たします。

単なるハンコのリレーではなく、組織全体のガバナンス（統制）を守り、信頼関係を築くための基盤と言えるでしょう。

稟議の申請をより簡単に通すための3つのポイント

システムの話に入る前に、まずは申請者側が意識すべき、通りやすい稟議書の基本を押さえておきましょう。
以下の3点を意識するだけで、承認スピードは確実に上がります。

1．申請書は数字で具体的に書く

「効果が見込めます」といった曖昧な表現はNGです。
「コストを〇〇％削減」、「導入後3ヶ月で回収可能」など、決裁者が判断しやすい数値を盛り込みましょう。
プロフェッショナルな言葉遣いを意識するだけでも、承認確率は高まります。

2．求められている情報を事前に把握（根回し）

自分の提案を、決裁者はどの観点（コスト？リスク？将来性？）で見ているかを想像します。
事前に「ここを気にしているらしい」という情報をキャッチし、対策を練っておくことが、簡単に承認を得るコツです。

3．必要書類を不備なく揃える

見積書やカタログなどの添付漏れは、差し戻しの最大の原因です。
審査を停滞させないよう、提出前のダブルチェックを徹底しましょう。

しかし、これら個人の努力だけでは解決できない問題があります。
それは承認ルート自体が複雑すぎるというケースです。
ここからは、システム刷新によってその課題を解決した実例を紹介します。

ワークフローで複雑な承認も簡単に！成功事例に学ぶ柔軟性の価値

既存システムのライセンス切れなどを機に、ワークフローシステムの導入を検討する企業は多いです。
しかし、どれを選んでも同じではありません。
ここでは、合併によるフローの複雑化という課題に対し、あえてパッケージ型ではなく、柔軟なカスタマイズ型を選んで成功した事例を紹介します。

5〜8社比較してわかった、自社に合うシステムの条件

今回の導入企業では、複数のグループ会社や合併によって稟議フローが極めて煩雑になっていました。
「A社の案件は、B社の部長を通した後に親会社の役員へ」といった複雑なパズル状態です。
担当者は5〜8社のシステムを比較しましたが、「どの会社も型が決まっていて、当社の複雑な事情に統一するのが難しかった」といいます。
そこで選ばれたのが、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれるベンダーのワークフローシステムでした。

苦労した分だけ現場が使いやすい仕様に

実際に導入した際の変化を、一般的なシステムと比較してみましょう。

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【比較項目：導入難易度】
一般的なパッケージ型：設定のみで簡単だが、業務をシステムに合わせる必要あり
柔軟なカスタマイズ型：調整に労力を要するが、業務フローにシステムが合う

【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：標準機能の範囲内でしか対応不可
柔軟なカスタマイズ型：合併・グループ統合特有の独自ルールも実装可能

【比較項目：現場の反応】
一般的なパッケージ型：「使いにくい」という反発が起きやすい
柔軟なカスタマイズ型：「直感的に使いこなせる」と定着が早い
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インタビューでは、「導入時は当社独自のフローに合わせる調整で苦労した」と語られています。
しかし、その過程でとことん自社の業務に合わせたからこそ、結果として「簡単な共有だけで、現場が直感的に使いこなしてくれている」という状態が実現しました。

マニュアルを読み込まなくても、画面を見れば操作がわかる。このユーザーフレンドリーなUI（操作画面）こそが、申請と承認を簡単にする最大の要因です。

スムーズな承認推進のために会社全体で取り組むこと

ワークフローシステムは導入して終わりではありません。
よりスムーズな承認フローを目指し、会社全体でシステムを育てていく視点が必要です。

現場の声とAI活用で進化させる

今回の事例でも、担当者は「稟議は企業ごとに文化がある。今後も相談しながら現場に合った形に育てたい」と語っています。
今後は、申請内容の不備を自動チェックするAI機能の活用や、新たな課題が出た際にすぐ相談できるパートナー企業との連携が、業務効率化の鍵を握るでしょう。

よくある質問

Q1：独自の複雑な承認ルートがありますが、対応できますか？

A：はい。本事例のように、合併やグループ統合で複雑化したフローでも、柔軟なカスタマイズが可能なワークフローシステムを選べば対応可能です。
　　「自社の文化に寄り添ってくれるか」を選定基準にすることをおすすめします。

Q2：システムを変えるだけで申請は簡単になりますか？

A：システムの機能だけでなく、UI（見た目や操作性）が重要です。
　　本事例のように直感的に操作できるシステムを選ぶことで、入力ミスや操作への迷いが減り、結果として申請業務が非常に簡単になります。

【まとめ】簡単な申請・承認は、システム選びから

稟議の申請・承認を簡単にするためには、個人のスキルアップと同時に、組織の実態に合ったワークフローシステムへの刷新が効果的です。
特に複雑な承認ルートを持つ企業様は、画一的なツールではなく、御社の事情に寄り添ってカスタマイズできるパートナーを見つけることが、成功への第一歩となります。

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