ワークフローシステムで脱ハンコを実現！複雑な承認フローを効率化する秘訣

なぜ、標準的な脱ハンコでは不十分なのか？

従来の稟議は、物理的なハンコが承認の証として機能してきました。
しかし、拠点が分かれたり合併を繰り返したりした企業では、このハンコ文化が深刻なボトルネックとなります。

今回のインタビュー対象となった企業でも、導入前は大きな課題に直面していました。

・合併によるルールの混在：会社ごとに承認ルートのステップ数や決裁権限が異なり、一つのパッケージソフトに無理やり統合しようとすると、どこかの部署に歪みが出てしまう
・標準機能の限界：多くのワークフローシステムを比較検討（5〜8社）したものの、自社特有の煩雑なフローをそのまま再現できる柔軟なシステムがなかなか見つからなかった

このように、単にデジタル印鑑を押せるようにするだけでは、複雑な組織の課題は解決できません。

脱ハンコを加速させる選定基準－自社の実務にシステムを合わせる

脱ハンコを成功させるためには、システムのスペック以上に、自社の事情にどこまで寄り添ってくれるかというパートナー選びが重要です。

ワークフローシステム選定の比較ポイント

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【比較項目：対応力】
一般的なパッケージ型：決まった型に業務を合わせる
柔軟なカスタマイズ型：独自の複雑なフローに柔軟に対応

【比較項目：導入の苦労】
一般的なパッケージ型：設定のみで早いが、現場で不満が出る
柔軟なカスタマイズ型：初期調整は必要だが、実務に完璧にフィットする

【比較項目：操作性】
一般的なパッケージ型：多機能ゆえに迷いやすい
柔軟なカスタマイズ型：直感的なUIで、マニュアル不要の操作感
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今回インタビューを行った企業では、上記の比較を踏まえて、結果として柔軟にカスタマイズが可能な「ワークフローさくらさん」を導入しました。
インタビューでは、「『ワークフローさくらさん』を提供しているティファナ・ドットコムさんは、価格に対しても柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、当社の事情に寄り添ってくれると感じた」という点が決め手となりました。
実際、導入初期は独自のフローを再現するために、開発側と現場側で何度も調整を重ねる苦労があったと言います。
しかし、その苦労があったからこそ、現場が違和感なく使える本物の脱ハンコが実現したのです。

脱ハンコ後の劇的な変化－直感的なUIが現場の教育コストをゼロにする

ワークフローシステムを導入しても、操作が難しければ結局「紙の方が楽だ」という揺り戻しが起きてしまいます。
しかし、自社のフローを忠実に再現したシステムであれば、現場の反応は劇的に変わります。

具体的な導入効果

・説明会が不要なほどの操作性：「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれている」という声の通り、UI（ユーザーインターフェース）が親しみやすいことで、社内教育の手間が大幅に削減された
・承認スピードの向上：以前は、ハンコをもらうための出社や書類の郵送待ちが発生していたが、システム化によりどこからでも承認が可能になった
・心理的な安心感：実際に一緒につくり上げてきた経験があるベンダーとの信頼関係により、運用後のトラブルやAI活用などの新提案も安心して相談できる体制が整った

よくある質問

Q1：独自の複雑な承認ルールがありますが、脱ハンコは可能ですか？

A：はい、可能です。
　　パッケージの標準機能に業務を合わせるのではなく、柔軟にカスタマイズ可能なベンダーを選ぶことで、自社固有の文化を守りつつシステム化できます。

Q2：導入後、現場がシステムを使いこなせるか不安です

A：現場が迷う原因は、自社のやり方とシステムの動きがズレていることにあります。
　　構築段階で現場の声を反映させ、直感的なUIに整えることで、トレーニングコストを最小限に抑えられます。

【まとめ】パートナー選びこそが脱ハンコ成功の最短ルート

稟議のワークフローシステム化は、単なる紙の電子化ではありません。
複数拠点のルールを整理し、現場が迷わず使える環境を整える業務の再構築です。

自社の複雑な事情を「無理です」と断るのではなく、共に苦労して寄り添ってくれるパートナーを選ぶこと。
それこそが、形だけの脱ハンコで終わらせないための、最も重要なポイントと言えるでしょう。

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